Kada se donosi odluka o datumu događaja, preporuka je da se izaberu topliji dani, čime bi se smanjila potrošnja energije za zagrevanje prostora kako hotelskih soba tako i kongresnih centara. Takođe, potrebno je izbegavati i letnje mesece, kada se potrošnja energije vezuje za klimatizacione sisteme i sisteme hlađenja prostorija.

Zatim, potrebno je pokrenuti web sajt koji će pratiti događaj. Portal bi trebalo da pruža sve potrebne informacije o događaju i omogući elektronsku prijavu učesnika umesto pismenih prijava i slanja istih putem pošte.

Sve češće praksa organizatora je da izbegavaju slanje pozivnica poštom i njihovo štampanje, već to čine putem mejla. Ako se donese odluka o štampanju, koriste se reciklirani papiri i mastila na bazi soje.

Umesto deljenja štampanih materijala, sve važne informacije trebalo bi obezbediti u formi elektronskih prezentacija. A ukoliko je štampanje neophodno, saveti se odnose na dvostrano štampanje istih.

Promo materijali u vidu olovki, notesa, majci i poklon kesa su često sastavni deo konferencija i drugih događaja. U tom slučaju, sve češće se za navedene materijale koriste reciklirani materijali.

Dolazak delegata na događaj ili putovanje do nekih daljih mesta bi trebalo da bude organizovano korišćenjem autobusa ili molbom za učesnike da dolaze zajedno kolima, a ne svako posebno u svojim kolima, kako bi se potrošnja goriva i emisija izduvnih gasova svela na minimum.

Kada su u pitanju ketering usluge, izbor lokalne, organske i sezonske hrane može imati velike prednosti. Kupovina lokalno uzgajanih proizvoda pomaže u podržavanju lokalnih zajednica i nudi svežije, sezonske i regionalne opcije, bez potrebe za transportom ovih namirnica.

Takođe, bitno je izabrati hranu na osnovu ličnih prioriteta učesnika. Ukoliko organizator određenog događaja poznaje lične prioritete grupe koja učestvuje na istom, shodno tome može da odredi, npr. da li je salata dovoljna da se posluži kao obrok, ili bi oni ipak više voleli ceo topli obrok, da li su vegeterijanci i sl.?

Služenje vode u bokalima na konferencijama, umesto u plastičnim flašama na jednoj konferenciji može da se uštedi i do 20.000 evra. Takođe, posluživanje dodataka hrani i piću (začina, mleka, bibera, šećera i sl.) u činijicama je jeftinije od serviranja pojedinačnih pakovanja. A naravno, utiče na smanjenje otpada.

Posluživanje ručkova i večera nezamislivo je sa jednokratnim servisima i escajgom. Čaše, tanjiri i escajg za jednokratnu upotrebu ne samo da će biti samo još jedan dodatak za deponiju smeća, već ovakav pribor ne stvara isti utisak „servisa prve klase“ za goste. Prema Izveštaju Saveta odbrane životne sredine, korišćenje 1.000 jednokratnih, plastičnih kašičica troši preko 10 puta više energije i prirodnih resursa nego proizvodnja jedne kašičice od nerđajućeg čelika, koju je moguće oprati i 1.000 puta.

Korišćenje krpenih umesto papirnih salveta, takođe ostavlja i dodatni pozitivni utisak na goste, a mogu se koristiti više puta.

Imajući u vidu koliko reciklažnog otpada ostaje nakon jednog manjeg događaja, a pogotovo posle većih kongresa i konferencija, bitno je sav taj materijal razvrstati i reciklirati.

Za sve događaje moraju se utvrditi programi za reciklažu svih materijala (papir, plastika, staklo, metal) koji ostaju nakon realizacije događaja i obezbediti kontejneri predviđeni za reciklažu istih.

Materijali i ostalo što nije za reciklažu može biti donirano lokalnim humanitarnim organizacijama.

Bitno je uvek staviti neku vrstu pečata na događaj i predstaviti ideje, primere i načine kojima se smanjio uticaj na životnu sredinu baš tim konkretnim događajem. Na ovaj način će delegati ali i ostali biti podstaknuti da bar deo viđenog primene na sopstvenim događajima, a šire gledano, podiže se svest o važnosti očuvanja životne sredine.

S.G.