Sećate li se 89. dodele Oskara u februaru 2017. godine? Kada su greškom film La La Land proglasili pobednikom u kategoriji Najbolji film umesto filma Moonlight (Mesečina)?

Desio se fijasko, a svedoci su bili milioni ljudi koji su to gledali. Jednostavno, protokol nije praćen kako treba i greška se desila.

Zamislite samo koliko traje priprema ovakvog jednog događaja, koliko ljudi je u to uključeno, šta sve to podrazumeva, na šta sve treba obratiti pažnju i još mnogo, mnogo toga. Dakle, propusti se dešavaju i najboljima.

Naravno da ne možete uvek sve predvideti, niti treba, kada radite na organizaciji događaja, misliti da će nešto krenuti krivim putem, ali svakako treba biti oprezan. Osnovne stvari poput mesta, broja ljudi, datuma i vremena treba proveritii po nekoliko puta! Zbog toga smo napravili pregled nekih situacija u kojima se potencijalno možete naći, ako već niste do sada.

Kašnjenje i vremenski raspored

Jedan od glavnih predavača/panelista/učesnika kasni. Ovo svakako nije prijatna situacija i u ovom slučaju često panika počne da preovladava. Razumljivo, ali ne i nerešivo. Konsultujte se sa kolegama kako da malo promenite agendu i zamenite raspored tako da odstupanja budu što manja. Razmislite, isto biste uradili i da je taj neko otkazao pojavljivanje na vašem događaju jer se razboleo ili da je sprečen iz bilo kog drugog razloga. Setite se toga pre nego što počnete da razmišljate o smaku sveta 🙂

Generalno govoreći, vremenski raspored je važno pratiti koliko god je to moguće u datim okolnostima. I sami znate, kada ste lično učesnik nekog događaja, kako to može izgledati. Pogotovo ako se radi o većim okupljanjima kojima prisustvuje dosta ljudi. Svi treba da stignu na vreme, da uđu, smeste se, sednu na svoja mesta, kako bi se počelo. To nije uvek kratkotrajan proces i zahteva strpljenje, kako organizatora, tako i svih prisutnih. Nekada će se možda desiti da se neko predavanje ili izlaganje oduži, nekada će kafe pauza ili ručak trajati 10-ak minuta duže, nekada će neko zakasniti. Imajte sve to u vidu kada kreirate vremenski raspored događaja koji planirate.

Budžetiranje i nepredviđeni troškovi

Kada pravite budžet za događaj koji organizujte, uvek računajte na nepredviđene troškove. Ako organizujete prevoz učesnika, može se desiti da neko ne stigne na taj autobus, pa mu morate pronaći drugi način da dođe na lokaciju na kojoj treba da bude. Ili će se, na primer, popiti više pića od onog što je planirano na korporativnoj večeri, ili će se neko u poslednjem momentu u grupi predomisliti i ipak želeti da krene na izlet za koji se nije prijavio. Možda će se morati doplatiti nešto od tehničke opreme ili promeniti inicijalni broj kafe pauza. Sve u svemu, treba se držati krilatice „od viška glava ne boliʺ.

Dobar dan, da li se čujemo?

Marfijev zakon i tehnička oprema često umeju da budu najbolji prijatelji. Naravno da kvarove ne možete da predvidite, već situaciju morate da rešavate na licu mesta sa osobom zaduženom za to, ali postoje neke stvari koje ipak možete preduprediti. Lako ćete nabaviti koju stolicu ili sto više, to uglavnom nije problem rešiti. Ali, šta jeste? Na primer, ako vam je za skup potrebno 10 mikrofona, obezbedite još nekoliko komada za slučaj da neki ne radi ili prestane da radi na licu mesta. Ukoliko koristite madona mikrofone, uvek imajte i višak baterija pri ruci za svaki slučaj. Isto važi i za USB priključke na kojima su prezentacije, te imajte još jednu kopiju. Saznajte da li prezenteri koriste MAC ili PC lap topove jer se kablovi za njih razlikuju i raspitajte se da li su im potrebni VGA ili HDMI priklljučci. Najsigurnije je da imate adapter pri ruci.

Klima postoji, ali ne rashlađuje dovoljno

Deluje banalno, ali ovo može da bude ozbiljan problem koji možete uvideti na licu mesta, tj. tek kada vaš događaj počne. Naravno da je danas svaki prostor klimatizovan, ali se može desiti da ta klima jednostavno ne može da ohladi ceo prostor za veći broj ljudi. Zato je uvek važno detaljno proći tehničke stvari sa prostorom u kom se događaj održava i funkcionalnost klime proveriti pre događaja. Ako čak i dođete u takvu situaciju, plan B, na sreću, postoji – iznajmljivanje dodatnih rashladnih sistema. Ovo može biti skupo, ali je upravo jedan od primera zbog čega treba u budžetiranju ostavljati prostora za nepredviđene troškove.

Gde parkirati?

 Pitanje posebno važno za organizatore događaja. Dešava se da se ova stavka ponekad zaboravi. Zato je neophodno da se dobro raspitate pri organizaciji koliko ljudi će doći svojim automobilom, da li prostor u kom je događaj ima obezbeđen parking, koja je cena i koliko vozila može primiti. I još jedna važna napomena: neki prostori/hoteli mogu zahtevati da im se dostave registarske oznake automobila i/ili imena ljudi koji će doći kolima. Pripremite te podatke na vreme!

#onokadsenikonepojavi

Od svih stvari koje mogu da se zakomplikuju na događaju, možda je najneprijatnija kada događaj praktično ne postoji. Prostor je zakupljen, prezentacije spremne, ketering organizovan, sve je servirano, poklončići upakovani za učesnike. Ali, učesnika nema! Jednostavno, došao je jako mali broj ljudi tačnije značajno manji od očekivanog. Zašto? Uglavnom postoje 3 razloga za ovu situaciju.

Prvi je da ljudi ne znaju za vaš događaj. Pitanje koje sebi treba da postavite kao organizatoru jeste: „Šta sam uradio/la i na koji sam se način potrudio/la da što veći broj ljudi čuje za ovo što organizujem?ʺ A danas zaista postoji mnogo mogućnosti za tako nešto, neka zahtevaju veće budžete a neka ne. Medijska partnerstva, slanje obaveštenja u vidu newsletter-a ciljnoj grupi, oglasi, baneri, tekstovi promotivne prirode, prisustvo na televiziji itd. Da, ovo jeste dodatni trošak, ali je manji od troška koji ćete imati ako se niko ne pojavi.

Drugi razlog može biti da vaš događaj niste izbrendirali kao relevantan vašoj ciljnoj grupi, a to je uglavnom višegodišnji i veoma važan posao, i zavisi od celokupnog poslovanja kompanije ili organizacije kao organizatora i odnosa koji imaju (imate) sa ključnim stake holder-ima.

A treći razlog može biti vrlo jednostavan, a često zanemarivan – da li se istog datuma održavaju još neki važni događaji koji mogu uticati da vaši potencijalni učesnici pristustvuju tim drugim događajima, da li je neki praznik, slava, čak zavisi i koji je dan u nedelji. Imajte sve ovo na umu kada birate datum i vreme vašeg događaja.

Duboko udahnite i mislite o tome kako se iz grešaka uči 🙂 Kao i iz nepredviđenih situacija. Moglo bi se reći da je to jedna od draži posla organizacije događaja. Prevazilaženje prepreka i drugih stvari koje se svakako ne nalaze u vašoj agendi, a dešavaju se. To je ono što vas izgrađuje kao profesionalca, kao i otvoreno pričanje o svojim iskustvima. Imate li i vi neku priču na ovu temu koju biste hteli da podelite?