Istina je da je posao organizatora događaja percipiran kao vrlo atraktivan, zanimljiv i dinamičan. Što svakako jeste. Stalni kontakt i komunikacija sa velikim brojem ljudi, kreativnost, inovativnost i česta putovanja se podrazumevaju.

Šta još „krije” posao Event menadžera i šta sa sobom nosi? Odgovore na ova pitanja dobili smo od Svetlane Gavrić, dokazanog profesionalca u ovoj oblasti i Event menadžera portala Kongresniturizam.com.

Koliko dugo se bavite poslom Event menadžera?

U ti mu portala Kongresniturizam.com sam punih 7 godina, tako da mogu reći da sam svih ovih godina u kongresnoj industriji. Na samom početku, moj posao je bio usmeren na komunikaciju sa korporativnim klijenti ma i prezentovanje portala. Ali ubrzo smo postali prepoznati od isti h klijenata kao pouzdan servis i pomoć u organizaciji događaja i tako počinje moj posao Event menadžera.

Kako generalno izgleda priprema događaja?

Prvi korak je zahtev klijenta koji može imati samo par informacija ili detaljnije zahteve koji naravno olakšavaju planiranje. U tom momentu po činje slaganje puzle ☺. Najbolje je sve na samom početku definisati, ići do naj sitnijih detalja, pokriti sve uglove, predvideti par
koraka unapred, šta mo že da krene u jed nom ili drugom pravcu.

Po formiranju upita uključujemo dobavljače – hoteli i prostori, re storani, prevoznici, specijalizovane agencije za tim bildinge, prevodilačke agencije, tehnička podrška, vodiči i hostese itd., od kojih stižu ponude, odgovori i mogućnosti, čime svako od njih raspolaže. Tada naša puzla dobija oblik i popunjavamo rupe. Nekad izgubimo neki deo, zamenimo ga drugim (boljim ili alternativom) i sve tako do formirane slike kako želimo da događaj izgleda i teče.

Iako planiranje predstavlja najzahtevniji deo u koji ulažemo najviše truda, do samog kraja ima dosta posla u održavanju naše puzle u punom sastavu, da svaki deo ostane na svom mestu. Pod „MI” mislim na klijenta sa jedne strane i sebe sa celim  timom sa druge. MI igramo na istoj strani i imamo isti cilj a to je uspešno organizovan događaj.

Od čega sve zavisi da li će događaj biti uspešan?

Od svega! Doslovno svaka stavka, i najmanja, može uticati na to da se uspešnost događaja od besprekorno isplaniranog dovede u pitanje. Mogu izdvojiti jedno osnovno pravilo u mom poslu, a to su profesionalni odnosi sa svim činiocima tj. osobama uključenim
u događaj. Od presudnog je značaja da imamo korektan odnos, međusobno poštovanje i poverenje da će svako odraditi svoj deo po planu. Event menadžer jeste karika koje sve spaja i drži pod kontrolom situaciju ali ne može sam ništa.

Možete li nam dati primer nekog događaja sa nepredviđenom situacijom i objasniti na koji ste je način rešili?

Nepredviđene situacije jesu upravo to – nepredviđene, ali ako razmišljam 5 koraka unapred i razmotrim svaki mogući scenario, potencijalne probleme mogu svesti na minimum i to je
cilj. Mogu navesti jednu situaciju koja se desila prošle godine, kad se jedno od vozila sa učesnicima koji su išli na događaj pokvarilo. Proveren više puta, pouzdan i profesionalan dobavljač, ali, eto, desilo se da se vozilo pokvarilo. Neko bi rekao, ništa strašno, prosto takve situacije mogu da se dese. Ali, malo je razumevanja od strane onih koji su se našli u konkretnoj situaciji.

U jednom momentu stižu pozivi sa svih strana, 10 poruka po sekundi i ogromna količina pitanja i podpitanja. Pritisak od strane učesnika i klijenta tada prevazilazi sam problem i preuzima prioritet sa kojim morate da se izborite, dok u isto vreme rešavate problem sa logističke strane. Rešavate situaciju slanjem drugog vozila, što naravno iziskuje određeno vreme. Iako je to u minutima mereno malo, vama izgleda kao večnost a nivo stresa i broj poziva se povećava rapidno. Meni je ovo bio konkretan primer i za nauk kako prevazići
sopstveni stres, apsorbovati stres klijenta i trezne glave sa smirenošću rešavati situaciju u što kraćem roku, ali svakako uvek veliki trud ulažem prvenstveno u to da nema nepredviđenih situacija.

Kako komentarišete istraživanja koja pokazuju da je posao event menadžera jedan od najstresnijih poziva? Kako se Vi borite sa stresom?

U potpunosti se slažem! Kao što sam u primeru iznad navela, nalazite se na poziciji udara sa dve strane, klijenta i dobavljača. Tako da računamo da se količina stresa množi sa tri.
Stres često posmatram kao sastavni deo posla/života, ne kao izgovor za sve što ne mogu da uradim ili postignem.

Ako stres prihvatim kao izazov, trudim se da ga prevaziđem pozitivnim stavom od samog starta, može biti i zanimljivo videti kako se sve može sa malo volje i upornosti. Naravno, poznavanje sebe i svojih limita je ključno, koliko mogu da izdržim, koliko mogu još da „povučem” i pomerim svoje granice, a kad je potrebno zatražiti pomoć. I naravno, instant prva pomoć u ovoj borbi su mi slatkiši ☺ i osmeh, pa mogu dalje.

Po Vašem mišljenju, koliko su karakterne osobine Event menadžera važne za ovaj posao? Da li je to nešto što može da se nauči ili prosto mora biti određen sklop ličnosti?

Ono u šta sam sigurna jeste da se većim procentom radi o sklopu ličnosti. Možete naučiti osnove ali s obzirom na zahteve posla, morate baš da volite ovaj posao i budete, kako se kaže, rođeni za organizaciju kako biste otišli korak dalje od proseka. Što se tiče osobina možda mogu izdvojiti nekoliko kao što su organizovanost, snalažljivost i brzina reakcije,
multitasking koji nije baš u prirodi muškaraca ☺, sigurnost u sebe i odluke koje često morate donositi u trenutku na samom događaju.

Šta najviše volite u svom poslu?

Dinamičnost! Ludnicu koje me pokreće! I naravno onaj osećaj na kraju kada su svi zadovoljni, moje telo je na ivici snage a mogla bih da trčim maraton.