Trebalo bi definisati dobar sastanak. On je: efikasan, efektivan, pozitivan i zabavan,kreativan i otvoren da ljudi kažu ono što misle. Ali kako da klasične sastanke pretvorite u one u kojima će se vaši zaposleni radovati i na kojima će se postići postavljen cilj?

Još jedna stvar – dobar sastanak je i kratak. Nećete verovati, ali istraživanja Američkog nacionalnog statističkog saveta pokazuju da se skoro 40% radnog vremena provodi na sastancima! A skoro 50% zaposlenih smatra da previše sastančenja u toku dana predstavlja
najveći gubitak vremena! Saveti poput: „započnite i završite sastanak na vreme“, „razradite plan sastanka“ ili „pozovite prave ljude na njega“ jesu dobri za podsticanje produktivnosti, ali ne dovoljno dobri za podsticanje kreativnosti, niti dovoljno zabavni. Evo šta po tom pitanju rade neke od najuspešnijih kompanija iz različitih industrija:

Neka sastanak počne na vreme

Učestala praksa je da se pojedinci koji kasne na sastanke čekaju i da ceo sastanak počne sa zakašnjenjem. Ovim postupkom njima se daje do znanja da je kašnjenje u redu. Umesto toga, počnite sastanak na vreme, bez obzira na broj prisutnih i napravite vizuelni prikaz kašnjenja. Jedna od ideja je da u prostor za sastanke stavite po čašu sa imenom svakog zaposlenog i kupite crvene i zelene klikere.

Svaki put kada osoba stigne na vreme, u svoju čašu ubacuje zeleni, a ukoliko zakasni, crveni kliker. Ubrzo ćete videti koji zaposleni imaju naviku da kasne, a samim tim i oni će uvideti svoj problem.A da bi sve bilo zabavnije, sastanke možete zakazivati u neobično vreme. Recimo u 8:48 h ujutro. Tako već godinama radi kompanija TINY pulse koja se bavi kreiranjem što bolje atmosfere u drugim kompanijama. Ovaj običaj je doveo do toga da svi zaposleni, kako se vreme za sastanak približava, spontano kreću ka sali za sastanke.

Započnite sastanak pozitivno

Naučno je dokazano da način na koji započnete sastanak određuje i njegov dalji tok. Zato nemojte započinjati problemima i žalbama, već pronađite način da svoj tim usmerite
na pozitivno razmišljanje. Predlog za to je da svakog učesnika na početku sastanka zamolite da sa ostalima podeli nešto pozitivno što se desilo od poslednjeg sastanka – nešto što su naučili ili nešto što su uradili u proteklih nedelju dana i posebno su ponosni na to. Kad smo kod ove teme, svakog četvrtka u kompaniji Plum Organics, koja proizvodi hranu za bebe, na početku sastanka se vade bojanke i flomasteri. Njihov direktor inovacija kaže da ovaj proces ne samo da budi kreativnost, već i pozitivnost kod prisutnih.

Pravite pauze za vreme sastanka

Česta greška kod organizovanja sastanaka je da se, ukoliko je agenda dugačka, u potpunosti ukinu pauze kako bi se vreme sastanka skratilo. Na svakih pola sata napravite pauzu od dva minuta tokom koje ćete animirati učesnike sastanka – organizujte grupno istezanje, neka svako ispriča neki vic, ili postavi zagonetku grupi. Na taj način olakšaćete
ostatak sastanka i učiniti ga produktivnijim. Ukoliko dugo sedite, ne samo da ćete se ukočiti i da ćete izmoriti svoje telo, već će se ista stvar dogoditi i vašem mozgu. Istezanje možete organizovati na početku svakog sastanka, ili u toku dvominutne pauze, ukoliko vidite da pažnja opada. Nakon istezanja osećaćete se svežije, odmornije ali i kreativnije, što je i neophodnost svakog sastanka.

Napravite „pauze za ćutanje“

Poenta sastanka nije samo da se na njima razgovara, već da se dođe do ideja, planova, rešenja problema ali i novih odluka, pa dvominutna pauza može pomoći učesnicima da razmisle, s obzirom na to da ne mogu svi ljudi razmišljati i govoriti u isto vreme. Pri izlaganju nastalih problema treba prezentovati samo činjenice, potom napraviti dvominutnu pauzu, i nakon nje diskutovati o rešenjima. Takođe, nakon donošenja svake odluke, ljudima treba dati dva minuta da razmisle kako se osećaju povodom te odluke.

Promenite mesto sastanka

Izbacite klasičan sto za sastanke i umesto njega rasporedite stolice u krug. Na ovaj način se neće videti jasna razlika između šefa za čelom stola i ostalih zaposlenih, svi će se mnogo bolje videti i samim tim komunikacija će biti otvorenija. Ukoliko se razrađuje dosta planova,
sve papire okačite na zid, a stolice poređajte u polukrug ispred njih. Takođe, razmislite o tome da naredni sastanak održite van kancelarije. Možete jednostavno premestiti stolice iz kancelarije u dvorište, rezervisati sto u obližnjem restoranu ili pak organizovati dvodnevno
putovanje van grada. Verujte, zaposlenima je nekada promena mesta sastanka baš potrebna!

Kraće je produktivnije

Kancelarije agencije za digitalni dizajn i razvoj prozvoda O3 World povezane su sa tehnologijom Roombot koja sinhronizuje kalendare svih na sastanku i obaveštava kada je vreme za kraj sastanka. Roombot kontroliše i svetla, pa smanjuje osvetljenost pred kraj
sastanka i na taj način se stara da se svi sastanci završe na vreme. Firma za razvoj biznisa i konsalting Just Fearless ograničila je trajanje svojih sastanaka na pola sata. Ukoliko se sastanak oduži, sklanjaju se sve stolice i do kraja sastanka svi učesnici stoje. Njihova direktorka objašnjava da se zbog ovog pravila svi trude da ne prekorače vreme.

Sa druge strane ukoliko u kompaniji Buddytruk budete poslednji koji govori na sastanku koji je probio termin, morate da uradite 50 sklekova, dok u event menadžment kompaniji Cvent, morate pevati svaki put kada zakasnite.

Brain teaser-i

Još jedan od načina da pokrenete kreativnost na sastanku jesu brain teaser igre. Ove igre zahtevaju razmišljanje na nekonvencionalan način i lateralno razmišljanje. Mogu biti u vidu slagalica, zagonetki, jednačina, slika… Na početku svakog sastanka izdvojite par minuta i postavite zaposlenima problem u vidu brain teaser-a. Ne samo da će se svi zabaviti i opustiti, već ćete mnogo lakše doći do rešenja problema i novih ideja. Evo primera:

1. Nikada me nije bilo, a uvek će me biti. Niko me nikada nije video, ali me svi žele dočekati.
Ko sam ja? (Sutra)
2. Čovek je gurnuo svoj auto u hotel, a vlasniku hotela rekao da je bankrotirao. Kako je to moguće? (Igrao je Monopol)
3. Čovek gleda u fotografiju i prijatelj ga pita ko je na slici. On mu odgovara: „Braću i sestre
nemam. Ali otac čoveka na slici je sin mog oca“. Ko je na fotografiji? (Njegov sin)

Još jedan zabavan, a u isto vreme i koristan vid aktivnosti na poslovnim sastancima su i icebreaker igre, a više o njima pročitajte ovde.

Nevena Ilić