Događaji su savršen alat za prezentovanje kompanije, povećanje prodaje, izgradnju imidža, povećanje lojalnosti kupaca ali i zaposlenih, izgradnju korporativne kulture. Da li bilo šta od navedenog zvuči da može biti uspešno realizovano ako se razmišlja samo na operativnom nivou?

Kako birate ciljnu grupu za vaš događaj? Da li vam je bitno da bude prisutno što više ljudi i predstavnika medija, ako je glavni cilj prodaja? Na primer, radite u auto industriji i upravo planirate lansiranje novog modela. Krajnji cilj je, naravno, prodaja što većeg broja primeraka. U redu je na događaj pozvati dosta ljudi, ali je mnogo važnije pitanje da li su ti ljudi zaista i potencijalni kupci ili mogu direktno da dovedu potencijalne kupce. U ovom slučaju mnogo je bolje imati 100 realnih kupaca nego 400 ljudi koji su došli da bi popili besplatno piće, a možda čak ni ne voze automobil.

U današnje vreme takođe se često dešava da kompanije angažuju iste osobe kao govornike na svojim panelima ili ih uzimaju kao brend ambasadore. Što naravno nije problem kada govorimo medicini, farmaciji i srodnoj industriji. Ali, kada se radi o komercijalnoj sferi, dobijate copy paste situaciju. Parametri po kojima se te osobe biraju postaju upitni i stiče se utisak da su rezultat isključivo njihove popularnosti u datom trenutku. Ako se razmišlja dugoročno i strateški, osobe koje predstavljaju kompaniju treba birati na osnovu zajedničkih vrednosti i stručnosti, a ne isključivo na osnovu trenutne popularnosti. Važan je momenat i preispitivanja uzroka nečije popularnosti. I on bi trebalo da bude u skladu sa vrednostima kompanije i njene ciljne grupe.

Pri izboru prostora za organizaciju događaja neretko se dešava isti scenario. Ako se bira između prostora koji je po ceni i lokaciji odličan, ali klasičan, već viđen, standardan prostor za konferencije, i drugog, koji je luksuzniji, nestandardnog dizajna ali skuplji, event menadžer koji se samo operativno bavi događajem, kratkoročno razmišlja i samim tim ne vidi širu sliku, izabraće opciju broj jedan. Ali ako se misli na duže staze i poznaje strategija kompanije da se, recimo, u naredne tri godine pozicionira kao luksuzniji brend, za specifičnu klijentelu, verovatno je strateški bolja odluka druga opcija. Jer, podsetimo, kompanija vrlo jasno komunicira svoju strategiju i kroz događaje koje organizuje.

Poenta je da operativni deo događaja može biti besprekorno odrađen. Satnica poštovana, sve je postavljeno na vreme, nije bilo nepredviđenih situacija. Ali, događaj ipak ne bude uspešan zato što strateški nije dobro osmišljen i postavljen. Iz ugla strateškog planiranja, sve gore navedeno neće dati dobre rezultate. U tom smislu, evo nekoliko važnih stvari na koje će svaki dobar strateg posebno obratiti pažnju.

Da li je vaš događaj SMART?

Da biste mogli da događaj sagledate sa strateške tačke, zapitajte se da li događaj koji planirate ima sve SMART komponente – Specific, Measurable, Attainable, Relevant i Timely. U prevodu: ko je ciljna grupa, da li je moguće izmeriti rezultate, da li to možeš izvesti/kakva pomoć ti je za to potrebna, da li je relevantan i da li je određen i napravljen vremenski raspored?

Ciljevi događaja su postavljeni, šta sad?  

Dalje osigurajte da svi, apsolutno svi!, koji su uključeni u organizaciju događaja idu ka tom cilju. Naravno, u skladu sa pozicijama na kojima su. Važno je i da vaša očekivanja budu u skladu sa tim, kao i preferencijama, kapacitetima i interesovanjima vaših kolega. Vratimo se na prvu rečenicu ovog pasusa uz jednostavan primer: ukoliko organizujete tim bilding ili je pauza za ručak na konferenciji predviđena za minglovanje i bolje upoznavanje učesnika, potrudite se da to bude švedski sto kako biste ohrabrili tu ideju. Ljudi će se spontano okupljati, porazgovarati ili upoznavati.

Koristite tehnologiju

Ušli smo u 2020. godinu i stoga ne očekujte da će doći do smanjene upotrebe tehnologije! Upravo suprotno. Počnite da koristite alate koje do sada niste, zainteresujte se više i naučite kako da pomoću, na primer posebno dizjaniranih aplikacija, dođete do dragocenih podataka. Od toga koliko je ljudi prisustvovalo, preko kreiranja iskustva do, na primer, uštede u papiru koju ćete napraviti. Naravno, vodite računa da ne preterate sa uprotrebom tehnologije jer, ipak, najvažniji jeste kontakt osobe sa osobom.

Da li je događaj „samoʺ događaj?

Nije. Događaji su neodvojivi i sastavni deo kompanije. Stratezi znaju da svi mi, pojedinačno, igramo važnu ulogu i imamo odgovornost za način na koji će okruženje razumeti poentu samog događaja. Samim tim i kako će kompanija biti precipirana i/ili shvaćena. Da li je to što su učesnici videli, čuli i primetili u skladu sa onim što kompanija predstavlja, sa njenim vrednostima i težnjama. Odabir hrane i pića, mesto održavanja, predavanja koja će biti održana – sve su to stavke kojima iz gorepomenutih razloga treba posvetiti posebnu pažnju.

Bolje je zapisivati nego pamtiti

Važne strateške odluke koje ste doneli je bolje zapisivati nego pamtiti jer teško da ćete sve podatke, cifre i detalje moći da zapamtite. Napravite dokument u kom ćete voditi precizno sve u vezi sa budžetom, uštede koje ste imali, povratne informacije koje ste dobili od učesnika, broj ljudi koji je prusustvovao, opservacije na temu šta je bilo dobro, a šta se može popraviti ili doraditi. Vaši nadređeni ili klijenti će sigurno umeti da cene takav tip izveštaja nakon samog događaja.

I na kraju, potrebno je da budete prilagodljivi i hrabri. Izađite iz svoje zone komfora i pogledajte stvari iz druge perspektive. Budite promišljeniji i maštovitiji kada radite na „dizajnu događajaʺ, mislite o tome na koji bi način svaki njegov aspekt mogao uticati na samu kompaniju, u pozitivnom, ali i negativnom kontekstu. Napravite optimizaciju novčanih sredstava koji se tiču sastanaka/događaja/kongresa/tim bilding aktivnosti kroz planiranje i uštedu troškova.

Niko nije rekao da je prelazak sa operativnog na strateško razmišljanje lako, zar ne? 🙂