Promene su stalne i neizbežne. U životu, poslu, modi, komunikaciji, u načinu na koji se stvari obavljaju. Ako bismo se skoncentrisali, mogli bismo bukvalno da posmatramo kako se te  promene odvijaju.

Organizacija događaja prošla je kroz više promena prateći razvoj potražnje u raznim sektorima tržišta (IT, farmacija, automobilska industrija, građevinarstvo, telekomunikacije), a sa njima menjali su se i zahtevi, kao i očekivanja u pogledu događaja.

U nastavku je ukazano na nekoliko ključnih aspekata organizacije događaja kod kojih je došlo do većih promena.

Kliknite da pogledate ilustrativni prikaz većih promena u organizaciji događaja.

REGISTRACIJA

Čekanje u redu dok ne pronađu vaše ima na spisku učesnika je stvar prošlosti, pogotovo kada se radi o velikim skupovima. Sada se ovo uglavnom rešava elektronskim prijavljivanjem pomoću bar kodova ili QR kodova. Svaki učesnik ima propusnicu sa kodom koji se skenira na ulasku, tako da registrovanje traje samo par sekundi.

Još jedan vid kontrole propusnica vrši se uz pomoć narukvica. One liče na ukrasne narukvice i prave se u raznim bojama, dezenima i od raznih materijala. Često se koriste na muzičkim festivalima ili uopšte kao dokaz da nosilac ima pravo da prisustvuje određenom događaju.

Jedna od novina, kada govorimo o bežičnoj komunikaciji, je N.F.C. (kratko-dometna tehnologija bežične komunikacije). Ona omogućava tzv. pametnim telefonima da komuniciraju sa čitačima i drugim N.F.C. uređajima u kratkom dometu (ne više od nekoliko centimetara).

Koristi se za svrhe plaćanja preko mobilnih uređaja, proveru propusnica, razne propratne radnje, strategije društvenih medija i sl. Kompanije kao što su Samsung, Motorola, Nokia i LG nude N.F.C. tehnologiju u svojim proizvodima. iPhone 6 i Apple Watch takođe poseduju N.F.C. tehnologiju.

[quote_box_left]Zanimljiva mogućnost gore pomenute N.F.C. tehnologije i narukvica bila bi njihovo korišćenje za automatsko postavljanje na društvenim mrežama kako bi se pažnja učesnika skrenula sa telefona i ostala usmerena ka događaju. Organizator bi mogao da predloži gostima da narukvice povežu sa svojim nalozima na društvenim mrežama (Facebook, Twitter, LinkedIn) kako bi svoje aktivnosti delili na licu mesta.[/quote_box_left]Ovi čitači digitalno registruju ulaske i izlaske, kao i vreme dolaska i odlaska, pol učesnika i još mnogo toga. Sve su ovo važni podaci za marketing i promotivne aktivnosti, kao i za kreiranje budućih namenskih događaja.Ako N.F.C. čitače postavite na ulaz prostora gde se održava neki skup, neće biti potrebe da učesnici pokazuju svoje propusnice ili elektronske poruke sa kodom.

PROMOCIJA DOGAĐAJA

U zavisnosti od vrste događaja, promocija se može vršiti na više načina. Tradicionalni medijski pristup još uvek, naravno, ima svoje mesto među promotivnim aktivnostima.

Medijska sredstva kao što su televizija, radio, novine i časopisi, bilbordi, reklame na javnom prevozu ili zgradama i tome slično koriste se u zavisnosti od marketinškog pristupa koji je odabran za određeni događaj. Najveća promena u ovoj oblasti je da štampani materijal prelazi u digitalnu formu.

Međutim, ono što predstavlja pravu revoluciju u svetu promovisanja događaja jeste promocija preko društvenih mreža.

To znači da postoji plan marketinških aktivnosti i određeni sadržaj koji će putem postova biti podeljen sa učesnicima i svima onima koji su lajkovali određeni događaj ili organizaciju.

Ovaj plan uključuje aktivnosti pre, posle i za vreme događaja. Svrha ovih aktivnosti jeste da o događaju obaveste što širu ciljanu publiku koja je zainteresovana i uključena u događaj.

Aktivnosti mogu uključivati postove o novostima vezanim za događaj, zanimljivostima i fotografijama sa prethodnog događaja, postavljanje pitanja, održavanje takmičenja i objavljivanje fotografija tokom i posle događaja.

Za Twitter aktivnosti treba kreirati #hashtag za događaj, na primer #SEEbtmParty koji treba uključiti u svaki tvit o događaju. Učesnike takođe treba podstaći da tvituju fotografije i atmosferu sa događaja sa tim hashtag-om.

Treba uključiti i reakcije medija, partnera, klijenata ili saradnika objavljenih preko društvenih mreža.

FORMA DOGAĐAJA

Predavanja, seminari ili prezentacije koji se odvijaju u sumornoj učionici i sastoje se od monotonih, dugačkih monologa govornika (tzv. „talking heads“) potpuno su prevaziđeni. Isto važi i za prezentacije koje su suviše opšte ili preterano detaljne.

Teme moraju biti praktične, interesantne i jasno predstavljene. Predavanje bi trebalo da bude interaktivno, tako da publika ima prilike da se aktivno uključi i podeli svoje znanje, stručnost i iskustvo.

Prezentacije bi morale da budu propraćene odgovarajućom primenom tehnologije. Tweet wall, smart ili bele interaktivne table, prezi prezentacije i sl. samo su neki od primera.

Istraživanja koja je u prvoj polovini 2014. godine obavio SEEbtm magazin (https://www.seebtm.com/odaberite-pravi-format-za-vas-dogadaj/) ukazuju da su danas treninzi i radionice najefikasniji vidovi edukativnih događaja.

Kada se radi o B2B sajmovima, najnoviji trendovi u ovoj oblasti uključuju sve manji broj dana, kupaca i dobavljača, kao i izostanak razlika među štandovima.

Ključni aspekt B2B sajmova jeste usredsređenost na određeni profil odabranih kupaca i mogućnost za kupce i dobavljače da odlučuju sa kim žele da se sastanu, bez stvari koje samo odvlače pažnju kao što su razlike u izgledu i veličini štandova.

Postoji i sve izraženija potreba da se produži period efekta događaja tako da pokriva celu godinu, kako ne bi bio ograničen samo na nekolicinu dana koliko traje sam događaj.

[quote_left]Zabeležite događaj putem Eventifier-a, koji skuplja i arhivira sve fotografije, konverzacije, tvitove, video snimke i još mnogo više sa preko 16 društvenih mreža na jednom mestu.[/quote_left] To znači da organizatori moraju da postignu određene ciljeve i da zadrže pažnju učesnika i klijenata tokom cele godine, ukoliko žele da od događaja stvore jak brend.

DEKORISANJE DOGAĐAJA I POSLUŽENJA

 Danas dekorisanje događaja i posluženja omogućava mnogo veću slobodu i kreativnost. Organizatori događaja ulažu veliki napor da, u zavisnosti od vrste događaja i gostiju, stvore savršenu atmosferu koja će na najbolji način odslikavati svrhu i raspoloženje svakog događaja.

Utvrđena je definitivna i jaka veza između načina na koji je određeni događaj dekorisan i atmosfere koja je time stvorena s jedne strane i njegovog opšteg uspeha.

Ova činjenica podstakla je porast broja dizajnera koji se bave dekorisanjem događaja, svaki na sebi karakterističan način. Tako da sada nisu neuobičajeni događaji čije dekoracije nose brend određenog dizajnera.

Tematski događaji su veoma popularni danas. Tema događaja može biti Božić, 80-te ili 60-te godine, Kazino, Holivud, zima, teme iz raznih filmova ili, recimo, neka francuska tema, Black & White i mnoge druge u zavisnosti od svrhe događaja ili određenih aktivnosti organizatora (npr. lansiranje novog proizvoda, skupljanje sredstava).

Osnovni cilj tematskih događaja jeste da se događaj što bolje poveže sa temom. Zidne dekoracije, osvetljenje, poseban nameštaj, raspored sedenja i kartice za raspored sedenja, cvetni i stoni aranžmani i drugi detalji se mogu koristiti za ovu svrhu.

Pripremanje hrane, njeno ukrašavanje i posluženje postali su prava umetnost. Najveće promene u ovoj oblasti odnose se na veličinu porcija (koje su znatno manje), na sastojke pri čemu se sve više ide na organske i zdrave namirnice, kao i na sve veću pažnju posvećenu dekoracijama.

Ukrašavanje hrane vrlo često poprima primese umetnosti, jer se velika pažnja posvećuje odgovarajućem odnosu boja i ukusa hrane na tanjiru.

SVEST O UTICAJU NA ČOVEKOVU OKOLINU

 Prirodni resursi sve su oskudniji i te činjenice svi postajemo svesni.  Osim toga, čovekova okolina je veoma zagađena zbog neodgovornog ponašanja ljudi. Stoga je neophodno da svi o tome povedemo računa.

Kompanije bi trebalo da pokažu veću odgovornost i svest o ovome kroz razne aktivnosti usmerene ka zaštiti čovekove okoline (komunikacija bez papira, obostrano štampanje, sađenje drveća, itd.) i tako što će nastojati da događaji koje organizuju budu što je moguće više „zeleni“.

To se obično postiže korišćenjem elektronskih propusnica, mobilnih aplikacija sa onlajn konferencijskim programom i rasporedom govora, predavanja i sastanaka (kako bi se izbeglo štampanje na papiru), recikliranih materijala koji će opet biti reciklirani posle događaja, pravljenja đubriva od preostale hrane i sl.

Organizatori sve češće primenjuju ekološki orijentisane i održive standarde kako bi izašli u susret zahtevima ekološki svesnih grupa i pojedinaca.

Organizacije kao što su Green Meeting Industry Council i Sustainable Event Alliance obezbeđuju sredstva i podršku za održiviju industriju putem obrazovanja, primene optimalne prakse, promovisanja međunarodnih standarda za održive događaje i sl.