Međunarodne konferencije i kongresi, po pravilu se održavaju u gradovima. Razloga za to ima više. Među najvažnijim su, blizina aerodroma i hotelski kapaciteti, kao i kapacitet kongresnog centra.

Učesnici međunarodnih konferencija dolaze iz više različitih zemalja, a obično su u pitanju naučnici, doktori, akademici, poslovni ljudi i sl. Opcija da oni dolaze autobusom, vozom ili kolima, vožnjom od 5, 10, 15 ili više sati, prosto nije prihvatljiva. Ili nije ni moguća kada je reč o učesnicima koji dolaze sa drugih kontinenata. To su zauzeti ljudi koju nemaju vremena i nisu navikli da putuju na taj način. Zato je neophodno postojanje i blizina aerodroma, koji ima letove iz zemalja odakle dolaze delegati. Takođe, kada je reč o ovakvim skupovima, oni po pravilu broje nekoliko hiljada učesnika. U tom slučaju, kapacitet kongresnog centra i hotelskog smeštaja mogu da podrže uglavnom gradovi i eventualno, veliki hotelski kompleksi koji svojim mnogobrojnim sadržajima čine grad u malom.

Tim bilding aktivnosti, razni oblici okupljanja i druženja zaposlenih, kao i incentive (motivacijska) putovanja, obično se održavaju van grada, u nekom prirodnom okruženju. Cilj ovakvih okupljanja je da se učesnici opuste od svakodnevnog stresa i obaveza, da se bolje upoznaju i zabave. Naravno, okupljanje zaposlenih može biti i turistički obilazak baš nekog grada, obično u inostranstvu (tzv „city break“). Kada to nije slučaj, i ukoliko učesnici nisu geografski dislocirani i putovanje van grada im ne predstavlja prepreku, lokacija u prirodi je pravi izbor.

Seminari, edukacije, obuke, sastanci upravnih odbora i sl., kao vrste događaja, mogu da se organizuju i u gradu i van grada. Ukoliko je seminar jednodnevan i učesnici trebaju da prisustvuju nakon posla ili tokom radne nedelje, poželjno je da on bude u gradu, kako bi bio lakše dostupan i kako bi veći broj ljudi prisustvovao. Takođe, ukoliko je događaj strogo formalan, prostor i hotel u gradu je bolji izbor.

Za manje formalne i opuštenije događaje, kada je pored edukacije, cilj da se učesnici i malo odmore,  opuste i zabave, dobar izbor je van grada, planina, more, reka ili jezero. U tom slučaju, u pitanju su višednevni događaji, s obzirom da nema puno smisla organizovati grupu na put van grada, da bi se vraćali istog dana.

Naravno, postoji još dosta finesa koje utiču na izbor urbane ili ruralne lokacije događaja, i zavise od organizatora do organizatora. Usklađivanje zahteva i želja nadređenih, direktora i zaposlenih, prethodnih dobrih ili loših iskustava su samo neki od njih.

Bilo da je događaj u gradu, van njega, na selu, planini, moru, reci, jezeru, ono što je za uspeh presudno, jesu dobra organizacija i pripremljenost, podjednako organizatora i domaćina, kao i pozitivan i optimistički stav kojim se pristupa, koji prosto vode tok događaja u dobrom ili, ne tako dobrom pravcu.

M.M.