Nakon opsežnog istraživanja koje je sprovedeno između 355 članova Međunarodne asocijacije konferencijskih centara (Internatonal Association of Conference Centres), asocijacija je objavila najvažnijih 10 tehnoloških  trendova za 2015. godinu.

Ovi trendovi utiču na organizatore događaja širom sveta.

Mark Kuper, IACC CEO, rekao je da „Organizatori događaja primećuju kako na njihovu ulogu sve više utiče tehnologija, i to ne samo na sastanke, već i na traženje i rezervisanje prostora, na interakciju na licu mesta i na komunikaciju između organizatora tokom održavanja sastanka.″

Kuper je takođe rekao da je „ravnoteža između tehnologije i veze sa ljudma jako zanimljiva, sa potrebom da se postigne ravnoteža između njih kako bi se isplanirao i pružio pozitivan ishod sastanka.″

1. Pazite se, stiže generacija Y!

– Više upoznata sa tehnologijom, ova nova generacija je zavisna od društvenih medija, ima veću ekološku svest od svojih prethodnka – X generacije. Takođe, oni imaju i veća očekivanja kada se radi o povezivanju, interakciji, mogućnosti da utiču i da učestvuju u dijalogu. Oni znaju kako da nađu besplatan WiFi odmah nakon ulaska u radni prostor i otpočinjanja sastanka. On očekuju da je WiFi uvek besplatan i dostupan.

2. Mislite pre o druženju nego o umrežavanju 

– Druženje na poslu je izazvalo mrštenje, vezujući se za neka negativna značenja. Međutim, druženje se danas vidi kao način za izgradnju veze i za sastanke. Zaposleni u prostorima za događaje ohrabruju opuštena druženja obezbeđujući nekoliko prostora u kojma se učesnici mogu družiti. Ispostavlo se da učesnci konferencja zapravo i razgovaraju o poslu u ovim prijatnim prostorima!

3. Promenite raspoloženje!

– Sale za sastanke su imale značajan preobražaj kada se radi o dizajnu, bojama i kreativnim opcijama za sedenje. Novi razvoji u tehnologiji su dozvolili prostorima i organizatorima događaja da konstantno menjaju izgled i ambijent sale uz pomoć kontrolisanog LED osvetljenja, high-tech nameštaja i sl.

4. Uključite „Geofence” u vašu konferenciju

– Važan napredak u GPS aplikacijama omogućavaju organzatorima događaja da personalizuju dobrodošlicu na konferenciju, i da ponude druge dodatne informacje koje se odnose na dolazak. Na primer, bedž se radi kada učesnik uđe u geofence prostor, uz pomoć obaveštenja o lokaciji u okviru aplikacije, pa aktivira štampanje bedža. Pružajući korisne informacje o lokaciji i pomoć prilikom navigacije, geofence može obavestiti učesnike gde se nalaze na mapi i dati im smernice za odlazak na željeno mesto.

5. Umrežavanje na konferencijama i razmena informacija 

– Razvoj u aplikacijama koje su dvosmerne, znači da se uz dozvolu korisnika smart telefona mogu lako prenositi informacije za kontakt, profile na društvenim mrežama, određene informacije koje se odnose na pristup salama za sastanke, praćenje obroka, preferencije ka hrani i još mnogo toga. Komunkacija između učesnka može biti poboljšana sa obaveštenjima, slikama i ostalim informacijam o tome ko se nalazi u blizini.

Razmislite o vrednosti automatskih demonstracija (video, itd.) za proizvode koje grupa na sastanku može ponuditi svojim sponzorima kao poboljšanje marketinga. Trenutni i ciljani kontakt je danas imperativ, nove tehnologije i aplikacije koje podstiču angažman učesnika i društvene interakcije će imati sve veću popularnost i upotrebu.

6. Nebo je granica… Za sada!

– Videli smo dramatičnu primenu bespilotnih letelica u ekstremnim sportovima – a sada organizatori konferencija koriste ovu priuštivu tehnologiju kako bi zabeležili kreativne fotografije sa događaja i označili na mapi prostor za GPS integrisane konferencije. Ostaje da vidimo šta će sutrašnja tehnologija doneti kako bi nadmašila dronove.

7. Dani kablova su odbrojani 

– Taman kada zaposleni u hotelima i event prostorima misle da su njihove kutije punjača aktuelne i kompletne, tehnologija napreduje i imamo bliži uvid u standarde za wireless tehologiju, nakon godina konkurentskih standarda. Trenutno se zalažući za jedan standard, QI Consortium ima bežično punjenje u 3.000 hotela.

Sa velikim brojem kompanija koje prozvode nameštaj, kao što je IKEA koja je instalirala standardizovane wireless punjače u stolove koje prodaju, pa je sada red na na prostore da inkorporiraju wireless punjače u barove, stolove u konferencijskim salama i sobama. Bolje bi bilo da ovo uradite što pre, s obzirom da će 2015. godina biti godina da hotelijerstvo konačno preuzme standardizovane wireless punjače i da shvate njihovu primenu ozbiljno!

8. Upoznajte svoje virtuelne kolege

– Postoji vreme kada jednostavno nije moguće da se nađete sa svima na jednom mestu, u isto vreme. Prostori za događaje, tačnije zaposleni u njima razumeju da virtuelna komponenta iskustvo učesnika čini mnogo boljm. Kako? Prostori za događaje razvijaju konferncijske sale sa mikrofonima koji se nalaze na plafonima, brz i veliki protok i napredna softverska rešenja koja pružaju jednostavnu integraciju sastanaka za virtuelne učesnike, fakultete i gostujuće predavače. Dodatno, povećao se broj učesnika koji žele da snime video i da ga pošalju na drugu fizičku lokaciju, gde se nalazi druga grupa učesnika.

9. Prostori za događaje prihvataju streetview tehnologiju

– Trend skraćenog radnog vremena organizatora događaja, koji se ovim poslom ne bave puno radno vreme već mogu biti i izvršni asistenti, marketing koordnator, profesonalaci iz oblasti ljudskih resursa i rukovodilaci odeljenja, je u porastu.

S toga, današnji organizator događaja očekuje i zahteva više od prostora koj su im partneri, kada se radi o proceni da sposobnost prostora zadovolji potrebe njhovog sastanka i događaja.

Kada organizator događaja ne može sprovesti inspekciju na licu mesta, tehnologija je napredovala pa mu uz pomoć Google Street Vew koncepta može obezbediti korisne virtuelne obilaske prostora, mnogobrojne fotografije sala koje prikazuju različitu postavku, ali i pristojan video snimak.

10. Onlajn kupovina za događaje 

– Sve više klijenata koristi web kao primaran alat za donošenje odluka o kupovini. Jedan od IACC prostora nedavno je objavio da 70% novih poslova dolazi od onlajn pretrage i da očekuju da se taj broj poveća.

Prostori koji će biti najuspešniji u sklapanju ovakvih poslova će imati sajtove koji ne služe samo kao marketinške brošure, već kao primaarn alat za njhove kljente da planiraju, rezervišu, kupe, i da se povežu sa njma za njihov sledeći sastanak.

IACC je globalna profesionalna asocijacija, koja predstavlja male i srednje konferencijeske prostore koji se fokusiraju na sastanke, treninge i konferencije. Svi članovi odgovaraju sveobuhvatnom globalnom skupu kriterijuma i standrada. Asocijacija svojim članovima predstavlja globalnog misaonog lidera kada se radi o kongresnoj industrj, i trenutno ima 355 članova u 21 zemlji u Americi, Evropi i Australiji.