Kada organizujemo neki događaj, ono što svakako želimo, jeste da ostavimo
dobar utisak na učesnike. Želimo da probudimo interesovanje, zadivimo ili iznenadimo,
da izazovemo emocije. Kako to da učinimo? Pre svega, šta je ono što
najviše utiče na ostavljanje dobrog utiska kada prisustvujemo događaju? Šta
se najviše ceni? Ovo pitanje postavili smo profesionalcima iz event industrije
regiona. Evo šta su nam odgovorili.

Pre svega, ostavljanje dobrog utiska o nekom događaju zavisi od mnogo faktora, na neke može da se utiče, na neke ne. Ne može, recimo, da se utiče mnogo na raspoloženje koje su
učesnici poneli sa sobom ili kako se osećaju. Ako je neko krenuo na događaj neraspoložen, iznerviran ili ga je bolela glava, velika je verovatnoća da događaj neće ostaviti fenomenalan
utisak. Ako je pak krenuo na događaj dobro raspoložen, čuvši radosnu vest ili zadovoljan nekim uspehom, čitav događaj će verovatno posmatrati drugim očima.

Ono kako se osećamo, bez dileme, utiče na to kakve informacije uopšte primamo do mozga, a zatim i kako ih percipiramo. Verujem da bar polovina učesnika nekog događaja
ne primećuje sve pozitivne detalje posvećene njima. Tu mislim, primera radi, na personalizovana mesta za sedenje ili personalizovane poruke, smernice, ophođenje prema njima, detalje dizajna i nekih dodatnih aktivnosti usmerenih i prilagođenih baš njima i slično.

Sa druge strane, znam, da bar polovina učesnika događaja ume da bude jako stroga ako primeti makar jednu stvar, može biti stvarno i sitnicu, koja u datom trenutku nije po volji ili zaista i nije ispravna, a koja može da obeleži čitavu njegovu (njenu) percepciju događaja. I sve ostalo dobro da padne u vodu. Poenta je da nije nimalo lako oduševiti prisutne i dobiti visoku ocenu za organizaciju događaja.

Međutim, postoje određene stvari koje neosporno utiču na dobar utisak na događaju, i na njih posebno treba obratiti pažnju prilikom organizovanja istih. Različiti su kriterijumi ostavljanja utiska za korporativne događaje, seminare i konferencije ili tim bildinge. Zato smo tako i podelili pitanja koja smo postavili profesionalcima iz event industrije regiona.

Kako ostaviti dobar utisak na… korporativnom događaju?

Event profesionalci se slažu da kada prisustvuju nekom korporativnom događaju ljubazni domaćini i njihovo obraćanje kao i ljubazno osoblje imaju najviše uticaja na ostavljanje
utiska. Ovo je vrlo zanimljiva konstatacija. Ona ukazuje da, ono što najviše utiče, jeste zapravo socijalnog karaktera i zavisi, vrlo jednostavno, od ljubaznog i prijatnog
ponašanja! Nije teško biti fin, samo to često zaboravljamo.

Ovim kriterijumima treba dodati i ukupnu atmosferu na događaju, koja, prema mišljenju ispitanika, veoma utiče na ukupan utisak. Muzika je sledeća po važnosti, zatim dizajn događaja i brending, sam prostor u kome se događaj odigrava, kao i hrana i piće. Zatim, naravno, ceni se korišćenje napredne tehnologije na događaju, ali ne treba zaboraviti ni lokaciju događaja, kao ni organizovanje dodatnih zabavnih aktivnosti.

Od ponuđenih kriterijuma, možemo reći da poklon kesa najmanje utiče na ostavljanje opšteg utiska. U nastavku dajemo grafički prikaz kriterijuma koje su event profesionalci označili od najmanje važnog do onih koji najviše utiču na ostavljanje utiska na korporativnom događaju. Ovim kriterijumima, event profesionalci su dodali i važnost praćenja satnice događaja, sa čim se apsolutno slažemo.

Ostavite dobar utisak na… konferenciji, kongresu, seminaru

Kada govorimo o događajima informativno-edukativnog karaktera, tačnije konferencijama, kongresima, seminarima i slično, teme o kojima se na njima govori ostavljaju ubedljivo najveći utisak, a njih u stopu prate sadržaj i način predavanja, kao i govornici i predavači. U ovom slučaju ljubazni i srdačni domaćini su i dalje značajni, ali ne u toj meri kao kod korporativnih događaja.

Ljubazno osoblje igra ovde nešto važniju ulogu od domaćina. Možemo reći da su kafe pauza i hrana ocenjeni kao najmanje bitni za celokupni utisak. Korišćenje napredne tehnologije i reputacija samog događaja, su sledeći po važnosti, i imaju takođe visoku ocenu. Iako u proseku, značaj prostora ima visoke ocene, ima manji značaj nego kod korporativnih događaja. Lokacija, na osnovu odgovora, je još manje bitna nego u prvom slučaju.
Na uticaj moderatora i dizajna događaja, čini se, da su najviše podeljena mišljenja o njihovom značaju.

Ovim kriterijumima, na sugestiju onih koji su učestvovali u odgovorima, dodajemo još važnost praćenja satnice događaja, kvalitet tehnike i ozvučenja, ali ne treba zaboraviti ni
saobraćajnu dostupnost prostoru.

Kako ostaviti dobar utisak kada organizujete… tim bilding?

Kada organizujete tim bilding, fokus, vrlo logično, treba da bude na konkretnom tim bilding programu, i u tome se svi ispitanici slažu. Tim bilding program je taj koji ostavlja najveći utisak. Zanimljivo je, da je sledeće po važnosti, sa visokim ocenama, jasna i precizna
organizacija – ko, kada, gde, zašto. To sve zajedno doprinosi ukupnoj atmosferi, koja je sledeća po važnosti, zajedno sa društvenim aktivnostima.

Učesnici cene prvenstveno dobar tim bilding program, ali isto tako vole da, dok se zabavljaju, druže i opuštaju, ne moraju da razmišljaju ni o čemu više, tačnije da im je sve jasno, lepo organizovano i objašnjeno. A sve ono što iskrsne tokom događaja, dobar organizator rešava u pozadini, tako da učesnici to ne primete. Zanimljivo je takođe, što dodatni sadržaji hotela uopšte ne igraju toliko značajnu ulogu koliko se možda smatra. Naime, oni se nalaze pri samom dnu lestvice, a ispod ovog kriterijuma nalaze se samo hrana i piće, koji, sudeći po rezultatima istraživanja, igraju najmanje važnu ulogu prilikom organizacije tim bildinga.Takođe, lokacija se postavila bitnija od samog hotela.

Hrana i kafe pauza se pokazala da ima najmanje uticaja prilikom organizacije kongresa, konferencija i seminara, na koje ljudi dolaze prvenstveno zbog tema, govornika i načina predavanja. A najviše uticaja, iako ni tu nije u prioritetima, hrana i piće ima na korporativnim događajima. Ukupna atmosfera se pokazala da ima važan uticaj na sve vrste događaja, najviše na korporativnim, a najmanje na edukativnim.

Korišćenje napredne tehnologije najviše se očekuje na kongresima i seminarima (što je i logično, ako uzmemo u obzir njihov edukativno-informativni karakter), zatim na
korporativnim događajima, a najmanje na tim bilding aktivnostima, iako nisu zabeležene velike razlike u značaju.

Takođe, više se očekuje na polju dizajna i brendinga događaja na korporativnim, nego na edukativno- informativnim događajima. Koju god vrstu događaja da organizujete, grafički smo ostavili prikaz važnosti i uticaja za svaki od kriterijuma, tako da možete da vršite „fino podešavanje“ u skladu sa ciljnom grupom i konkretnim ciljevima događaja.