BDW neprofitno organizuje grupa građana na čelu sa osnivačem i programskim direktorom Jovanom Jelovcem. Broj ljudi koji radi u ovom kreativnom timu varira od desetak onih koji su zaposleni tokom cele godine, do stotinak profesionalaca koji se priključuju u završnim fazama organizacije, kao i veliki broj studenata-volontera bez čije pomoći bi bilo nemoguće logistički ispratiti sve zahteve koje nameće jedan ovako ozbiljan i obiman događaj.

Imajući u vidu da je BDW sastavljen iz nekoliko celina koje su po obimu i programu mogu posmatrati kao zasebni manji festivali (biznis-edukativna konferencija, izložbeni program-dizajnPark, Beograd², program koji obuhvata izložbe i dešavanja u različitim galerijskim i drugim prostorima širom grada, dizajNights-večernji, muzički program) može se lako zaključiti da je za organizaciju potrebno ozbiljno planiranje programa tokom cele godine i još ozbiljnije planiranje realizacije i logističke izvodljivosti svih ovih celina.

Najprestižniji deo, konferencija, je i organizaciono najzahtevnija. Pregovori sa gostujućim predavačima se započinju već u septembru, kako bi se do aprila meseca imao definitivan program predavanja. Budući da su predavači koji dolaze velike zvezde u svojim oblastima, i budući da na BDW-u predaju uglavnom pro bono, potrebano je mnogo energije da predavači svetskog renomea odvoje svoje dragoceno vreme i za Beograd, grad koji je tek od nedavno u njihovoj svesti uvršćen u mapu gradova koji su važni u svetskom kontekstu dizajna. Kada pregovori dovedu do pozitivnog odgovora predavača i pristanka da bude gosti na BDW-u, tek tad počinje ozbiljan posao koji ima za cilj da zadovolji sve uslove koje oni zahtevaju, od posebnih avionskih karti, smeštaja, vremenskih ograničenja njihove posete Beogradu, plana obilaska grada itd. Od ove godine, nova izložbena celina «dizajnPark» predviđa i izložbe radova najznačajnijih predavača, tako da se poseban tim BDW-a stara samo o logistici izložbi, kojih bi u 2010. godini treablo da bude desetak, dok je 2009. godine BDW producirao sam celokupan dizjanPark u zgradi KLUZA na preko 5000m2. Krunski deo je predstavljala izložba producirana u saradnji sa Italijanskom privrednom komorom – The Italian Way of Seating – na oko 500m2, verovatno najznačanija izložba dizajna ikada u Beogradu.

Jedna od karakteristika BDW-a je i centralna lokacija Festivala koja se svake godine pažljivo bira sa osnovnom zamisli da se svake godine osvoji neki drugi, zaboravljeni simbol gradskog tkiva i kolektivnog pamćenja koji će tokom tih dana oživeti i dobiti neki novi smisao. Lokacije na kojima se BDW dešavao prethodnih godina su Sava centar, Palata saveznog izvršnog veća na Novom Beogradu  (Palata Federacije), hotel Jugoslavija i prva velika robna kuća u staro Jugoslaviji kao i bivša RK Kluz u Masarikovoj ulici. Izbor lokacije i dogovari o zakupu sa gradskim vlastima, kao i adaptacija odabranog prostora su, takođe, jedan od najznačajnijih segmenata u organizaciji BDW-a.

BDW je festival koji se finansira od pomoći komercijalnih i institucionalnih partnera koji prepoznaju prvo značaj postojanja ovakvog događaja za Srbiju, a potom i benefit koji dobijaju povezivanjem sa takvim progresivnim festivalom. Budući da su finansije ključna i osnovna polazna tačka od koje sve zavisi, u organizacionom timu BDW-a radi nekoliko osoba koje već od septembra prave selekciju odgovarajućih partnera i kasnije, u dogovoru sa njima, planiraju njihovo učešće i promociju na Festivalu.

Još jedna karakteristika BDW-a je naslovna tema koja se menja svake godine i koja na simboličan način označava aktuelno stanje kreativne svesti i života uopšte u Srbiji, ili koja treba da nagovesti ono što je u datom trenutku neophodno kako bi se aktuelno stanje usmerilo ka pozitivnijem pravcu. Prethodnih godina teme su bile «Living²» (2006),  «Change²»(2007), «Modern²»(2008) i prošle godine «Speed²»(2009). Kada se definiše tema, počinje se sa radom na identitetu predstojećeg BDW-a za koji je zadužen tim dizajnera iz partnerske brending agencije koji taj posao doživljavaju kao veliki profesionalni izazov za koji su spremni da rade i bez ikakve nadoknade, osim one lične satisfakcije koju kasnije osete kada se lično upoznaju i popričaju sa svojim kolegama-super stars dizajnerima iz najpoznatijih svetskih dizajn studija. Neki od onih velikana koje su bili u prilici da upoznaju na BDW-u su Luigi Colani, Ross Lovegrove, Ora Ito, Karim Rashid, Daniel Liebeskind, Tony Chambers, Branko Lukić i mnogi drugi.

Sa novim identitetom, BDW započinje i svoju promotivnu kampanju kojom se najavljuje program i datum održavanja, kao i prodaja karata za konferenciju. Godine 2009. BDW je ostvario medijska partnerstva sa preko 140 medijskih kuća iz zemlje, regiona i nekih vodećih evropskih zemalja. Neki od istaknutijih stranih partnera su bili i časopisi kao što su Icon, Wallpaper, Creative Review, kao i neki najpoznatiji svetski sajtovi iz oblasti dizajna i kreativne industrije poput designboom.com i dezeen.com. U regionu BDW ima uspešnu saradnju sa svim zemljama u kojima ima i svoje partnere za prodaju karata za konferenciju.  Tokom BDW-a svako veče se na jednoj od nacionalnih televizija emituje BDW hronika. Prošle godine, ova saradnja je ostvarena a televizijom B92.

Pred sam početak festivala zavšavaju se svi tehnički poslovi kao što su radovi na lokaciji konferencije, sređivanje prostora, postavljanje ozvučenja, video bimova, kafe lounge-a, sređivanje prostora za večernji program, postavljanje izložbi i montiranje raznih experience booth-ova i drugih promotivnih štandova BDW partnera. Nakon uspešno završenih višemesečnih priprema prvi dan BDW-a počinje se svečanim večernjim prijemom kojem prisustvuje oko stotinu zvanica među kojima su BDW partneri, Ministar kulture i drugi gradski zvaničnici, ambasadori, gostujući predavači, predstavnici raznih domaćih i internacionalnih kompanija i ostali prijatelji Festivala. Taj trenutak predstavlja samo privremeni predah iza kojeg sledi izuzetno naporna, ali ipak nezaboravno dobra nedelja koja se završava sličnom ceremonijom nakon koje obavezno sledi velika žurka u čast svih onih koji su učestvovali u programu i organizaciji još jednog uspešnog BDW-a.