U svakom poslu postoje ključne osobine i veštine koje je potrebno posedovati i razvijati kako bi ga obavljali uspešno. U ovom broju istražujemo koje osobine i veštine čine uspešnog Event planera.

Kako izbeći najčešće greške? A ako se dese, kako ih rešiti? Koji savet dati mladim kolegama? Ova pitanja postavili smo iskusnim regionalnim event profesionalcima iz kompanija, hotela i agencija.

Ako se pitate koje su vam osobine potrebne da bi bili uspešni u poslu organizovanja događaja, najvažnije je, za početak, da ste ljubazni i strpljivi. Društvenost, razumevanje
potreba, predusretljivost i veština uspostavljanja dobrih odnosa sa ljudima su generalno važni u svim segmentima event menadženta. Učesnici u istraživanju ističu strast,
entuzijazam i energičnost u ovom poslu. Bez ovih osobina, može da se desi da brzo „pregorite”. Skoro podjednako važno je da ste pouzdani, dosledni i sigurni u sebe, svoje sposobnosti i ono što radite, što će vam dalje pomoći da ste u stanju da brzo donosite odluke, koja je jedna od sposobnosti za koju su učesnici u ovom istraživanju naveli kao prioritet.

Ukoliko radite u kompaniji i zaduženi ste za organizaciju događaja, neophodno je da baratate svim informacijama vezanim za događaj, da znate koji je njegov cilj, da ga razumete – kako biste bili sigurni u ono što radite i zahtevate dalje u lancu procesa organizacije. Isto tako, ukoliko radite u hotelu ili nekom drugom prostoru, neophodno je da sam prostor poznajete kao „svoj džep”, koje je površine, kapaciteta, mogućnosti adaptacije i slično. Što detaljnije, to bolje.

Sledeće po važnosti, jeste da ste fleksibilni prema zahtevima i adaptivni na trenutne ili novonastale situacije, što opet ima veze sa empatijom i razumevanjem potreba, ali i strpljenjem, kao što je pomenuto na početku. Za ovaj posao svakako treba da budete
i kreativni, što će vam neretko trebati kako bi napravili nešto jedinstveno, a možda i prilikom rešavanja nekih problema, ili kako bi nadomestili manjak budžeta. Preciznost, tačnost, organizovanost i spretnost su još neke od osobina bez kojih nećete dugo ostati u poslu event planera.

Što se tiče veština, na prvom mestu su veštine komunikacije, slušanje sagovornika i tačno prenošenje informacija. Sledeće po važnosti jeste snalažljivost, kao i sposobnost postavljanja, a zatim i ostvarivanja ciljeva. Bez organizacionih veština, to je teško ostvarivo. Pregovaračke sposobnosti su takođe značajne u ovom poslu, kao i sposobnost sagledavanja svih delova posla kao celine, ili sportski rečeno, potrebno je imati dobar pregled igre, ali i biti timski igrač.

Prilikom planiranja događaja, koje po pravilu traje duže od same realizacije, event profesionalci koji su učestvovali u istraživanju smatraju da je najbitnije dobro osmisliti i postaviti cilj i u skladu sa tim kreirati sadržaj, napraviti strategiju i plan, kao i pravi izbor saradnika, zatim jasno definisati ponude, uslugu i uslove. Pravovremeno dogovoriti i potvrditi prostor kao i listu učesnika, ali i uvek imati plan B. Detaljan plan i kostur svih aktivnosti sa tačno definisanim rokovima za svaku pojedinačnu fazu planiranja događaja, ali u isto vreme treba voditi računa da se ne izgubi iz vida generalna slika.

Najčešće greške Event planera

Kako event profesionalci koji su učestvovali u ovom istraživanju navode, najčešće greške proizilaze iz loše komunikacije, nepredviđanjem rizika, nedovoljne razrade događaja odnosno potrebnih detalja i na vreme. Tako da su najčešće greške:

· Nerazumevanje sa klijentom – klijent misli i podrazumeva neke usluge ili uslove, a planer ih ne proveri ili ne bude dovoljno jasan tokom davanja ponude (verbalne i/ili pismene)
· Nepredviđanje kriznih situacija ili rizika
· Nepoznat broj ljudi koji dolazi na događaj
· Nedovoljno poznavanje ciljne grupe
· Neobraćanje pažnje na detalje
· Informacije ne prosleđuju pravovremeno
· Rade stvari u zadnji tren
· Vođenje aktivnosti usmeno, bez plana

Nepredviđene situacije se u praksi, čak i uz detaljno planiranje, ipak sa vremena na vreme, dese. U tom slučaju snalažljivost, pribranost i fleksibilnost dolaže do izražaja, a mi vam prenosimo nekoliko primera iz ličnog iskustva event profesionalaca iz hotela.

Vesna Vlatković, Marketing & PR menadžer, A Hoteli

Bila sam gost predavač na skupu gde je „zatajila” tehnika pa sam umesto planirane PP prezentacije slušaocima rekla: „Pošto znam da vi u komunikaciji sa klijentima nemate ništa sem sebe, sada ću i ja ugasiti kompjuter i pokazati vam da vas u sve mogu ubediti samo rečima”. Bilo je to jedno od boljih predavanja jer me adrenalin faza „naterala” da dam svoj maksimum.

Bojana Kuzmanović, Menadžer sektora za kongrese i skupove, MK Resort

Problemi se rešavaju brzom reakcijom i nalaženjem alternativnog rešenja. Recimo, kada je pregoreo video bim u jednoj sali, gosti su pozvani na koktel dok se druga sala namestila, kako bi se nastavilo nesmetano odvijanje programa.

Ranka Gismondi, Event Manager, Milenij Hoteli

Usred velikog događanja na otvorenom prostoru je neočekivano počeo pljusak i velika kiša; uz vrlo profesionalan i sposoban tim kolega koji su bili uključeni u event, brzo sam reagirala te je event prebačen u unutrašnji prostor, a sa izvođačima sam u roku 10 minuta dogovorila alternativno rješenje (plan B) kako bi se cijela stvar odradila najbolje moguće u gotovo najgorim mogućim uvjetima tog trena.

Saveti za mlade kolege

Kaže se, sa razlogom, da je dobar savet zlata vredan. Iskusni event profesionalci koji su učestvovali u ovom istraživanju bili su ljubazni i podelili sa nama savete koje imaju za mlade kolege. Prenosimo Vam neke od njih.

· Strpljenje ☺
· Stalno usavršavajte veštinu slušanja. Ne samo da saznate šta klijent govori, već i šta želi.
· Ne postoji druga šansa.
· Nikada ne mogu SVI biti zadovoljni.
· Strpljivost i saznanje da su ljudi različiti.
· Posvetite veliku pažnju detaljima i vodite računa o tome da se mnoge stvari ne podrazumevaju.
· Važno je da se uz dobar event zna i kome je namenjen; kako doći do ciljne grupe i kako izmeriti efekte eventa.
· Dobro se informirajte prije nego krenete u realizaciju projekta i istrajte u svojim čvrstim stavovima, ali nikako ne dopuštajte da Vaš ego i nefleksibilnost usporavaju u osobnom i poslovnom razvoju.
· Doslijednost i korektnost prema ljudima sa kojima surađujete će Vam možda koristiti i više od budžeta sa kojim raspolažete.
· Ovo je vrlo stresan posao (a kako da se stresom izborite pročitajte u tekstu Kako se nositi sa stresom u Event industriji) što ljudi često uopće ne razumiju i na posao event managera gledaju kao na vrstu „zabave”. Ovo je posao u kojem ste Vi zadovoljni tek nakon završetka događanja na kojem su se svi ostali dobro „zabavili”, a kao rezultat Vašeg rada.
· Na svaku grešku treba gledati kao na naučenu lekciju. Ne treba dozvoliti da Vas greške obeshrabre, već iz njih treba učiti.