Cilj ankete bio je da se dođe do određenih standarda koji su neophodni da se zadovolje, kako od strane hotela i event prostora, tako i od organizatora događaja, da bi konferencije/kongresi koji se organizuju bile uspešne i na visokom nivou.

Kao must-have sadržaji hotela, izdvajaju se:

• Obezbeđen parking sa video nadzorom/dovoljan broj parking mesta/garaža
• Dovoljan broj jednokrevetnih soba
• Dostupnost osobama sa invaliditetom
• Hotelski restoran u kome je pored ručka moguće organizovati i svečanu večeru/ili organizovanje iste u restoranu u neposrednoj blizini hotela
• Sportski tereni i drugi sadržaji koji mogu poslužiti u svrhu organizacije team buildinga
• Veliki i prostran lobi hotela
• Uređen i odvojen ulaz u salu – jedan za predavače, jedan za učesnike
• Fleksibilnost u sastavljanju menija (posna hrana, vegeterijanska/veganska kuhinja, posebna hrana za osobe koje su alergične na neke sastojke)/ raznovrsnost ponude kafe pauza i obroka
• Dobar ketering
• Mogućnost kasne odjave
• Blizina aerodroma

Što se tiče kongresnih sadržaja i kapaciteta, najpre mora da se zadovolji kriterijum potrebnog broja sala, njihovog kapaciteta, kao i mogućnosti postavki sale po zahtevu, prema želji klijenta (u istraživanju se najčešće pominje potreba za U shape postavkom).

Pored toga, kao osnovni kriterijumi, izdvajaju se:

• Fleksibilnost i deljivost sala, pokretni zidovi, stolovi i stolice
• Sala koja podržava različite postavke
• Visoka sala
• Prirodno svetlo i vazduh
• Zvučna izolovanost
• Pult za registraciju
• Garderoba
• Dovoljan broj toaleta
• Adekvatan razmak između stolica i redova
• Dovoljna preglednost sale za sve učesnike
• Predprostor i funkcionalni foaje za posluženje
• Prostor za izlagače
• Odvojen ulaz u kongresni centar
• Event menadžer – osoba  iz hotela zadužena za konkretan događaj
• Precizni putokazi kroz hotel (štampani i elektronski)
• Fleksibilnost restorana po pitanju poštovanja agende (kafe pauze, ručak i sl.)

Kada je reč o organizaciji događaja, ne može da se ne spomene tehnička oprema.

Oprema, koju su učesnici u anketi, naveli kao neophodnu prilikom održavanja konferencije/kongresa/seminara, jeste:

• Platno i projektor
• OzvučenjeFlip chart, stalak i markeri za flip chart
• WiFi
• Oprema za video konferencije
• Oprema za simultano prevođenje
• Video bim
• Laptop
• Bežični mikrofon
• White board
• Pokazivač
• Produžni kablovi/dovoljan broj utičnica koje omogućavaju učesnicima rad na laptopovima

* Tehničko lice za svo vreme trajanja događaja

Ostalo što se navodi kao must-have na događaju koji se organizuje ili kojem se prisustvuje, jeste:

• Ljubazno osoblje spremno da reaguje na promene u programu
• Dobra usluga
• Čistoća objekta
• Odvojen prostor za kafe pauze za pušače (izlazak na terasu)
• Vreme za odmor – bar sat i po nakon ručka, do početka popodnevne sesije
• Držanje unapred propisanog rasporeda
• Flaširana voda na stolu
• Tehnička podrška tokom trajanja celog seminara

Na kraju, ono što često može presudno da utiče prilikom izbora prostora za održavanje događaja jeste jeste ljubazno, profesionalno, dobro organizovano i pozitivno osoblje, kao i prethodna kvalitetna komunikacija između hotela i organizatora, gde prvenstveno dolazi do izražaja fleksibilnost, spremnost za prilagođavanje potrebama grupe i iskusan tim event menadžera.

M.M.