Da li ste znali da se posao event menadžera, tj. organizatora događaja, po istraživanjima
vezanim za stresne poslove koja se svake godine sprovode, uvek nalazi u prvih 10? Šta više, poslednjih pet godina se rapidno penje na ovoj skali, pa poslednja istraživanja pokazuju da se ovaj životni poziv nalazi na petom mestu – odmah iza vojnika, generala, vatrogasaca i pilota.

Portal Careercast.com razvio je poseban sistem klasifikacije koji pokazuje različite karakteristike određene grupe poslova – onih kojima je stres zajednički imenilac. Dalje, svaka od tih karakteristika je posebno vrednovana: da li je posao fizički zahtevan, da li zahteva česta putovanja, koji prostor za napredovanje pruža, da li postoje rokovi, da li se radi o poslu koji uključuje javnost, da li je opasan po život pojedinca koji ga obavlja ili drugih ljudi, da li je takmičarski orijentisan i da li podleže faktorima koje diktira sredina i okruženje. Rezultat nije, složićete se, iznenađujuć – profesionalci u organizaciji događaja zauzeli su peto mesto.

Ukoliko se bavite organizacijom događaja ili ste indirektno u to uključeni, ne dopustite da Vas ova statistika uplaši. Treba imati na umu činjenicu da pored svog truda, rada i planiranja, ipak!, ne možete sve i uvek!, držati pod kontrolom.

Biti profesionalac u ovom poslu ne znači da baš svaki put treba da predvidite potencijalne probleme i / ili komplikacije koji se mogu dogoditi prilikom razvoja stvari na događaju koji ste organizovali.

Biti profesionalac znači da ste prihvatili činjenicu da to nije uvek moguće. Ovo je, u našem poslu, prva lekcija koja se odnosi na smanjivanje stresa. Što je brže prihvatite – više vremena ćete imati da reagujete u situacijama kada je Vaša brza reakcija potrebna!
Uzmimo za primer sledeću situaciju: događaj samo što nije počeo, a u konferencijskoj sali je neko prolio piće po centralnom delu svetlog tepiha, tik ispred bine. Dakle, ovo je nešto na šta svakako niste računali da bi se moglo desiti, niti ste na to mogli da utičete na bilo koji način.

U tom trenutku je, za početak, zaista najvažnije da duboko udahnete, smirite svoj puls koliko god je to moguće, potpuno eliminišete stres koji Vas, sigurni smo, preplavljuje i krenete da rešavate problem pre nego što svi gosti uđu u salu. Npr., izlaz iz situacije može biti pomeranje saksije sa cvećem na to mesto. Što ste „hladnije glave“, rešenje će brže doći. U ovome Vam mogu pomoći i veštine razumevanja o kojima možete pročitati u tekstu Razvijte veštinu razumevanja sebe i drugih.

Lekcija broj dva se odnosi na Vaš osmeh. Nikada ne treba da budete bez osmeha na licu pred klijentom. Razlog tome je jednostavan i naučno potkovan – ljudi koji se često smeju, imaju vidno smanjen nivo stresa jer se luče hormoni sreće – seratonin i endorfin. Nauka je dokazala da je čak i ono što zovemo „lažnim osmehom“ lekovito za nas i pomaže da se opustimo u napetoj i stresnoj situaciji. A da ne pominjemo još jedan vrlo važan benefit Vašeg osmeha – svi gosti se, uključujući i klijenta, osećaju sigurno, bezbedno i veruju da situaciju apsolutno držite pod kontrolom šta god da se desi. Što, uostalom, i jeste Vaš posao. Interesantan je podatak je da u zemljama Zapada postoje i terapije smehom koje se primenjuju u lečenju stresa.

Jako je važno da nikada, ali nikada, ne gubite živce. Što nije uvek lako i jednostavno, slažemo se. Ali, ako to pogledamo iz druge perspektive, ako se ovo desi, na dobrom ste putu da upropastite ceo događaj na kom ste marljivo i dugo radili. Kada dođe do situacije koja najavljuje „kataklizmu“ postavite sebi uvek jedno pitanje: „Šta je najgore što sada može da se desi?“. Događaj je već u toku, te se ne može zaustaviti. Ostanite pribrani i brzo rešite prioritete. Napravite razliku između „hitnog“ i „bitnog“ i krenite u akciju.

Ako Vaše ljubazno i mirno obraćanje osobi koja treba da Vam pomogne / asistira u rešavanju situacije ne donosi rezultat, još ljubaznije zamolite da pozove drugog kolegu i / ili njegovog nadređenog sa kojim ćete nastaviti komunikaciju. Promena sagovornika u takvim prilikama skoro uvek sa sobom donosi rešenje.

Sledeći savet se odnosi na upravljanje ljudima. Ukoliko želite da prepreke i nepredviđene situacije rešavate sami, bez tuđe asistencije i pomoći, odmah vam moramo reći da to jednostavno nije moguće. Ovo je timski posao bez obzira na Vas kao pojedinca koji je zadužen za direktnu organizaciju događaja.

Dakle, ako neki deo krene po zlu, ili se događaj razvija u pravcu koji nije planiran, važno je da u timu imate ljude na koje možete da se oslonite. Vaša podrška u tim situacijama treba da se, prema instrukcijama koje su dobili od Vas, bavi učesnicima dok Vi rešavate problem.

Nivo stresa jako brzo opada kada znate da postoji neko u vašoj blizini ko će Vam pomoći i držati sve pod kontrolom u vezi sa učesnicima. I možda najvažniji savet od svih prethodnih koji će Vam pomoći da nivo stresa bude što niži – budite samokritični. Prihvatite sebe sa svim svojim vrlinama i manama. Zapamtite da ste jedino Vi, ako ste iskreni, taj neko ko zaista zna da li je sve na događaju koji ste organizovali prošlo kako treba ili je bilo propusta. Ukoliko je i bilo propusta, nemojte ih negirati. Svaki od njih analizirajte i učite iz njih. Šta je dovelo do situacije u kojoj ste izgubili živce? Ili ste bili namrgođeni? Možda ste bili u stresu jer ste stalno mislili o potencijalnim nepredviđenim situacijama, a koje se nisu ni dogodile?

Ako se tako postavite, ako ste otvorenog uma, sledeći put se iste greške neće ponoviti.
Utvrdite da li u takvim prilikama imate isti obrazac ponašanja. Ako je odgovor na ovo pitanje potvrdan, promenite pristup. Uprkos činjenici sa početka koja govori da je posao event menadžera jedan od pet najstresnijih poslova, postoje brojne tehnike kojima se taj stres može, ako ne sasvim ukloniti, onda barem svesti u neke razumne okvire. Menjajte ono što se može promeniti – a to je način na koji se sa stresom borite. Potrudite se da uvek budete spremni, pravite pauze kada god je to moguće, postavite realna očekivanja u odnosu na ono što radite i samim tim ćete voditi i zdraviji život.

Što više pažnje budete posvećivali ovim stvarima, sve više ćete otkrivati da je stres u planiranju događaja manji, a svaki sledeći zadatak prolaziće bolje. Takođe, verujemo da bi Vam pomogao i novi pogled na stvari, a više o ovoj temi možete pročitati u tekstu Joga kao način života. Dakle, udahnite svež vazduh, verujte u sebe i svoje planerske i organizacione sposobnosti, razvijajte ih svakodnevno i prilagođavajte situacijama, a Vaš um i događaj će Vam na kraju biti zahvalni!