Saveti koji slede se uvek mogu i trebaju primeniti, a variraju od vrste i složenosti konkretnog događaja. U tom slučaju ima više stavki na koje treba obratiti pažnju i posla koji je neophodno uraditi.

1. Ustanovite ciljeve. Vrlo je važno da pre nego što krenete u realizaciju događaja ustanovite šta je ono što želite njime da postignete. Ako je cilj edukacija zaposlenih, on neće biti postignut ukoliko predavači i sam program obuke nije adekvatan. Press konferencija neće biti uspešna ukoliko se ne pojavi planiran broj objava u medijima. Teško ćete impresionirati partnere i saradnike ako ih pozovete u fenomenalan prostor, u kojem imaju jedno piće gratis, a ostalo plaćaju. Ciljevi događaja mogu biti različiti: motivacija zaposlenih, njihova edukacija i usavršavanje, promocija novog proizvoda ili usluge, obaveštavanje javnosti o aktivnostima kompanije, učvršćivanje odnosa sa postojećim i potencijalnim partnerima itd.

2. Datum događaja i broj ljudi. Za svaki naredni korak, od rezervacije prostora i smeštaja do hrane i pića, potrebno je da imate utvrđen datum održavanja događaja i očekivan broj ljudi. Nemojte nikad brzati sa donošenjem ove odluke. Ona može veoma uticati na uspeh događaja. Povedite računa da li se u isto vreme održava još neki događaj koji bi mogao da bude razlog da Vaši gosti moraju da biraju gde će prisustvovati. Takođe, razmotrite da izbegnete period godišnjih odmora ako je u pitanju poslovan događaj. Male su šanse da događaj bude uspešan ukoliko se u prostoru u kojem se očekuje 300 ljudi, pojavi njih 100.

3. Budžet. Nije realno da možete bilo šta ozbiljno da planirate ukoliko nemate definisan budžet kojim raspolažete. Ili ako nemate budžet uopšte. Morate biti svesni šta možete da priuštite i kojim iznosom raspolažete za svaki segment organizacije. Hotel, event prostor ili agencija koju angažujete biće u mogućnosti da daju najbolju ponudu ukoliko znaju unapred budžet. Ima organizatora koji smatraju da bi ta informacija mogla da se zloupotrebi, ali zapravo većina hotelijera se vrlo trudi da se uklopi u budžet i daju maksimum svojih usluga za taj iznos.

4. Planirajte na vreme. Počnite pripreme, dogovore i pregovore na vreme. Tako ćete biti u mogućnosti da dogovorite bolju cenu i uslove, izbegnete neprijatno saznanje da je prostor ili bend koji ste želeli za vaš događaj već zauzet, ili da prosto ne stignete nešto da uradite. Što je složeniji i veći događaj, više je vremena potrebno.

5. Detaljno razradite događaj. Da biste sveli mogućnost „nepredviđenih” situacija na minimum, osmislite i razradite događaj do najsitnijih detalja. Kada budete sastavljali zahtev za ponudu hotelu, to će Vam biti od pomoći. Bitno je da znate tačno šta Vam je potrebno od smeštajnih, konferencijskih i dodatnih sadržaja, šta tačno od tehničke opreme, koje su sve usluge objekata ili agencije, ukoliko je angažujete za podršku događaja, potrebne. Satnica i dinamika događaja, broj ljudi, specifične potrebe nekih učesnika (potreban protokol za diplomate, VIP tretman i smeštaj za određene goste ili predavače, posebna ishrana za vegeterijance, prostor prilagođen osobama sa invaliditetom, ukoliko ih ima među zvanicama i sl). Što je zahtev koji pošaljete hotelu ili agenciji, potpuniji, to ćete dobiti kvalitetniju ponudu i na kraju krajeva, imaćete odmah uvid u to da li oni mogu da ispune sve vaše potrebe. Ne dozvolite da se setite da Vam je potreban prostor prilagođen osobama sa invaliditetom, tek kada događaj počne i shvatite da određeni gosti ne mogu da uđu, da ozvučenje ne funkcioniše kako treba ili da Vam je potreban parking za 100 mesta, tek kada primetite da gosti kasne zato što nemaju gde da parkiraju.

6. Izaberite odgovarajući prostor. Ako ste detaljno osmislili događaj, onda znate tačno kakav prostor Vam je potreban. Ako organizujete seminar ili radionicu, pobrinite se da budu obezbeđene konferencijske sale sa mogućnošću postavke stolica u stilu učionice, T oblika ili U oblika, ipak, za sastanak upravnog odbora, možda je bolji stil konferencije ili tzv oblik I. Dobro je da te sale budu povezane sa prostorijom u kojoj može da se održi kafe pauza i da ima prostora za garderobu. Prirodno osvetljenje je dodatna pogodnost. U slučaju korporativne zabave, proverite da li ima dovoljno mesta za cirkulisanje gostiju i za ples? Da li postoji bar i prostor za serviranje hrane? Da li je u pitanju prostor u kome može i da se sedne ili je predviđeno da svi gosti stoje? Za autentičan događaj pronađite neki neobičan prostor, kao što je zamak, pećina ili nesto slično.

7. Brendiranje prostora. Svakako želite da učesnici imaju jasnu predstavu o tome ko je organizator i domaćin, kao i koji su sponzori podržali realizaciju skupa. Zato na vreme osmislite na koji način ćete brendirati prostor, da li će osvetljenje u prostoru ili dekoracija na stolovima da bude u bojama kompanije, da li će određeni roll-up-ovi i baneri da budu postavljeni na adekvatnim mestima, ili ćete služiti kolačiće u obliku logotipa sponzora ili organizatora. Izbora i kombinacija je raznih i zavise od vrste i teme skupa. Naravno, i ovde važi pravilo Zlatne sredine, dobro je i potrebno brendirati prostor ali diskretno sa upečatljivim informacijama i na pravi način. Ne želite da prisutni imaju osećaj da su došli na vašar. Naravno, osim ako ne organizujete baš vašar.

8. Promocija događaja. Kako bi mogli da planiraju svoje prisustvo, gosti i učesnici treba da budu na vreme obavešteni o održavanju događaja, datumu i vremenu održavanja, povodu i temi samog skupa, kao i da li prisustvo podrazumeva određene kotizacije ili ne. Ukoliko se radi o korporativnoj zabavi dovoljno je na vreme poslati pozivnice koje sadrže sve potrebne informacije, dok događaji kao što su kongresi i konferencije zahtevaju ozbiljniju promociju, koja, u zavisnosti od konkretnog događaja, može zahtevati oglašavanje u relevantnim časopisima, internet portalima, na bilbordima, na radiu i televiziji, na drugim sličnim događajima i tako dalje.

9. Prilagodite događaj učesnicima. Učesnici daju krajnju ocenu uspešnosti događaja. Da bi oni bili zadovoljni, tema i povod događaja, program obuke, prostor u kome se sve odigrava, način zabave i komunikacije, sve mora biti prilagođeno njihovim profesijama, interesovanjima, godinama i polu.

10. Potrudite se da se svi osećaju prijatno. Poneki propust i nedostatak može da se zanemari ukoliko se svi osećaju dobrodošli. Budite dobar domaćin. Potrudite se da ima ko da dočeka i pozdravi goste i učesnike, uputi ih gde se šta nalazi, ko je još prisutan i eventualno upozna sa ostalim učesnicima. Stavite do znanja da cenite njihovo prisustvo i da je to baš događaj na kojem oni žele i treba da budu.

11. Ako servirate hranu i piće, ne štedite. Istina je da cena keteringa, u zavisnosti od količine i onoga šta se servira, zauzima dobar deo budžeta, ali ako imate mogućnosti, treba se pobrinuti da bude dovoljno i da je kvalitetno i ukusno. Gastronomski i vinski turizam postoje sa razlogom. Ljudi prosto vole dobro da pojedu i popiju i uživaju u jedinstvenim ukusima. Takođe, pobrinite se da bude adekvatan broj konobara i barmena. Niko ne voli dugačke redove za barom ili da čeka na posluženje duže nego što je primereno.

12. Napravite spisak potrebnih stvari. Organizacija događaja je složen proces. Teško možete da držite u glavi sve što je potrebno da se uradi. Najbolje je da napravite spisak, zapišete sve elemente, pa jednu po jednu stavku štiklirate. Na taj način znate u svakom trenutku dokle je stigla realizacija vašeg događaja i smanjujete mogućnost da se nešto ne uradi, ili ne uradi na vreme.

Miona Milić