Organizacija događaja zahteva puno resursa, od materijalnih do ljudskih, pogotovo u današnje vreme kada se granice za izuzetne događaje koji treba da zadovolje rastuće zahteve i očekivanja učesnika, sve više pomeraju. Jasno je da organizatori događaja imaju veliki zadatak pred sobom. Jedan od načina za smanjivanje troškova uz zadržavanje standarda mnogi organizatori događaja uspevaju da ostvare uz pomoć korišćenja koncepta ekonomije deljenja („sharing economy“).

Jednostavno rečeno, ekonomija deljenja predstavlja eko sistem koji čine: ljudi, proizvodnja, vrednosti i sistemi razmene, distribucija, planeta, moć, zajedničko pravo, komunikacija, kultura, i budućnost.

Ljudi zapravo čine suštinu ekonomije deljenja. Oni predstavljaju pojedince, ali i kompanije, organizacije i asocijacije koje imaju ustanovljen sistem deljenja, koji doprinose, ali imaju i korist od deljenja.

Kada govorimo o proizvodnji, ljudi, organizacije i zajednice su proizvođači određenih proizvoda ili usluga koji se putem tehnologija mogu širiti po celom svetu.

Vrednost i sistem razmene se ne ogledaju isključivo u finansijskoj dobiti, već u njoj postoje različiti oblici razmene, podsticaja i stvaranja vrednosti. Kod ekonomije deljenja sredstva se nikada ne upotreljavaju samo jednom, već se iznova i iznova distribuiraju raznim stranama.

Vođenje brige o planeti je još jedan aspekt ekonomije deljenja, pa se pokušava uticati na pojedince ali i na zajednice na smanjenje štetnih stvari za planetu.

Moć se može ogledati u mogućnosti nekih organizacija ili asocijacija da pomognu pojedincima ili pak da podrže neku inicijativu, dok se zajedničko pravo odnosi na postojanje poverenja i poštovanje dogovora i propisa.

Komunikacija se ogleda u stalnom deljenju informacija i znanja koje su dostupne svima, bez obzira da li se radi o pojedincu ili pak o kompaniji ili organizaciji.

Kultura deljenja se odnosi na poslovnu kulturu koja podrazumeva efikasno korišćenje sredstava/resursa, a ono što je neizbežno jeste činjenica da u današnje vreme koncept ekonomije deljenja u budućnosti nećemo moći da ignorišemo.

Koncept deljenja nije nov, s obzirom da su svi bilo u privatnom, ili pak poslovnom životu nekada nešto delili (na primer fabrike su delile razne mašine), ali kada govorimo o ekonomiji deljenja u kongresnoj industriji, onda možemo slobodno reći da se radi o relativno novom konceptu.

Kako je ekonomija deljenja našla svoje mesto u kongresnoj industriji?

Opšte je poznato da je za organizaciju bilo kog događaja potreban određen budžet. Organizatori događaja su imali, a i dalje imaju zadatak da događaj isplaniraju u skladu sa budžetom, koji je neretko, manji od prethodnog, samo su očekivanja veća.

Shodno tome došlo je do stvaranja, odnosno upotrebe ekonomije deljenja. Ekonomija deljenja u kongresnoj industriji može se odnositi na deljenje raznih sredstava ali i resursa.

Naime, prilikom organizacije događaja organizator u skladu sa temom može kontaktirati određene institucije za pomoć, da li u vidu iznajmljivanja prostora ili pak medijske podrške za promociju događaja. Ovo je recimo praksa kod raznih nevladinih organizacija, ali i mnogih drugih. Naravno ovo se može ostvariti jedino ako obe strane imaju određenu korist.

Što se tiče iznajmljivanja sredstava kao što je na primer tehnička oprema, organizatori jednog događaja mogu razmatrati opciju da podele troškove sa organizatorom nekog drugog događaja koji se održava u istom prostoru, u kratkom vremenskom razmaku, ili ako su bukvalno jedan za drugim, a potrebna im je slična oprema. Takođe, organizatori mogu podeliti i troškove organizovanja puta, naravno ukoliko to njihova pravila dozvoljavaju.

Dekoracija prostora svakako može biti još jedan od primera ekonomije deljenja u kongresnoj industriji, pa se tako dekoracija od nekog prethodnog događaja može iskoristiti za novi događaj. Ili, uz umrežavanje od strane event menadžera iz hotela, organizatori dva nekonkurentna događaja, mogu unapred da se dogovore i, sa malo kompromisa sa obe strane, isplaniraju dekoraciju koja odgovara obema stranama, uz podeljene troškove.

Na ovu temu interesantna je platforma Showslice koja organizatorima omogućava da putem poverljive platforme dele svoje zahteve za potrebnim proizvodima, a sa ciljem koordinisanja opreme, smanjenja troškova i izbegavanja uticaja na životu sredinu putem događaja koji dele isti prostor.

Postoje sajtovi koji posluju samo na osnovu ovog koncepta, pa tako na primer neko može postaviti oglas da putuje negde, i da poziva one koji takođe putuju na istu destinaciju da podele troškove puta.

Iako za sada i nema veliku primenu u kongresnoj industriji, za one koji žele da smanje troškove smeštaja ili putovanja, ne možemo da ne spomenemo globalno uspešne platforme zasnovane upravo na ovom konceptu – Airbnb i Uber.

Jedan od primera savremene primene ekomonije deljenja jesu i sada popularni coworking prostori. U pitanju su zajednički radni prostori, u kojima individualci, obično frilenseri i samozaposleni, dele sa drugima, obično ne iz iste kompanije, radni prostor, kancelariju, opremu. Može da se desi i da kompanije koriste ove prostore kada periodično imaju povećan broj zaposlenih, pa ukoliko nemaju mesta u sopstvenim kancelarijama, šalju ih coworking prostore.

Ne direktno vezana sa ekonomijom deljenja, ali povezana sa razvojem ekonomije i moćnim uticajem mnogih pojedinaca na neki rezultat, jeste Crowdfunding, koji omogućava razvoj dobrih ideja i projekata uz mnoštvo zainteresovanih pojedinaca, a ne, kao pre, samo uz pomoć par velikih investitora. Crowdfunding, po definiciji predstavlja „praksu finansiranja projekata ili poslova putem prikupljanja mnogo malih novčanih suma od velikog broja pojedinaca, obično preko interneta”.

Ekonomija deljenja definitivno menja način na koji ljudi kupuju proizvode i usluge, i predstavlja tržište koje privlači investicije i preduzetnike, a ove godine konferencija Ekonomija deljenja (The Sharing Economy Conference 2016), koja se održava 30. juna u Londonu, predstavlja platformu na kojoj će se okupiti sve zainteresovane strane, uključujući velike igrače i startup-ove.

Ekonomija deljenja je koncept koji će uzimati sve više maha i koji će organizatorima pružiti mogućnost za smanjenje troškova prilikom organizacije događaja. Za sada se može reći da postoji malo, ali i razumljivo, nepoverenje od strane organizatora događaja, ali će se vremenom, uz razvoj i primenu zakonskih i sigurnosnih regulativa, i to verovatno promeniti.

Međutim, evidentno je da ovaj koncept deljenja ima prostora za sve veću primenu u kongresnoj industriji, s obzirom na zahteve koje organizatori moraju da ispune kako bi zadovoljili očekivanja i kriterijume učesnika događaja.

Savet za kraj može da bude da razmislite ubuduće na temu da li možete primeniti ovaj koncept u nekom delu organizacije vašeg događaja. Možda je rešenje na dohvat ruke, čak lako izvodljivo, samo nije do sada traženo u tom pravcu.