Autor: Rob Dejvidson

Pre nego što damo odgovor na postavljeno pitanje, vredi podsetiti se nekih karakteristika tržišta korporativnih događaja i zašto korporativne organizacije investiraju svoj novac u održavanje skupova.

Korporativni događaji se mogu definisati kao skupovi zaposlenih ili ostalih akcionara poslovnih organizacija. Prisustvo zaposlenih je obično obavezno, a putne troškove, troškove smeštaja i hrane snosi poslodavac.

Postoji veliki broj razloga zašto kompanije, i velike i male, organizuju korporativne događaje, ali su svi u neku ruku povezani sa potrebom kompanije da bude što uspešnija u svom polju poslovanja.

Postoje dve vrste korporativnih događaja:

•          Interni sastanci – za zaposlene

Na primer, sastanak koji se održava u svrhu obuke zaposlenih u smislu sticanja veština i tehnika koje su im potrebne radi što boljeg obavljanja poslovnih zadataka kao što su veštine prodaje, veštine komunikacije sa klijentima, veštine iz oblasti informacione tehnologije i sl., u zavisnosti od prirode posla kompanije.

Ostali tipovi korporativnih sastanaka mogu biti organizovani sa ciljem da menadžerima pruže mogućnost da razgovaraju o strategijama kompanije u budućnosti, o marketingu, širenju poslovanja, kriznom menadžmentu i sl. Većina sastanaka ovog tipa su manjeg obima (kreću se u rasponu od šačice zaposlenih do nekoliko desetina) i u proseku traju dan ili dva.

•          Eksterni sastanci – za ostale akcionare kompanije

Na primer, sastanak akcionara, prezentacija proizvoda, konferencija za novinare –  gde prisutni učesnici nisu direktno zaposleni u kompaniji. Ovakvi sastanci obično traju sat ili dva.

Alternativna metoda klasifikacije korporativnih događaja jeste kategorizacija u odnosu na primarni cilj događaja. U skladu sa tim, postoje tri glavne kategorije:

•          Pravni/konstitucionalni: interni i eksterni sastanci koji se održavaju sa ciljem, na primer, izbora direktora kompanije ili glasanja o strategijama poslovanja.

•          Komercijalni: događaji direktno namenjeni širenju poslovanja i dodatnom pokretanju prodaje proizvoda i usluga kompanije. Na primer, prezentacija novih proizvoda klijentima i potencijalnim klijentima; obuka za članove prodajnog tima kompanije.

•          Društveni: događaji koji se održavaju sa ciljem jačanja veza između zaposlenih ili između predstavnika kompanije i klijenata. Na primer, okupljanje menadžmenta, team building događaji i dani kompanije.

Bez obzira na to kako se klasifikuju, korporativni događaji generalno imaju dva osnovna cilja: da edukuju; da inspirišu; i da učesnicima pruže mogućnosti međusobnog povezivanja.

Ponekad, korporativni sastanci se održavaju u kancelarijama kompanije, bez potrebe za traženjem eksterne lokacije bilo koje vrste.

Ipak, većina kompanija priznaje da ima mnogo jakih razloga zašto događaje treba održavati van kancelarija. Neki od njih su sledeći:

– nedostatak kapaciteta u smislu mesta za sedenje ili tehničke opreme u sopstvenim prostorijama (samo nekoliko kompanija poseduje prostor i svu neophodnu audio-vizuelnu opremu za održavanje većih sastanaka)

– potreba da se zaposlenima pruži odmor od uobičajenog radnog okruženja (da im se pomogne da se fokusiraju na sastanak time što će biti daleko od poslovne svakodnevice koja često ume da odvraća misli; da im se pomogne da razmišljaju na kreativniji način, u drugom okruženju)

– želja da se zaposleni motivišu time što će sastanak biti održan na atraktivnoj lokaciji, uz dodatak zabave i razonode, kao što su golf ili spa centar

– poverljiv sadržaj sastanka kada su u pitanju osetljive teme, kao, na primer, višak radne snage

– potreba za susretom na „neutralnom“ terenu, kao, na primer, kada se predstavnici dve kompanije sastanu da razgovaraju u spajanju kompanija ili pripajanju jedne kompanije drugoj.

Znamo da se sve više traže mesta koja daju najviši strateški smisao datom događaju. To znači da se njihova razmišljanja kreću u pravcu pogodnosti koje im takvo mesto donosi. Organizatori sve više traže mesta koja neće predstavljati samo smeštaj i prostor, već će takođe na neki način obogatiti događaj, na primer, putem dizajna, arhitekture, atmosfere ili istorije.

Strateški pristup odabiru lokacija za organizovanje korporativnih sastanaka znači da sve veći broj organizatora uzimaju u obzir i meru u kojoj mesta održavanja sastanka mogu da učvrste poziciju brenda njihove organizacije.

Brendovi su veoma dragoceni za organizaciju pošto vremenom postaju prioritet kod klijenata u smislu proizvoda i usluga, na taj način podižući nivo prodaje; brendovi privlače najbolje radnike; takođe, pomažu u izgradnji sveobuhvatne vrednosti kompanije.

Sve što kompanija radi treba da bude u čvrstoj vezi sa jasnim i pozitivnim brendom koji pokušava da projektuje na svoje klijente, zaposlene i akcionare: proizvodi, regrutovanja, sve marketinške aktivnosti od oglašavanja do sponzorstava, i… mesta koje odabira za održavanje sastanaka i događaja.

Odabir pogrešne lokacije može stvoriti konfuziju u vezi sa brendom kompanije. Na primer, IT kompanija koja želi da projektuje brend koji je nov, savremen i moderan, sigurno za mesto događaja neće odabrati lokaciju od istorijskog značaja, pošto će to stvoriti konfuziju u vezi sa bendom.
Sa druge strane, kompanija kao što je banka, a koja želi da projektuje brend koji je vezan za tradiciju, snagu i sigurnost za mesto događaja može odabrati, na primer, zamak, kako bi još više učvrstila istaknute vrednosti brenda.
Kompanije sa nekom vrstom „zelenog” brenda ići će na to da postojeći renome potkrepe odabirom lokacije koja učesnicima sastanka jasno ukazuje na  preporuke održivosti, kroz vidljive primere reciklaže i očuvanja.

U budućnosti, ljudi koji se bave marketingom svih tipova lokacija, moraće da shvate sve veći značaj vrednosti brendova, kao i uticaj istih na odabir lokacija za održavanje korporativnih događaja. Ovo će morati da se uvrsti u razgovore i pregovore sa organizatorima korporativnih događaja.