Složićete se da su događaji postali sve zahtevniji. I to ne samo u smislu tehničke organizacije. Događaji postaju „živi“, a klijenti žele nešto što do sada nije viđeno. Probijaju se granice i osmišljavaju novi koncepti.

U tom smislu, pred event menadžere se postavlja ju novi izazovi. Kako svaki put, iznova i iznova, nadmašiti prethodnu ideju, zamisao, i na kraju, sebe kao osobu zaduženu za organizaciju događaja? Naš je posao da za klijenta, i sve prisutne, kreiramo nezaboravne i vredne doživljaje koje će vezivati za svaki trenutak događaja kom su prisustvovali. Možda je bolje reći da „dizajniramo“ doživljaj. Govorim o tzv. (U)XD – (user) experience design. Ovaj termin uglavnom vezujemo za tehnologiju, najviše za proizvođače mobilnih telefona koji se svakodnevno takmiče u tome da svom korisniku obezbede taj magičan doživljaj dok koriste njihov proizvod i upravo na tome temelje svoje prodajne strategije. Dakle, šta je (U)XD?

To je proces kojim se povećava osećaj zadovoljstva kod korisnika proizvoda ili usluge, tako što se poboljšava njegova upotrebljivost/pristupačnost/ poželjnost u samoj interakciji sa proizvodom ili u korišćenju usluge.

Fokusirajmo se na usluge jer je organizacija događaja upravo to. U praksi, to znači da je ona tako dizajnirana da je fokus na kvalitetu iskustva, tj doživljaja, koji korisnik, tj. klijent, ima.  Međutim, ovaj „dizajn“ nije vođen uobičajenim zakonima dizajna. Naprotiv, radi se o korišćenju i ukrštanju više disciplina koje u  obzir uzimaju višestruke aspekte brenda, biznisa, okruženja, iskustva… Plastično objašnjeno, ako na primer, pravite događaj na kom želite da predstavite nov proizvod, razmišljajte o svemu: od toga šta proizvod predstavlja (bukvalno i figurativno), čemu služi, kakva je ambalaža, zbog čega je odlučeno da ona bude baš takva, ko će ga distribuirati, gde, kakvo je maloprodajno okruženje, kakav je dress code zaposlenih itd. Baš sve je važno! Čak i ono što vam ne pada na pamet.

XD teži da razvije proizvod ili uslugu tako što prati sve ili neke od sledećih elemenata: vizualni dizajn, informacionu arhitekturu (način na koji korisnik dolazi  do informacija koje su mu potrebne), interakcioni dizajn (gde je u fokusu interakcija između korisnika i proizvoda/usluge), korisnost (na koji se način može koristiti proizvod/usluga tako da daje maksimalne rezultate, tj. ispunjava svoju svrhu), pristupanje (sposobnost sistema da korisnik lako pristupi sadržaju) i interakcija na relaciji čovek-računar (na koji je način „prilagođena“ komunikacija u smislu dizajna i implementacije računarskih sistema).

Događaji odavno više nisu samo istovremeno okupljanje određenog broja ljudi na istom mestu. Od događaja se očekuje doživljaj, po mogućnosti neki koji do sada nije proživljen. Zato se i razvija nova disciplina, a to je XD – dizajn događaja.

Kako da postanete dobar XD, tj. dizajner doživljaja? Pre svega, morate razumeti potrebe i ciljeve svojih klijenata, a zatim pronaći i detaljno isplanirati put koji će sveobuhvatno da zadovolji te potrebe, i pri tom, voditi računa da napravite pravi spoj digitalnog i „živog“. Ovaj put je upravo najvažniji deo procesa. Nakon što ste prikupili informacije koji su ciljevi i ciljna grupa događaja, treba osigurati da je svaka sledeća stanica na putu dizajniranja događaja dobro promišljena, personalizovana i da će dovesti do uključivanja što većeg broja učesnika. Ova faza planiranja vam pruža mogućnost da identifikujete praznine u korisničkom doživljaju, tj. da utvrdite gde je taj doživljaj „mlak“, i u skladu sa tim da odredite kada i gde treba da ga „pojačate“, „smanjite“, informišete publiku ili je zabavite. I baš zbog toga što je sam doživljaj neopipljiva kategorija, od presudne je važnosti da organizatori događaja razvijaju tehnike mapiranja puta koji će oživeti upravo te doživljaje. Tj., da pronalaze najefikasnije na čine „ukrštanja“ i kombinovanja ovih elemenata kako bi kreirali doživljaj za korisnika. 

Dobri vizuali odmah privlače pažnju i pričaju priču, mada je prava umetnost „spakovati“ velike količine informacija u formu koja će biti odgovarajuća i u informativnom, ali i u estetskom smislu.

Detalji su ti koji treba da osvetle i naglase najsnažnije ideje unutar hijerarhije informacija. Hijerarhija se postiže korišćenjem različite tipogra fije, fonta, kontrasta, boja. Ovaj princip se direktno oslanja na analitičke, strateške i kreativne veštine dizajnera doživljaja, u našem slučaju, event menadžera.  Ukoliko ste u mogućnosti, preporuka je da analizirate podatake učesnika sa prethodnih događaja i dešavanja da biste mogli da razumete na koji su se način međusobno povezivali sa određenim, na primer, prostorima, sadržajem, tehnologijama, ali i međusobno. Smisao te analize jeste da zaključite da li je negde došlo do toga da učesnici nisu bili angažovani, ili je doživljaj izostao, ili došlo do bilo kog propusta.

Tada razmislite o tome kako da to popravite i pronađite način da ovaj put kod gostiju kreirate iskustvo koje neće zaboraviti.  A ukoliko je doživljaj bio upečatljiv i pozitivan, da utvrdite šta je to na šta su učesnici posebno dobro reagovali, koji elementi su doveli do uspeha, kako biste imali smernice na šta i ovog puta da stavite akcenat i još više unapredite. Događaji odavno više nisu samo istovremeno okupljanje određenog broja ljudi na istom mestu. Od događaja se očekuje doživljaj, po mogućnosti neki koji do sada nije proživljen. Zato se i razvija nova disciplina, a to je XD ­ – dizajn događaja. On doslovno prodire u svaki detalj, deo je svega što osmislite i sprovedete u delo. Ključ je u tome da razmislite šta je klijentu zaista potrebno ili šta bi želeo, i to mu pružite, pre nego što on to kod sebe osvesti kao potrebu ili želju. Na taj način praktično ste vi onaj ko oblikuje njegov doživljaj, ili ga bar možete predvideti. I zato, kada sledeći put budete organizovali događaj, zapitajte se ne samo na koji način ćete izaći u susret očekivanjima klijenta, već kako ih i premašiti.