Kvalitet ponuda koji dobijamo je direktno povezan sa kvalitetom upita koji šaljemo. Ako ne kažemo dobavljačima tačno šta nam je potrebno i šta želimo, oni ne mogu da izađu u susret našim očekivanjima.

Oko gore navedenog, slažu se svi menadžeri i direktori prodaje u hotelima, event prostorima i agencijama u regionu jugoistočne Evrope koji su učestvovali u istraživanju koje je SEEbtm magazin sproveo u drugoj polovini 2012. godine.

Cilj istraživanja je da istaknemo šta je najbitnije prilikom sastavljanja i prosleđivanja upita hotelima i agencijama, kao i na šta organizatori treba najviše da obrate pažnju prilikom sastavljanja istog, kako bi uzajamna komunikacija tekla lakše, brže i sa manje nesporazuma.

Elementi dobrog upita

• Navesti šta vam je sve potrebno
• Opisati svrhu i ciljeve događaja
• Rangirati zahteve po važnosti. Koji su zahtevi koji moraju da se ispune, a koje bi bilo lepo dodatno obezbediti?
• Zahtevi moraju biti merljivi. „Konferencijska sala treba da bude adekvatna” – ne govori puno o tome kakva sala je potrebna
• Kako će se vršiti evaluacija dobijenih ponuda? Izlistati po važnosti faktore, kao što su cena, lokacija, sadržaji objekta, raspoloživi datumi i sl.
• Izvršiti početnu selekciju ponuđača, a zatim samo kvalifikovanim poslati upit

95% ponuđača usluga u kongresnom turizmu dobija upite putem e-mejla, dok ostali upite dobijaju telefonskim putem ili usmeno, na sastanku. Nakon toga, upit se šalje i elektronskim putem. Svaki upit na kraju treba da stigne u pismenoj formi, na mejl.

Organizatori koji rade događaje u regionu jugoistočne Evrope (njih 60%) šalju jasno i precizno formulisan upit, sudeći po odgovorima onih koji primaju te upite.

40% zahteva za ponudu nije dovoljno jasno i detaljno

PCO agencijama češće stižu nepotpuni upiti nego hotelima, mada je opšti utisak da stalni i višegodišnji klijenti, kao i oni koji imaju više iskustva u organizaciji, šalju precizno formulisane upite.

Organizatori uglavnom pravovremeno šalju upite hotelima i agencijama, nekada čak i ranije nego što ima potrebe. Ipak, u poslednje vreme se za manje događaje primećuje sve više „last minute” upita, što može da rezultuje odbijanjem zbog popunjenosti kapaciteta. Za velike kongrese upiti stižu uvek na vreme.

U slučaju prevodilačkih usluga i tehničke opreme, zahtevi za ponudu se često traže u veoma kratkim rokovima, što može da utiče na povećanje cene usluga ili da ista ne može da bude izvršena.

Mali broj klijenata ima zahteve vezane za CSR (društveno odgovorno poslovanje) niti traži izveštaje o društveno odgovornom poslovanju hotela / kongresnog centra. Ako takvi zahtevi i postoje, u pitanju su nevladine organizacije i kompanije koje posluju na globalnom nivou.

Ono što se najviše izdvaja u sprovedenom istraživanju, jeste veliki uticaj jasnog i preciznog upita, sa svim detaljima, na brzinu odgovora, odnosno davanje ponude. Dobra ponuda zavisi od tačnosti zahteva i što više navedenih detalja. Bez tih „ulaznih“ informacija gotovo da je nemoguće napraviti kvalitetnu ponudu.

Dobro formulisan upit je veoma bitan kako bi se na isti dobio precizan odgovor sa preciznom cenom. Kada to nije slučaj, dosta vremena se gubi na dobijanje tih istih informacija i preciziranje potrebnih detalja.

Dobar i kvalitetan upit može ubrzati proces sastavljanja ponude za 80%

Dešava se da organizatori pošalju upit koji nije adekvatan njihovim stvarnim potrebama. U smislu da inicijalno pošalju upit sa zahtevima koji se, kroz dalje dogovore i komunikaciju, promene. Recimo, traži se ponuda za 150 ljudi u dve konferencijske sale, 2 kafe pauze i ručak. Na kraju bude 80 ljudi u jednoj sali, sa jednom kafe pauzom, bez ručka, ali sa lanč paketima i dodatnim aktivnostima, među kojima treba da bude i paraglajding.

Izmene i dopune zahteva za ponudu mogu da budu problem ukoliko se dese u poslednji čas, pa se ispostavi da bukirani hotel nema sadržaje koji su u stvari potrebni ili da je sama lokacija neodgovarajuća ili nešto slično, što ceo proces može da vrati na početak, a vreme za pripremu događaja je pri kraju.

Sve je to deo problematike organizacije događaja, a hoteli i agencije treba da imaju i savetodavnu ulogu i pomognu svojim predlozima i sugestijama, ali je svakako bolje da nesporazuma i grešaka u zahtevima ima što manje, kako bi sve teklo lakše i brže.

Najčešće nepreciznosti u upitima:

– navede se veći broj učesnika od onog koji na kraju prisustvuje događaju

– traži se više sala za rad nego što je potrebno

– ne znaju se potrebe i zahtevi predavača i govornika

– ne zna se tačno koliko hrane i pića je potrebno

– nije jasno utvrđen cilj događaja, što dalje vodi ka tome da nisu jasne potrebe odnosno zahtevi

Precizan i detaljan upit treba da sadrži sledeće informacije (na osnovu informacija prikupljenih ovim istraživanjem):

• Naziv kompanije/organizacije
• Kontakt osoba
• Datum i vreme održavanja, ako je moguće i alternativni datum
• Broj učesnika (minimum, optimum, maksimum)
• Kategorizacija hotela
• Broj i struktura soba, kao i vrsta usluge (BB, HB…)
• Potrebne F&B usluge (piće dobrodošlice, pauze za kafu, svečane večere, vrsta posluženja…)
• Broj konferencijskih sala, potrebni kapaciteti i vreme korišćenja
• Postavka konferencijskih sala (U oblik, T oblik, učionica, konferencija, pozorište, banket itd)
• Opremanje sala (pozornica, govornica, plesni podijum, sto za registraciju, sto za propagandni materijal, imena na stolovima, dekoracije i cveće…)
• Potrebna tehnička oprema (standardna oprema + eventualno snimanje, prezentacije, simultani prevod, video konferencija…)
• Potreba za ostalim sadržajima hotela (wellness, sportski tereni, garaža, parking i sl.)
• Preliminarni program po danima
• Transferi
• Dodatne usluge i posebni zahtevi (vodič, izleti, animacija, pomoćno osoblje za animaciju, hostese i sl.)
• Budžet koji je na raspolaganju za događaj
• Datum finalne odluke organizatora

Upit za pismene prevode trebalo bi da sadrži sledeće informacije:

• Mesto (grad, hotel itd.), ako prevođenje nije na lokalitetu, da li je organizovan prevoz i smeštaj
• Jezička kombinacija i terminologija
• Da li je obezbeđen materijal za pripremu prevodilaca u vidu prezentacije i sl.
• Da li je potrebno konsekutivno prevođenje ili simultano iz kabine
• Agenda ili tačna informacija od koliko do koliko traje prevođenje sa uračunatim pauzama
• Broj učesnika skupa
• Posebni zahtevi, ukoliko postoje (da prevodioci dođu ranije, da su ženskog/muškog pola itd.)

Branša i struktura učesnika, da li je događaj lokalnog, regionalnog ili međunarodnog učešća, koji su ciljevi i fokus događaja – to su dodatne informacije koje su uvek dobrodošle i uveliko pomažu da se sastavi što kvalitetniji upit, kako bi i realizacija samog događaja bila što kompletnija, sa potrebnim finesama.

Na kraju krajeva, sitnice su te koje naprave razliku između prosečnih i vrhunskih događaja.

Portal www.kongresniturizam.com je specijalizovan za pronalaže­nje hotela, prostora, usluga i organizaciju svih vrsta događaja. Tim Kongresnog turizma, sa iskustvom od preko 11 godina, stoji na raspolaganju na office@kongresniturizam.com za sve dodatne informacije, kao i pomoć pri planiranju i realizaciji događaja.