Internet portal www.kongresniturizam.com pokrenut je 2006. godine kao prvi internet portal koji se bavi kongresnim i poslovnim turizmom u regionu Jugoistočne Evrope. Tokom 6 godina postojanja, postigao je uspeh i zavidne rezultate, prepoznat od strane kongresne industrije i organizatora događaja, kao jedinstven prostor za plasiranje i pronalaženje informacija o mogućnostima pri organizaciji događaja u regionu.

Tokom 2013. godine, ovaj specijalizovan internet portal je prošao kroz ozbiljan programerski i vizualni redizajn, na kojem je radio čitav tim profesionalaca nekoliko meseci.

Tim povodom, imali smo prilike da razgovaramo sa g-dinom Ivanom Milićem, direktorom prodaje kompanije The Best Solutions, u čijem je sastavu ovaj portal.

Ono što prvo primetimo na nekoj osobi jeste fizički izgled, tako i u poslu, prvi utisak koji steknemo o nekom proizvodu ili usluzi jeste na osnovu toga kako je ono vizuelno predstavljeno i upakovano. Zbog toga smo veliku pažnju posvetili izgledu samog portala, prvenstveno prezentacijama destinacija i naših članova, hotela, prostora i agencija.

Akcenat je stavljen na sadržaj prezentacija i jasno i pregledno predstavljanje svih informacija koje su najbitnije za nekoga ko traži odgovarajući hotel, prostor ili agenciju.

Ne postoji informacija koja je potrebna organizatoru, a koja se ne nalazi, recimo, na prezentaciji nekog hotela. I koju ne može da uoči u roku od par sekundi. Od kapaciteta sala i smeštaja, galerije slika, tabelarnog prikaza kapaciteta sala sa fotografijama tih sala, da li sala ima besplatni Wi-Fi, prostor za kafe pauze, prirodnu svetlost, mogućnost ulaska automobila u dvoranu, da navedem samo neke. Odmah se uočavaju svi sadržaji hotela, kao i tehnička opremljenost sala. Prikazani su i njegovi direktni kontakti, spisak zadovoljnih klijenata, i još mnogo toga.

Sa druge strane, prezentacije samih destinacija (Srbije, Hrvatske, Crne Gore, Slovenije, Bosne i Hercegovine, Makedonije, Bugarske, Rumunije) vrlo pregledno pružaju relevantne informacije za inostranog organizatora. Izdvojene su najbitnije informacije koje pružaju uvid o mogućnostima i  potencijalima jedne destinacije za organizaciju događaja svih vrsta. Reč je o informacijama kao što su direktni letovi, najveći kongresni kapacitet u zemlji, broj hotela, rang na ICCA listi, svetski poznate ličnosti iz te zemlje, i slično.

Optimizacija portala po poslednjim standardima za internet pretraživače je nešto što se podrazumeva.

2. Spominjali ste višekriterijumske načine pretrage. O čemu se zapravo radi?

Organizatori događaja dolaze iz raznih industrija i profesija. Svaki događaj ima sopstveni cilj, ciljnu grupu, budžet. Kriterijumi za izbor prostora i odgovarajuće agencije su različiti. Stoga, polazna tačka za pretragu nije svakome ista.

Iz tih razloga, razvili smo mogućnosti pretrage koje osiguravaju da svaki korisnik portala, na njemu najlakši način, dođe do potrebne informacije. Tu je klasična pretraga po vrsti prostora ili po vrsti usluge koja je potrebna. Za one čiji je početni kriterijum za izbor hotela ili agencije, geografska lokacija, tu je pretraga po mapi.

U slučaju kada je za organizaciju događaja primarna informacija da li postoje direktni letovi od lokacije delegata do same destinacije,
razvijena je inovativna i jedinstvena pretraga po letovima. Ona daje informaciju iz kojih sve zemalja postoje direktni letovi do zemalja Jugoistočne Evrope, sa informacijom koje avio kompanije saobraćaju na tim relacijama.

Kad smo kod pretrage prema prostorima, ne mogu da ne spomenem i detaljnu pretragu, koja omogućava organizatorima da u jednom kliku pronađu hotel koji se uklapa u sve njihove zahteve.  U isto vreme, mogu da selektiraju željenu regiju i okruženje, zatim, potreban broj soba i kapacitet konferencijske sale, vrstu i kategorizaciju prostora, izaberu konkretne sadržaje i da kliknu pretraži. U par sekundi će im se izlistati spisak potencijalno odgovarajućih hotela. Vreme koje im je do sada bilo potrebno da dođu do takvog spiska, može da se meri danima.

Organizatori za pripremu nekog događaja obično analiziraju desetine ponuda. Neke analiziraju sa web sajtova, neke putem dobijenih mejlova, telefonskih poziva… Kriterijumi mogu biti razni, lokacija, kapacitet smeštaja, broj i kapacitet konferencijskih sala, sadržaji objekta itd.

Potrebno je izdvojiti one koje najviše odgovaraju zahtevanim kriterijumima i ulaze u najuži izbor. Obično se to prezentuje njihovom nadređenom ili upravnom odboru, kojima je potrebno argumentovati razloge za izbor određenog prostora. To sve može da se pretvori u priličnu zbrku informacija i dokumenata.

Iz tih razloga smo na portalu www.kongresniturizam.com kreirali jednu vrstu onlajn radnog prostora za organizatore događaja. Jednostavnim registrovanjem i otvaranjem korisničkog naloga, organizatorima je omogućeno da za svaki njihov događaj, na listu dodaju hotel ili event prostor koji im potencijalno odgovara.

Sledeći korak koji umnogome olakšava posao svakog organizatora jeste mogućnost upoređivanja svih izabranih hotela/prostora za taj događaj. Klikom na dugme, tabelarno se izlistavaju svi izabrani hoteli gde se komparativno prikazuju broj soba, konferencijskih sala, kapaciteti sala, razni sadržaji i ostali parametri. Vrlo jasno se uočavaju prednosti svakog od njih i olakšava donošenje odluke za hotel koji najviše odgovara kriterijumima za konkretan događaj.

Organizatori događaja mogu samostalno da pretražuju portal po svim gore pomenutim mogućnostima pretrage, kao i da kreiraju sopstveni korisnički nalog na osnovu kojeg će moći da vrše poređenje svih izabranih objekata. Reč je o bazi od preko 250 hotela, event prostora i agencija iz regiona Jugoistočne Evrope.

Drugi način jeste da kontaktiraju naš tim profesionalaca, sa višegodišnjim iskustvom i poznavanjem regionalnog tržišta, koji im može pomoći u analiziranju toga šta im je potrebno i dobijanja najbolje ponude. Napomenuo bih, da su obe vrste usluga za organizatore događaja besplatne.

M.M.