Alati koji se koriste za registracione sisteme i aplikacije pomažu da skupite vrlo važne i korisne informacije o učesnicima kako biste kreirali što upečatljivije iskustvo. Ali, koja je prava mera personalizacije događaja koji treba da organizujete? I koja ograničenja u tom smislu postoje? Na koji način napraviti balans?

Ono što jeste sigurno je činjenica da je presonalizacija postala jedan od vodećih trendova u event industriji. Učesnici svakako od vas kao organizatora očekuju da im pružite nezaboravno iskustvo, da dobiju priliku da nauče nešto novo i steknu dodatna znanja u određenoj oblas, ali i da ono što sam događaj komunicira bude prilagođeno i osmišljeno samo za njih. Ali, koliko god ovo sve dobro zvučalo, postavljaju se pitanja kako možemo izmeriti rezultate takvog pristupa, da li personalizaciji treba uvek težiti, do koje granice treba ići i kako uspostavi ravnotežu u smislu zašte privatnih podataka učesnika na nekom događaju?

Što se če detalja koji se vezuju za ROI (Return of Investment) segment, istraživanje koje je sproveo portal Eventsforce otkriva da uprkos tome što je ovaj trend u usponu, i za 73% planera događaja predstavlja prioritet, 51% njih ima problem da tačno odredi rezultate i vidi koliki je efekat donela personalizacija događaja. Sa druge strane, 44% ispitanih ima problem da odredi pravu meru personalizacije. Najpopularniji metodi personalizacije, po ovom istraživanju, jesu pozivnice za događaje, personalizovane registracione forme i odabir delegata za komunikaciju, tj. one osobe koja će biti zadužena za proces komunikacije sa klijentom i učesnicima. Ne tako zanemarljiv procenat, 36%, event menadžera smatra da će dolazak regulative o zaštiti podataka – General Data Protecon Regulaon (GDPR), doneti prilična ograničenja u personalizaciji događaja. Drugi izazovi, ili bolje rečeno prepreke, jesu pitanja koje vrste podataka su potrebne organizatorima događaja od učesnika i šta da rade sa netačnim podacima koje dobiju? Najefikasniji alati koje planeri događaja koriste u procesu personalizacije događaja jesu registracioni sistemi, CRM i markeng sistemi, istraživanja mobilne aplikacije koje se prave specijalno za određeni događaj. Velike kompanije skoro uvek koriste bazične alate za personalizaciju: u pozivnicama koriste lična imena učesnika, postavljaju specifična pitanja osobama na određenim pozicijama kako bi događaj prilagodili što više njihovim potrebama i/ili interesovanjima, „kroje“ agendu prema njima tako što pri registraciji traže odgovor na pitanje zbog čega se osoba prijavila za učešće. Dalje, kada se biraju predavači, zamole ih da svoja predavanja i prezentacije skroje što je više moguće prema publici koja će prisustvovati tako što im proslede njihove inpute.
A kako doći do podataka koji su važni? Prvo treba da znate koje vrste podataka su vam potrebne za personalizaciju događaja. Zatim nađite način da kroz što manji broj pitanja od krajnjeg korisnika iste i dobijete. Niko ne želi da beskonačno popunjava upitnike, čak i ako je to zbog sopstvene koris. Budite kratki, jasni i precizni što je više moguće.

Ukoliko imate i dodatnih pitanja, na koje bi bilo dobro, ali ne i neophodno da imate odgovore, treba da budu obeleženi kao opcioni. Ukoliko se, na primer, radi o kompanijama koje se bave različim povima edukacije, personalizacija za njih podrazumeva višejezičnost na događajima – u smislu simultanih prevodioca, ali i kroz registracione forme i elektronsku komunikaciju.

Brish Council ima bazu od preko 60 jezika na kojima se obraća svojoj ciljnoj grupi. Takođe, koriste alate za povezivanje koji omogućuju samom korisniku da kreira svoj raspored sastanaka, radionica i predavanja. Mogu da kreiraju i svoje personalizovane agende ili da
kroz aplikaciju dobiju materijale sa sesije kojoj su prisustvovali.

Recept za uspeh jeste da uvek sebe zamislite na mestu učesnika. Previše personalizacije ljudi mogu dožive invanzivno i agresivno, a to ne želite. Česti su negativni primeri u praksi koji se javljaju upravo zbog preterivanja. Zamislite da učestvujete na konferenciji gde se, npr., bedž koji ste dobili pri registraciji, skenira i nakon toga počinjete da budete konstantno „bombardovani“, informacijama i materijalima za koje uopšte niste zainteresovani. Zapitajte se šta će vaš učesnik o tome pomisli? Kako će se oseća? Sa kakvim će utiskom otići sa događaja koji ste organizovali? Ideja je da napravite balans, a ne da izirirate učesnika.Od kada je na snagu stupio GDPR, više nije moguće imati registracione forme u kojima se na nekoliko stranica popunjavaju demografski podaci jer je za to sada potrebna posebna saglasnost korisnika. Ova tema je postala od skoro poseban izazov za organizatore događaja jer, da bi došli do podataka koji omogućavaju što kvalitetniju personalizaciju, moraju pronaći drugi način da do njih dođu. Što može predstavlja problem. Sa druge strane, sami učesnici događaja treba da znaju zbog čega organizatori traže i sakupljaju podatke i na koji način će to direktno uticati na njihov utisak u vezi sa događajem. Zapravo, ovo predstavlja ključ balansa i uspešno odrađenu pesronalizaciju. Tako da je preporuka da se držite ovih jednostavnih pravila u prikupljanju podataka kako bi se izbegli potencijalni nesporazumi:

– Prvo odredite koje vrste podataka ćete učesnicima traži, o tome prodiskutujte sa svojim
kolegama i utvrdite način na koji će se  podaci koristiti u svrhu personalizacije događaja

– Učesnicima nemojte postavlja nepotrebna pitanja jer će to dovesti do negativnog efekta

– Obavezno naglasite učesnicima da će podaci koje treba da daju biti korišćeni isključivo i samo u svrhu personalizacije događaja, prilagođavanja njihovim potrebama i interesovanjima, kao i da ćete voditi računa o njihovoj privatnosti – pogotovo sada kada je na snagu stupio GDPR.