Svako od nas je bio u prilici da prisustvuje ili da bude u značajnoj ulozi na nekom događaju. Kada pomislimo na reč „događaj“, javlja nam se misao o nekoj važnoj, posebnoj, zvanično (u manjoj ili većoj meri) prihvaćenoj, ličnoj i / ili javnoj aktivnosti.

Ta aktivnost, dešavanje – treba da okupi i osigura učešće određene ciljne grupe ili da obeleži specifičnost trenutka koji treba da ostane upamćen, odnosno da ukaže na možda sasvim nove, za budućnost važne ljude, ideje, teme… A svako učešće, zasniva se na onome što je specifična odlika ljudske vrste, a to je komunikacija.

Od same ideje o nekom događaju, pa do konkretne realizacije, postoji čitav niz koraka, za mnoge u potpunosti nevidljivih, a bez kojih nijedno dešavanje neće ostvariti postavljen cilj.
Bilo da se planira organizacija skupa, kongresa, konferencija, koncerta, sajmova, seminara, festivala (i mnogih drugih vrsta dešavanja), u procesu realizacije učestvuje čitav tim, čiji sinhronicitet i kvalitet saradnje predstavlja temelj uspešnosti samog događaja. U većini slučajeva organizovanje događaja predstavlja potrebu za profesionalcima iz najrazličitijih
poslovnih sfera, kojima je jedina tačka ukrštanja – ostvarenje zadatog cilja. Uspešnost zavisi od načina korišćenja svima dostupnog i neophodnog alata – komunikacije.

Uzimajući u obzir upravo različitost ličnih i profesionalnih profila svih onih koji učestvuju u organizaciji događaja, često se zaboravlja na potrebu za osobom koja će, pored koordinacije samog događaja, koordinirati i proces komunikacije. Misli se na osobu koja će biti, nazovimo je – menadžer komunikacije, čiji je zadatak veoma zahtevan i podrazumeva supervizijske, pa i medijatorske veštine, a pre svega veštine asertivne komunikacije. Bez ovog člana tima, koji ima sasvim pozitivno konitiranu ulogu „voditelja iz senke“, delovanje tima u organizaciji događaja može biti značajno umanjenog kvaliteta. Menadžer komunikacije može biti i event menadžer ili kao potpuno zasebna uloga. Ali svaki event menadžer mora posedovati veštine komunikacije. Jasna, otvorena i direktna komunikacija je pravilo baš svakog kvalitetnog odnosa, a time i delovanja.

Nadalje, raspored uloga koji se bazira na kompetencijama, ali i ambiciji i stavu člana tima da u svakom segmentu da svoj (mogući maksimum), takođe je predmet komunikacije. Pri tome se ne misli na jedan obavljen razgovor i potpisan ugovor, već na komunikaciju kao proces tokom čitavog trajanja organizacije, od početka pa do zvaničnog završetka
event-a. Raspodela uloga podrazumeva i hijerarhiju moći, principe i sposobnost (obavezu) odlučivanja, a zna se da se moć usko povezuje sa odgovornošću, odnosno da te dve
komponente ne mogu da postoje jedna izvan druge.

Nemamo moć nad svim nad čim bismo je želeli, a automatski nemamo ni odgovornost ni nad jednim segmentom nad kojim ne posedujemo moć uticaja i delovanja. U skladu sa tim, mudro treba prihvatati i delegirati odgovornost za elemente procesa članovima menadžerskog i poslovnog tima uopšte. U zavisnosti od vrste samog događaja, organizacija menadžmenta se pretvara u mrežu interpersonalnih uticaja, sa pojedinačnim i / ili timskim zadacima, sa obavezom kontinuirane komunikacije.

Bilo da organizacija događaja traje jedan, mnogo više dana ili meseci, neophodno je podeliti proces u konkretne korake, pri kojima će svaki početak i kraj svakog narednog koraka (dana) biti započet / dovršen zajedničkim sastankom i „raportom“ o (ne)učinjenom, o novim momentima, poteškoćama, preprekama ili prilikama. Prihvatanje mogućnosti promene, pa i u poslednjem trenutku, adaptiranje na njih, jednostavnije rečeno – fleksibilnost i prilagodljivost svakog pojedinca u timu i čitavog tima, temelj je dobre organizacije. Za koordinaciju upravo ovakvih okolnosti, neophodna je koordinacija jedne osobe koja će se baviti isključivo, kako je već pomenuto – menadžmentom komunikacije, interakcije u timu. Taj postupak možemo nazvati vrstom timske supervizije (kada postoji nadređena osoba) ili intervizijskim sastancima (kada se verbalno predočavaju svi elementi narednog koraka i, ako je potrebno, iznova delegiraju zadaci).

Osim toga što ovakav pristup predstavlja temelj dobre organizacije i umanjuje mogućnost da proces krene neželjenim pravcem, postiže se još jedan veoma važan element, a to je – oslobađanje svih članova tima od (nepotrebne) tenzije, koja prati mnoge profesije, a posebno iz oblasti organizacije događanja. Event-i sadrže jedan specifičan fenomen, a to je usko fokusiran cilj koji treba da obezbedi satisfakciju većeg broja (često različitih tipova) ljudi, iako uglavnom pripadaju istoj targetiranoj grupaciji. Pritisak koji ta okolnost izaziva, dobro je poznata svima koji učestvuju u organizaciji događaja i dobro znaju koliko je važno da se „radni dan“ započne harmonizovano sa ostatkom tima i isto tako završi.

„Malignim“ možemo nazvati situacije u kojima se prave alijanse pojedinaca sa negativističkim stavom prema nekim drugim savezima istog tima. To se takođe sprečava zajedničkim
svakodnevnim komuniciranjem, odnosno napred opisanim postupcima menadžera komunikacije. Nedorečenost, ignorisanje, „nesposobnost“ ili odsustvo želje za aktivnim slušanjem, nedostatak saradljivosti, dvosmislenost, takozvane „duple poruke“ (poruke suprotnog / različitog značenja na nivou verbalne i neverbalne komunikacije), individualna a neizrečena odluka o promeni plan(ov)a i delovanja, samo su mali delovi onoga što zovemo nezdravom komunikacijom.

Event menadžeri, neosporno je, treba da poseduju znanje, profesionalne veštine i sposobnost komunikacije. Ono što se često zaboravlja je to da sve ovo treba da koristimo,
ne samo na nivou dobre volje, već na nivou ljudske i profesionalne obaveze.

Dragana Deh, Msc psiholog,
sistemski psihoterapeut, lajf kouč
www.psihooaza.com