Asocijacije imaju veću tendenciju da menjaju lokaciju i mesto održavanja nekog događaja, s obzirom da je pristustvo delegata dobrovoljno. Kako bi se povećao broj učesnika potrebno je događaj učiniti atraktivnim, što se delom gubi ukoliko se događaj svake godine održava u istom gradu i prostoru. Takođe, ukoliko asocijacija ima članove koji su geografski dislocirani, obično se teži da se recimo, konferencija održava svaki put u zemlji i gradu koji su dostupni većini članova, ili u onim zemljama u kojima postoji lokalno udruženje čiji članovi su potencijalni članovi za međunarodnu asocijaciju iste profesije ili zanimanja.

Zato se lokacija, u većini slučajeva, kada su u pitanju asocijacije, menja za svaki naredni skup. Ali pri tome se, kod međunarodnih asocijacija, može uočiti određeni šablon, npr. da li idu samo u evropske zemlje i koje, da li svake godine idu na drugi kontinent, pa se primećuje da se svake treće godine vraćaju u isti region. Ili recimo, ukoliko se radi o nekoj asocijaciji za zaštitu ljudskih prava, možda idu samo u manje razvijene zemlje i sl. Ove podatke na međunarodnom nivou prikuplja i obrađuje Međunarodna Asocijacija kongresa i konferencija – ICCA (International Congress & Convention Association), i ovi podaci su, pored ostalog, jako bitni kao smernica za neku destinaciju da li ima smisla da podnosi kanditaturu za neki međunarodni kongres ili ne?

Udruženja u regionu najčešće (njih 60%) koriste hotele sa 4 zvezdice za organizaciju svojih događaja, dok su event prostori, specijalni prostori i hoteli sa 3 zvezdice zastupljeni u manjem procentu, tačnije sa po 20%, odnosno 10%.

Udruženja po zemljama u regionu uglavnom samostalno (75%) organizuju seminare, edukacije i konferencije, dok manji procenat (25%) koristi usluge profesionalnih agencija. Ovo se može protumačiti i delom zbog manjih budžeta koje imaju udruženja u regionu, ali i manje zahtevnom pristupu organizaciji događaja, nego što je to slučaj sa asocijacijama u svetu.

Glavni faktori koji utiču na izbor hotela/event prostora kada su u pitanju udruženja jesu, respektivno, po važnosti: lokacija, odnos cena/kvalitet, dostupnost lokacije, fleksibilnost, kvalitet usluge. Nikako ne treba zanemariti ni sledeće kriterijume: atraktivnost destinacije i određenog prostora kako bi privukli dodatno delegate, kvalitet i atraktivnost prostora u kojem će se održavati svečane večere, druženja i networking događaji, mogućnost proširenja broja članova tog udruženja u destinaciji gde se događaj održava.

Glavne sezone kada su u pitanju konferencije koje organizuju asocijacije su jesen i proleće, ali neke se održavaju i tokom letnjih meseci i nešto manji broj zimi. Najpopularniji meseci jesu april, maj, jun, oktobar i septembar.

M.Š.