Predprojektni sastanak je obično sastanak tipa radionice i može da traje od 1 do 3 dana. On obično obuhvata nekoliko aktivnosti poput definisanja projekta, pregleda biznis-plana, tim bildinga aktivnosti, definisanja tima, analize rizika…

Prvi projektni sastanak je prilika za upoznavanje ostalih sa planom za vođenje projekta do uspešnog završetka. To je prednost i prilika za podizanje energije grupe, utvrđivanje odgovarajućih očekivanja i uspostavljanje smernica koje će pomoći da se projekat završi na vreme i u okviru budžeta.

Projekti mogu da variraju po veličini, ali najčešće okupljaju ljude iz različitih okruženja, različitih funkcionalnih delova organizacije, pa čak i različitih delova sveta u jedan projektni tim. Okupljanje ove šarolike grupe i njeno usmeravanje i podsticanje na zadatak je svrha predprojektnog sastanka.

Dobro isplaniran predprojektni sastanak daje ton za uspešan projekat, s toga bi trebalo da prođe kroz nekoliko koraka, predstavljenih u nastavku kao savete za postizanje toga.

Prvi je izgradnja okvira projekta. Definisanje odgovore na pitanja kao što su: Šta su ciljevi projekta? Ko su zainteresovane strane? Koji su kriterijumi za uspešan završetak? Koji su poslovni ciljevi?

Drugi korak je identifikovanje članova projektnog tima i njihovih odgovornosti. Potrebe za resursima mogu da variraju na osnovu veličine, složenosti i prirode projekta. Definisanje odgovore na pitanja kao što su: Ko šta radi? Koje su odgovornosti svakog člana? Koje su procedure izveštavanja? Takođe, sačinjavanje liste pretpostavki projekta je važno da bi članovi projektnog tima bili svesni glavnih pretpostavki koje važe za projekat. Na primer, verbalizovanje pretpostavke da je svaki član tima izabran i stavljen na raspolaganje za projekat od strane svog menadžera kako bi osigurao uspeh projekta. Ta pretpostavka znači da zadaci koji su im dodeljeni moraju da imaju prioritet, i da svaki učesnik mora da bude posvećen uspehu projekta ukoliko će učestvovati u njemu.

Zatim, sledeći koraci su osmišljavanje preliminarnog projektnog plana i definisanje ključnih faktora uspeha. Savet je da se uštedi dosta vremena tako što će se unapred osmišljavati zadaci, odgovornosti i vremenski okviri projektnog plana. Prolaženje kroz ovu vežbu će pomoći da se oceni da li postoje pravi resursi, da se prepoznaju rizici, i da se odrede odgovarajući vremenski sledovi za zadatke i etape. Takođe, bitno je i korišćenje svih resursa koji su potrebni kao pomoć za osmišljavanje početnog projektnog plana. Poenta toga je da, kada se ode na predprojektni sastanak, već postoji nacrt plana. To će uštedeti vreme i dovesti do bržeg započinjanja projekta.

Kada je tim okupljen i podeljene jasne odgovornosti, članova tima bi trebalo da ocene svoje odgovornosti u zadatku i vremenske okvire što se tiče razumnosti, kompletnosti i tačnosti.

Pored poslovnog sastanka, važan deo predprojektnog sastanka jesu tim bilding aktivnosti. Dobro poznati razlozi za tim bilding obuhvataju poboljšanje komunikacije i produktivnosti tima, što radno mesto čini prijatnijim, uvežbavanje efikasne saradnje sa članovima tima itd. Svrha tim bilding aktivnosti jeste da pomognu timovima da postanu kohezivne jedinice pojedinaca koji mogu efikasno da rade zajedno i izvršavaju zadatke.

Ovaj primer za održavanje predprojektnog sastanka može da se prilagodi svakome prema određenim prioritetima. Radi veće efikasnosti, preporučuje se dovođenje eksternih konsultanta za organizaciju sastanak.

Na kraju dobrog predprojektnog sastanka, svi prisutni bi trebalo da razumeju pozadinu i razloge projekta, trebalo bi da razumeju ciljeve projekta, da shvate ulogu koju igraju, vremenske okvire, zajedno sa svim važnim rizicima i problemima koji su poznati u tom trenutku.