Kupce u kongresnoj industriji možemo podeliti na dve osnovne grupe: korporativne (naftne kompanije, kompanije iz oblasti farmacije, telekomunikacije, IT, proizvodnje, autoindustrije, inženjeringa, konsaltinga , banke, osiguravajuće kuće i sl. ) i na asocijacije/udruženja.

Asocijacije predstavljaju udruženja pravnih i/ili fizičkih lica koji su povezani zajedničkim idejama i ciljevima. Mogu, pored toga, da budu trgovinska udruženja ili udruženja određene profesije. Na osnovu geografske rasprostranjenosti njenih članova, ali i disperzije njenih aktivnosti i uticaja, ona mogu biti lokalna, regionalna, nacionalna i međunarodna.

Osnovna svrha svih asocijacija jeste da služi interesima svojih članova.

Funkcionisanje svake asocijacije, najprostije rečeno, se zasniva na razvijanju određenih koristi za njene članove, sa ciljem povećanja broja tih članova i samog uticaja asocijacije.

Koristi od pristupanja nekom udruženju mogu biti:

-razvijena baza podataka od značaja za njene članove

-mogućnost umrežavanja sa ciljnim /interesnim grupama

-međusobno povezivanje i upoznavanje njenih članova, kreirajući osnov za njihovu saradnju i razmatranje problematike zajedničke profesije ili interesovanja

-edukacija svojih članova i ostalih koji indirektno utiču na udruženje ili na koje se utiče radom udruženja

-praćenje i razvoj trendova, kao i istraživanje tržišta i davanje prognoza po raznim pitanjima relevantnim za specifičnu oblast

-svojim delovanjem utiču na kreiranje i unapređivanje određene industrije, profesije ili ideje, u zavisnosti od toga koja je svrha osnivanja samog udruženja

-povećava kredibilitet i status onih koji postaju njeni članovi

-organizuje neformalna okupljanja i zabavu za svoje članove isl.

Na osnovu gore navedenih koristi, možemo reći da je organizovanje sastanaka, od neformalnih druženja, upravnih odbora, preko raznih vidova edukacija, seminara i radionica, do kongresa i konferencija, nezaobilazna aktivnost svake asocijacije/udruženja. Znači da, po prirodi svog postojanja, ukoliko funkcionišu kako treba i rade na učvršćivanju svoje pozicije i sopstvenog uticaja, oni se, u manjem ili većem obimu, bave organizacijom događaja.

Postoje takođe i specijalizovane eksterne menadžment kompanije (AMC – Association Management Companies) koje su plaćene da upravljaju Asocijacijama, a samim tim i da se bave organizacijom njihovih sastanaka i konferencija. Ove menadžment kompanije u suštini rade kao profesionalni kongresni organizatori (PCO – professional conference organiser) u ime organizacije koju predstavljaju. Njih takođe identifikujemo kao kupce u kongresnoj industriji.

Kada je reč o Međunarodnim Asocijacijama, kongresi i konferencije koje oni organizuju, obično jedanput godišnje, su od ogromnog značaja, prvenstveno za destinaciju u kojoj se ta konferencija održava.

Primeri takvih događaja su recimo, Evropska konferencija o AIDS-u održana u oktobru 2011. godine kao i Kongres Kardiologa (Kongres za srčanu insuficijenciju) najavljen za maj 2012. godine u Beogradu. Asocijacije koje stoje iza ovakvih događaja jesu Evropsko Kliničko društvo za AIDS (EACS – The European AIDS Clinical Society), odnosno Asocijacija za srčanu insuficijenciju Evropskog kardiološkog društva (The Heart Failure Association of the European Society of Cardiology). Dalji primeri, u Sloveniji 2011 godine recimo, tačnije u Ljubljani, se održala međunarodna EDTNA/ERCA konferencija iza koje stoji Evropsko udruženje medicinskih sestara za dijalizu i transplantaciju / Evropsko udruženje za negu bubrežnih bolesnika (EDTNA/ERCA). Takođe, jedan od velikih događaja u maju 2012. u Sloveniji, kako najavljuju iz Turističke organizacije Ljubljane (www.visitljubljana.si) jeste 35. Godišnji kongres Evropske Asocijacije računovođa (European Accounting Association – EAA). Ovo su sve jako veliki i značajni događaji koji okupljaju od 2-4 hiljade delagata iz svih delova sveta .

Takvi međunarodni skupovi, obzirom da iza njih stoje velike uticajne međunarodne asocijacije, sa respektivnim, najeminentnijim stručnjacima iz određenih oblasti, utiču na razvoj nauke/profesije u zemljama u kojima se ovakav skup organizuje, imaju veliku medijsku pažnju, pa samim tim, oni doprinose poboljšavanju ili učvršćivanju imidža zemlje. Zatim, obezbeđuju apsolutnu popunjenost smeštajnih i ugostiteljskih kapaciteta, obzirom da broje veliki broj učesnika, često i više hiljada njih, razna sponzorstva, dodatnu zaposlenost onih koji učestvuju u samoj organizaciji, od agencija/e koje su zadužene za logistiku, smeštaj, brendiranje prostora, pre & post tura, tehničke opreme, prevodilačke usluge itd.

S toga, ne čudi činjenica, kada bilo kom učesniku u kongresnoj industriji, pogotovo onima koji su pružaoci usluga, hoteli, prostori, profesionalne agencije za organizaciju isl, zacakle oči kada čuju da imaju neku asocijaciju kao potencijalnog kupca, tj korisnika njihovih usluga.

Ono što im, sa razlogom, tada prolazi kroz glavu, jeste: veliki skup, medijska pažnja, visok kredibilitet, dobra referenca za buduće događaje, učesnici uglavnom iz regiona i inostranstva, visoka potražnja sa dodatnim pre&post turama.

Zato možemo reći da asocijacije spadaju u krem kupaca u kongresnoj industriji.

M.Š.