Nevladine organizacije su neprofitne organizacije i predstavljaju specifičnu formu organizovanja građana, uz često korišćen termin „udruženje građana“ i „civilno društvo“, osnovane sa ciljem da  doprinose unapređenju života ljudi sredine u kojoj deluju, demokratskom razvoju i sprovođenju političkih, ekonomskih i društvenih reformi, kao i na prava građana u slobodi mišljenja, religioznih i kulturnih verovanja i opredeljenja.

Jedna korisna definicija civilnog društva je da je ono: „Sfera institucija, organizacija i pojedinaca, locirana između porodice, države i tržišta u kojoj ljudi učestvuju volonterski da unaprede zajedničke interese.“

Prvobitni zadatak nevladinih organizacija u društvima tranzicije bio je da obezbede ljudska i politička prava, zbog čega su često dolazile u konflikte sa režimom.

Unapređenje života ljudi u sredini u kojoj žive zajednički je cilj nevladinog sektora i medija, stoga je njihova bliska saradnja krajnja neophodnost, kako bi mediji i interesne grupe bile upoznate sa tematikom rada nevladinih organizacija i njihove uloge u društvu.

Za rad NVO je neophodno konstantno upoznavanje ciljnih grupa i medija sa problematikom društva kojom se oni bave, stoga je organizovanje pres konferencija, okruglih stolova, seminara, debata i svih ostalih vrsta događaja sastavni deo aktivnosti svake NVO, i možemo reći da se aktivnost ovih organizacija meri brojem događaja koje oni organizuju ili prisutvuju tokom godine. Pri tome događaji koje organizuje NVO sektor  bi  trebalo da poseduju dozu atraktivnosti, kako bi saradnja između njih i medija bila što uspešnija.

Početkom 2011. godine časopis SEEbtm je sproveo istraživanje među Nevladinim organizacijama iz Srbije, Crne Gore, Hrvatske, Bosne i Hercegovine i Makedonije o važnosti organizacije događaja u aktivnostima ovih organizacija.

Sve NVO koje su odgovorile na anketu, složile su se sa konstatacijom da je u njihovom poslovanju organizacija i prisustvo na seminarima i konferencijama izuzetno važna. Na tim događajima imaju priliku da predstave svoj rad, iznose svoje stavove i informacije, kao i da steknu uvid u ono što drugi misle i rade i kako kažu iz NVO – Građanske Inicijative iz Beograda, organizacija i prisustvo ovakvim događajima čine integralni deo njihovog poslovanja.

Iz Omladinskog centra Vermont se slažu da se na taj način omogućava neprekidna edukacija i praćenje tokova u oblasti u kojoj deluju. Uz to, svaki projekat u okviru neke NVO ima i deo koji se odnosi na njegovu prezentaciju javnosti bilo kroz pres konferencije, okrugle stolove isl.

Nevladine organizacije krajem godine usvajaju godšnji plan o aktivnostima za narednu godinu i u skladu sa njim planiraju događaje. Takođe i svaki mesec usvajaju mesečni plan koji detaljnije razrađuje aktinosti koje prate realizaciju planiranog godišnjeg plana i eventualno neke nove, dodatne aktivnosti u zavisnosti od situacije i trenutnog stanja.

„Jako bitno, značajno i motivirajuće za mnoge članove. Učešće na događajima omogućuje razmijenu iskustva, znanja ali i ostvarenje niza kontakata i mobilnost ljudi“, ističe g-din Samir Halilović iz Demokratskog centra Nove Nade iz BiH.

Goce Todoroski, izvršni direktor Centra za građansku inicijativu iz Makedonije kaže: “Prisustvo događajima raličitih profila je veoma važno u funkcionisanju naše organizacije. Učešće u tim događajima za našu organizaciju obezbeđuje nove informacije, nova saznanja, otkrivamo nove partnere, nove fondove isl. Mnogi od ovih događaja pomogli su da potvrdimo naše stavove ili da ih pak, korigujemo. Zbog toga prisustvo na seminarima, konferencijama isl. ocenjujemo kao veoma važno.”

U proseku, NVO u regionu organizuju razne vrste događaja jednom mesečno, a možemo reći da u proseku, organizaciju događaja planiraju 30 dana unapred. Što se dužine trajanja događaja tiče, uglavnom su događaji koje organizuju ili kojima prisustvuju jednodnevni, mada, naravno, ima slučajeva kada su višednevni, i to uglavnom, do 2 dana.

U Centru za Građansku inicijativu iz Makedonije kažu da vreme koliko unapred planiraju organizaciju zavisnosti od tipa događaja, da li je jednodnevni ili višednevni, od broja učesnika isl. Ali sigurno ne manje od 30 dana.

Višednevni događajina kojima su učesnici iz više zemalja kojima treba obezbediti avionske karte, ili druge vrste prevoza, smeštaja (vize), potreban protokol za osobe koje su na određenim pozicijama isl, tada se sa organizacijom počinje  i više od 60 dana unapred, naglašavaju iz Centra.

Što se tiče lokacije, NVO organizuju događaje u zemlji  u kojoj posluju i u kojoj se njihovo predstavništvo nalazi.  Lokaciju pored toga biraju na osnovu iskustva i usluge kojom su prethodni bili zadovoljni, kao i na osnovu projektnih aktivnosti koje određuju njihove korisnike. Destinacije koje su eksplicitno navedene jesu Beograd, Novi Sad, Pazar,  Banja Luka, Sarajevo, Tuzla, Doboj, Brčko, Teslić, Jahorina, Kotor, Cetinje, Podgorica, Ohrid, Prilep, Skoplje, Priština.

Rezultati ankete, na pitanje šta im je najbitnije prilikom izbora lokacije, prostora i eventualne agencije za organizaciju događaja, pokazuju da je Nevladinim organizacijama u regionu Jugoistočne Evrope na prvom mestu odgovarajući kapacitet sala za kongrese i obuke sa učešćem od 15.4 %, odmah za njim, skoro podjednako bitni kriterijumi jesu cena i iskustvo i profesionalizam u organizaciji, sa po 13.7% i 12.9%.

Iza cene koštanja i iskustva, po značaju, se nalaze sama lokacija hotela, zatim kvalitet smeštaja, kongresni sadržaji i tehnička opremljenost, hrana i usluga u hotelu/restoranu i ostali kriterijumi koji manje utiču na izbor lokacije i prostora za održavanje konferencija i obuka (Grafikon: Faktori koji najviše utiču na izbor prostora i agencije za događaje koji organizuju NVO u regionu JE).

Standard koji se pominje takođe kao bitan, jeste arhitektonska pristupačnost i kvalitet smještaja za osobe sa invaliditetom.

Iz organizacije HO Partner iz Banja Luke ističu: „Za naše osoblje i učesnike na treninzima je važno da je soba pristupačna za kolica, krevet visok, toalet dovoljno širok, toaletna šolja visoka i slično. Bilo bi dobro kada bi ove standarde tražili i druge organizacije jer nam se dešava da kada idemo na seminare koje organizuju drugi nismo u mogućnosti učestvovati zbog nepostojanja uslova za korisnike kolica.”