Autor: Rob Dejvidson

Za mnoge delegate poseta vezana za konferenciju možda je jedina prilika da posete mesto u kome se ona održava. Maksimalno iskoristiti mogućnosti koje takvi posetioci pružaju znači učiniti sve što je u našoj moći da ih privučemo da dođu koji dan ranije i/ili da ostanu nekoliko dana duže nego što traje poslovni deo njihovog puta, kao i da se upoznaju sa mnogim kulturnim, turističkim i drugim sadržajima koje nudi jugoistočna Evropa.

Kada učesnici konferencije produže svoje putovanje kako bi spojili posao i zadovoljstvo, svrstavamo ih u kategoriju poslovno-privatnih putnika (business extenders).

Jedan od preduslova za uspeh u nastojanju da se privuku poslovno-privatni putnici, jeste partnerstvo. DMC agencije moraju ostvariti tesnu saradnju sa hotelima, transportnim preduzećima i turističkim i kulturnim organizacijama kako bi kreirali interesantne turističke „pakete“ koji se mogu nuditi učesnicima konferencija kao sadržaji koji će prethoditi službenom delu njihovog boravka ili u kojima će uživati nakon njega.

Učesnici konferencija često su suviše zauzeti da bi mogli da prikupe informacije koje su im potrebne kako bi sami osmislili mini-odmor u sklopu planirnog službenog puta. Zato će umeti da cene ako im neko drugi ponudi mogućnost da na tom mestu provedu par dana više uživajući u njegovim atrakcijama.

Organizatori konferencija takođe mogu dosta uticati na odluku učesnika da produže svoj boravak. Oni mogu aktivno promovisati turističke pakete za period pre ili posle konferencije na svojim internet stranicama ili u brošurama koje šalju svojim učesnicima.

Organizatorima je u interesu da privuku učesnike, posebno u slučaju konferencija vezanih za asocijacije, s obzirom da turistička atraktivnost destinacije može odigrati ključnu ulogu u opredeljivanju potencijalnog učesnika da joj prisustvuje. Turistički ili kongresni biroi imaju veoma važnu ulogu u povezivanju svih domaćih organizacija na kreiranju zajedničke ponude koja će privući poslovnog posetioca da ostane duže.

Još jedna ključna komponenta uspeha je blagovremena priprema. Od izuzetne je važnosti da se ponuda koja se odnosi na produžetak boravka vezanog za poslovno putovanje plasira ranije – u fazi kada učesnik konferencije tek planira svoje putovanje, odnosno mnogo pre same konferencije. Brošura sa opisima lokalnih atrakcija i mogućnosti za odmor i rekreaciju koju učesnik konferencije zatekne u svojoj hotelskoj sobi predstavlja nedovoljnu i zadocnelu informaciju. U momentu kada stignu na mesto gde se održava konferencija, učesnici su već odavno napravili planove da se do određenog dana vrate kući i na posao.

Ponude za turističke pakete namenjene periodu pre ili posle konferencije treba poslati zajedno sa samim pozivom na konferenciju. Potencijalni učesnici tada imaju vremena da razmisle o mogućnosti da produže svoj boravak i da o tome razgovaraju sa svojim supružnicima i poslodavcem. Štaviše, njihovi supružnici mogu odlučiti da im se pridruže na putovanju, što znači da će zajedno više i potrošiti.

Kongresni biroi mogu i ovde odigrati korisnu ulogu. Kada znaju da će naredne godine veliko međunarodno udruženje u njihovom gradu održati veliku godišnju konferenciju, jedan do dva zaposlena iz Kongresnog biroa trebalo bi da prisustvuju konferenciji tog udruženja u tekućoj godini bez obzira gde se ona održava. Mogu postaviti svoj šalter za informacije u foajeu kongresnog centra i deliti brošure, promovisati atrakcije svog mesta i davati učesnicima ideje o tome kako bi svoje učešće na konferenciji naredne godine mogli da pretvore u prijatan odmor.

Ovakve aktivnosti mogu biti veoma efikasne u pretvaranju poslovih putnika u turističke posetioce, od čega sve strane mogu imati koristi. A oni koji će od toga imati najviše koristi su sami učesnici konferencije koji će uživati u vremenu provedenom u opuštanju i razgledanju atrakcija i znamenitosti mesta gde se održava konferencija umesto da samo dolete u grad i iz njega odlete a da ni najmanje nisu iskusili njegove draži.