Ukoliko prisutni aktivno učestvuju, na taj način imaju mogućnost da utiču na sam tok, sadržaj i dinamiku događaja. To dalje vodi ka tome da će događaj biti maksimalno prilagođen potrebama i zahtevima prisutnih, a iz toga proilazi zadovoljstvo učesnika, ali i samih organizatora zbog uspeha i kreiranja događaja koji ostavljaju traga.

Danas prosečan poslovni čovek prisustvuje na bar 5 događaja godišnje, od svečanih okupljanja, preko prezentacija do edukacija i treninga.

Događaja na kojima je samo pasivno slušao ili prisustvovao, on se verovatno ni ne seća. Ili nema utisak da je to bio neki značajan događaj. Bar ne za njega.

Zato se treba potruditi kako bi buduće učesnike angažovali i uključili pre, tokom i nakon događaja. Ukoliko se učesnici angažuju pre, oni će, recimo putem društvenih mreža, širiti informacije, što može doprineti pozitivnom iščekivanju i popularizaciji samog događaja.

Jedan od načina da se učesnici angažuju pre događaja jeste, da im se postave pitanja vezano za organizaciju događaja – Koga od predavača bi želeli da čuju, koje teme ih interesuju, koji bend preferiraju da svira, kakav format događaja im najviše odgovara, šta očekuju od događaja?

Tokom događaja, ukoliko je neka vrsta edukacije u pitanju, posao je predavača ili onog ko vrši prezentaciju da održi pažnju učesnicima. S obzirom da je svako od nas prezauzet tokom dana, nije ni čudo da najpre izaberemo opciju da budemo pasivan slušalac.

Osim ako nam predavač izazove pažnju i uveri da je ono što priča od koristi ili bar zanimljivo. Pažnja publike je najveća na početku i na kraju prezentacije. Tokom prezentacije, koncentrisanost prirodno opada.

Postoje razne tehnike i pristupi koje iskusni predavači koriste kako bi održali pažnju.

1. Postavljanje pitanja.

Ljudi pamte najviše 30% od onoga što čuju, ali zapamte 85% pitanja koja im postavite. Tu spadaju i retorička pitanja.

2. Podsticanje uzimanja beleški.

Ukoliko učesnici hvataju beleške, to će takođe pozitivno uticati na njihovu pažnju, pogotovo ukoliko tom prilikom koriste slike i ključne reči.

3. Aktivnost.

Organizujte igrice, neku drugu aktivnost ili obično stajanje na par minuta. To će ubrzati rad srca, a ono će zatim slati više krvi u mozak, pa se prirodno povećava koncentracija i uključenost.

4. Korišćenje analogija i metafora.

Na taj način pomažete slušaocima da razumeju i zapamte ono o čemu pričate. Što je tema složenija, to je bolje da se pojednostavi metaforom.

5. Završavanje na vreme.

Budite kratki i jasni, i završite predavanje/prezentaciju na vreme, ili malo ranije. Na taj način ćete prijatno iznenaditi publiku i ostaviti prostora da održe pažnju na najbitnijim stavkama.

Pored tehnika održavanja pažnje, postoje razni načini da se učesnici uključe u događaj, tokom njegovog trajanja.

Ankete na licu mesta.

Sprovedite ankete na licu mesta tokom konferencije ili nekog drugog događaja. Današnje tehnologije omogućavaju da se veoma jednostavno izvrši anketiranje prisutnih preko tableta ili čak mobilnog telefona. Na taj način učesnici zaista učestvuju u događaju, saznaju mišljenje i stavove ostalih u publici, koliko im se mišljenja poklapaju ili ne, a to može pokrenuti dalje diskusije i upotpuniti događaj.

Podela učesnika u timove.

Učesnici mogu da se podele u grupe radi diskusije, rešavanja nekih slučajeva iz prakse, projektne timove, sa zadatkom da smisle i naziv svog tima. Tako su indirektno „naterani” da učestvuju, dok se veza između njih produbljuje.

Grafit table.

Postavite velike table za pisanje markerima ili kredom, na vidno mesto i podstaknite učesnike da budu kreativni i da napišu neke poruke, izraze mišljenje na postavljeno pitanje, da nacrtaju nešto, mogu se postaviti fotografije sa prethodnih događaja i slično.

Pecha Kucha.

Pecha Kucha 20×20 ili 10×10 (10 slajdova, po 10 sekundi za svaki) je stil i format prezentacije, čiji je cilj da prezentacija bude što konciznija i brža, kako bi održala pažnju, obično uključuje više govornika i tema koje se smenjuju.

Kako bi zadržali učesnike i njihovu uključenost i nakon događaja, organizuju se tzv. „offsite” događaji, gde je fokus na zabavi učesnika, kao što su happy hours, žurke, razgledanje znamenitosti grada/mesta i slično.

Jedan od najjednostavnijih načina da učesnici ostanu uključeni u konferenciju nakon događaja, jeste da osigurate da im bude prijatno i udobno, kako ne bi „bežali” na pauzama između predavanja. Obezbedite „lounge” atmosferu u prostorijama za pauzu, prostor gde mogu da se posluže kafom i vodom, sa besplatnim Wi-Fi internetom i mogućnošću punjenja mobilnih telefona i tableta.

Kada se sve sabere, događaj će imati pozitivan feedback u onoj meri koliko su prisutni aktivno učestvovali u njemu.

M.M.