S obzirom na to da u rukama držite specijalno 10-godišnje izdanje SEEbtm magazina, bilo nam je zanimljivo i korisno da istaknemo koje su to promene u organizaciji događaja obeležile prethodnu deceniju.

U tu svrhu, za pomoć smo se obratili organizatorima događaja iz kompanija i hotela u našem regionu i sproveli istraživanje, kako bismo napravili paralelu u događajima „nekad i sad”. Event profesionalci iz regiona većinom (83,3%) smatraju da su danas događaji inovativniji nego pre 10 godina. Promene su najviše uočljive na tehnološkom nivou (njih 75% je to istaklo). Organizatori ističu i promene u marketingu i promociji događaja, a kažu i da se broj događaja na godišnjem nivou promenio, te ih je sada više (skoro 60% njih je navelo oba trenda promena). Takođe, sam format događaja se dosta izmenio u prethodnoj deceniji. Rezultati ukazuju na to i da je broj učesnika na događajima porastao (33 %), a u skladu sa tim, organizatori navode da se promenio i budžet koji je danas veći nego pre 10 godina, a promenio se, tačnije, povećao i broj ljudi koji učestvuje u pripremi samog događaja (33,3%). Izbor vrste prostora je takođe danas drugačiji nego pre. Ljudi više razmišljaju i o uticaju na životnu sre di nu, pa zabeležavamo promene i na ovom polju (Grafik 1).

Promene vezane za tehnologiju na događajima

Organizatori događaja se slažu da je danas veća primena tehnologija generalno, a sve više i pojedinih inovativnih rešenja. Danas se, tehnički gledano, organizuju kompleksniji događaji, a često se traže nova ili „custom madeʺ rešenja koja će kreirati wow efekat i potpuno nov doživljaj. Zato i kreativan pristup produkciji dolazi do izražaja. Brži i lakši pristup informacijama je MUST, kao i dostupnost informacija kroz društvene mreže. Naravno, pristup internetu se podrazumeva u toj meri, kao što se podrazumeva da ćete dobiti pribor za jelo dok ručate. Stoga i nije neophodno donositi opremu sa sobom na mesto predavanja, sve ide jednostavno – putem mreže. Priprema, pozivi, predavanje (video-konferencije, telekonferencije, prezentacije…) i pla ćanje. Danas su veći zahtevi za modernom opremljenošću sala, zvučnim i vizuelnim efektima. Takođe, imamo pri like da vidimo primenu modernih tehnologija kao što je virtuelna realnost, hologrami i slično. Danas postoje posebne tehnologije za produkciju i logistiku, posebne za event menadžment i marketing. Bolja je interakcija među ljudima zahvaljujući društvenim mrežama i mobilnim aplikacijama gde se povezivanjem ostvaruju poslovni kontakti i stiče poverenje.

Koja vrsta prostora se bira?

Hoteli sa odgovarajućim kongresnim i konferencijskim sadržajima, salama i dvoranama se, naravno, najčešće koriste, međutim, veoma je primetna promena u potražnji za nestandardnim prostorima. Kada god to okolnosti dozvoljavaju, a sa ciljem kreiranja doživljaja za odgovarajuću ciljnu grupu, traže se neformalni, avangardni prostori, prostori za druge namene, muzeji, istorijske građevine, pozorišta, ali i novi neobični prostori i lokacije koje su retko ili nisu uopšte korišćene.

Formati događaja

Što se samog formata događaja tiče, ima više panela, radionica, treninga i edukacija. Na panelima se primećuje više inostranih gostiju nego pre 10 godina, a predavači su inovativniji (ili se trude da budu) i kvalitetniji. Trend je i organizacija poslovnog doručka umesto jutarnjeg sastanka. Radi se u manjim grupama, a sve je manje gigantskih događaja.
Međutim, ono što se ističe kao najveća promena koja se tiče formata događaja, zapravo nije sam format, niti oblik ili veličina. Teži se opuštenijim, casual okupljanjima, sa maštovitim detaljima, originalnim i kreativnim konceptima. Jedan detalj kao primer – pre 10 godina organizatorima uglavnom nije ni padalo na pamet da postave „lazy bag” fotelje za učesnike nekog predavanja. Danas bi bilo inovativno kada bi predavanja slušali, recimo na kranu (kao što su tzv večere na nebu („dinner in the skyʺ u Londonu, Dubaiu i sl.) ili dok vise sa nekog konopca. Naravno, ovo je malo ekstremniji primer, ali ono što je sigurno, jeste da organizatori danas treba malo više da se pomuče oko smišljanja inovativnog koncepta, nego što je to bio slučaj pre 10 godina.

Ekološki održiv pristup u organizaciji događaja?

Osnova ekološkog pristupa prilikom organizacije događaja jeste svest o tome. Ta svest se tokom protekle decenije nažalost, nije promenila, ali možemo reći da se uzdrmala. Jedan od najlakše primenjivih koraka, bez uvođenja bilo kakvih standarda ili komplikovanih procedura jeste jednostavno izbegavanje štampanja materijala. To zavisi od kompanije do kompanije, ali možemo reći da većina kompanija, pogotovo „mlađih” koje su stasale „online”, zasniva svoju komunikaciju i poslovanje elektronskim putem. Šta to znači za organizaciju događaja? Pozivnice, agenda, raspored predavača, dodatne informacije, umrežavanje učesnika, sve se nalazi onlajn ili u sklopu mobilnih aplikacija određenog događaja kojima se pristupa sa kompju tera ili pametnih uređaja. Registracija se takođe jednostavno može vršiti skeni ranjem bar koda sa mobilnih uređaja ili narukvica sa čipom. Ankete tokom predavanja, na licu mesta ili feedback nakon završenog događaja takođe se na razne načine prikuplja elektronskim putem i obrađuje. Pored izbegavanja štampanja materijala za događaje i pronalaženje svih informacija online, reciklirano papirno posuđe je takođe opcija – papirne slamčice umesto plastičnih, čaše od recikliranih materijala za kafe pauze, voda ne u malim flašicama, već u bokalima koja se sipa, korišćenje bio razgradivih materijala za dekoraciju, biranje korporativnih poklona napravljenih od recikliranih materijala ili od lokalnih udruženja koja se bave zaštitom socijalno ili zdravstveno ugroženih grupa. Ekološki osvešćene kompanije u tom slučaju biraju tzv. „eko” prostore koje u svom poslovanju imaju im plementiranu odgovarajuću praksu i aktivnosti, i zaokružuju u svojoj ponudi sve pomenuto i više od toga. 

Marketing i promocija događaja

Event profesionalci se slažu da je najveća promena na ovom polju omogućena upotrebom društvenih mreža i interneta. Naime, većina informacija se prosleđuje upravo ovim putem, pa tako i najave i promocije događaja putem društvenih mreža Facebook, Instagram, LinkedIn i slično, kao i internet marketingom, sve u zavisnosti od ciljne grupe, a najbolje odgovarajućom, dobro isplaniranom kombinacijom svega navedenog.
Promovisanjem događaja na ovaj način se digitalnim putem kroz odgovarajuće kanale komunikacije dolazi do korisnika odnosno potencijalnih učesnika događaja, koji putem linkova dolaze do stranica za registraciju. Naravno, e-mailovi takođe imaju i dalje značajnu ulogu ovde, pogotovo kod događaja koji nisu otvorenog tipa.

Oko segmentacije tržišta podeljena su mišljenja, neki organizatori događaja smatraju da je upotreba društvenih mreža i interneta dovela do slabije segmentacije i masovnog obraćanja publici, dok drugi smatraju da je marketing na ovaj način postao više personalizovan. Kampanje i cela komunikacija ka korisniku nije samo prodati nešto već je važan i osećaj zadovoljstva kod korisnika, njegovo mišljenje. Ja bih dodala – svi ovi alati omogućuju segmentaciju tržišta, po uzrasnoj dobi, polu, geografskom poreklu, zanimanjima i slično, samo je pitanje da li se oni koriste prilikom kreiranja kampanja, ali ono što jeste diskutabilno prilikom dolaženja do ciljne grupe na ovaj način, jeste relevantnost. 

Prvo da li su određeni korisnici, odnosno profili uopšte realni, da li iza njih stoje stvarno određene osobe ili su lažni, a drugo, tehnologija je omogućila segmentaciju na osnovu raspoloživih podataka, ali nema pristup emocijama i društvenom statusu, pa se tu dovodi pitanje relevantnosti ciljne grupe do koje su došli ovim putem. Jer ono što se računa na kraju, jesu realni uče s nici, koji su platili registraciju/kotizaciju/rezervaciju (ukoliko se radi o takvoj vrsti događaja) i fizički se pojavili se događaju.

Šta je danas MUST u organizaciji događaja, a nije bilo pre 10 godina?

Odgovor na ovo pitanje logično sledi nakon svega prethodno napisanog, tehnička opremljenost i primena IT tehnologija na događajima imaju primat, što nije bio slučaj pre 10 godina (Grafik 2). Kreiranje doživljaja i tzv. „user experience“ je nešto o čemu svaki organizator događaja mora danas voditi računa, a mi smo čitav prethodni broj SEEbtm magazina posvetili upravo ovoj temi. Sa tim u vezi, vodi se mnogo više računa o podsticanju interakcije sa i među učesnicima. Poštovanje satnice događaja kao i stavka parkinga je danas važnija, jer je vreme postao vredan resurs, a za mnoge i luksuz.

Za društveno odgovorne aktivnosti i ekološku svest prilikom organizacije događaja još uvek ne bih rekla da su postali MUST, ali se svakako više vodi računa o ovom važnom pitanju nego pre 10 godina, što su i učesnici u anketi potvrdili. O dekoraciji događaja i brendingu se sada vodi više računa, a za mnoge kompanije ovo je neizbežna komponenta i velika budžetska stavka.

Miona Milić