Nedavni podaci iz Studije „FutureWatch 2011“ MPI-a i drugih ukazuje da više od 80% MICE profesionalaca koristi smart telefone i druge mobilne naprave u svom poslu. Ipak, i pored ovakvog rasprostranjenog prihvatanja, relativno mali broj njih je do sad koristio mobilne aplikacije na svojim sopstvenim sastancima. To će se uskoro promeniti.

MICE profesionalci i oni koji prisustvuju sastancima  prelaze jaz između ranog prihvatanja i sada ulaze u fazu većine. Videćemo veoma brzo prihvatanje mobilnih aplikacija za događaje tokom sledeće dve godine.

Postoje mnogi načini na koje mobilne aplikacije mogu poslužiti tokom događaja. Evo nekih primera upotrebe mobilnih aplikacija za događaje i sajmove:

• Program za Upravljanje, izradu i podelu dnevnog reda učesnicima
• Upozorenja / slanje poruka tokom konferencije / obaveštenja
• Analitika (praćenje interesovanja i aktivnosti prisutnih delegata radi poslovnih informacija)
• Ugovaranje sastanaka za delegate
• Distribucija liste učesnika
• Anketiranje publike
• Informacije o kućnom redu i lokalnoj sredini
• Program i raspored predavanja na konferenciji
• Distribucija sadržaja —  zamena papira (leci o sastancima, beleške o kursu, literatura o izloženom)
• Distribucija sadržaja — video (YouTube, striming mediji konferencije)
• Zamena za internet kafiće
• Ocenjivanje govornika, predavanja-sesija, opštih aktivnosti oko konferencije i drugih aktivnosti / usluga.
• Izloženi vodič sa interaktivnim planom postavke
• Pristup hibridnim  i virtualnim sastancima
• Marketing i reklamiranje događaja i pod-događaja
• Upravljanje logistikom sastanka dok ste na licu mesta (uključujući upravljanje učesnika, upravljanje smeštajem, praćenje budžeta, specifikacije sastanka, i praćenje troška sastanka)
• Upravljanje članstvom
• Slanje poruka za događaj (SMS, e-mail, grupna obaveštenja, itd.)
• Umrežavanje / društveni mediji / nalaženje prijatelja (vezano za događaj i sredinu)
• Prodaja proizvoda i robe sa mogućnošću mikro – plaćanja
• Registracija
• Stvaranje povratne dobiti od izlagača, sponzora i lokalnih poslovnih oglašavača
• Mobilne tim bilding aktivnosti tokom događaja
• Ugovarač priredbe / snabdevač komunikacija i logistike
• Lista provere pri inspekciji mesta događanja
• Integracija društvenih medija na licu mesta (Facebook, LinkedIn i Twitter)
• Prihod od oglasa sponzora
• Pregledi
• Kontrola karata i pristupa
• Praćenje tranzita (praćenje letova, vremena železnice, itd.) i drugih mogućnosti poslovnog putovanja
• Potraga za blagom i druge igre kako bi se stimulisao protok ljudi u sajamskim halama
• Nalaženje puta i mapiranje (kroz sajamske hale, mesta događanja, obližnje atrakcije, grad)

Osim ovih odlika, međutim, postoje i mnoge opipljive koristi koje će mobilna tehnologija doneti za organizatore događaja, izlagače i prisutne. Evo samo nekih:

Distribucija i pristup svim konferencijskim informacijama u realnom vremenu (real – time):

Papirni programi konferencije, vodiči za izložbe i saopštenja zastare skoro istog časa pošto su odštampani – konferencije su fluidne a stvari se menjaju! Mobilni vodiči i druge konferencijske informacije mogu se menjati na brzinu a osigurati da prisutni imaju trenutni pristup tekućim informacijama na način koji je brži, jednostavniji i lakši za pristupanje. Event menadžeri takođe mogu slati informacije o značajnim izmenama programa.

Bolje pronalaženje puteva uz interaktivne mape, planove spratova i usluge na lokaciji:

Prisutnima je često potrebna pomoć pri snalaženju  na samom mestu događanja, u izložbenoj sali ili u okruženju gde se održava sastanak. Postoji niz alata za mapiranje i GPS koje mogu pomoći. Neke od naprednih mobilnih izložbenih aplikacija (kao što su Core-Aplikacije.com i Sherpa-Solutions.com) mogu čak tačno pokazati lokaciju na kojoj se nalazi posetilac u izložbenoj sali i voditi ih kroz salu nalazeći najefikasniji put između izložbenih štandova. Kao dodatak ovome biće aplikacije za uvećanje realnosti (kao što je Google Goggles) koje će prikazivati dodatne informacije na ekranima telefona – kamera prostim usmeravanjem telefonske kamere na mesta o kojima posetilac želi da zna više informacija.

Usklađenost sa sredinom:

Događaji se obično guše u papirima: programski vodiči, leci o seansama, beleške o kursevima, izložbeni priručnik,

izložbene brošure, pregledi, specifikacije događaja, i tome slično. Ovim se dokumentima lakše pritupa preko mobilnih platformi. Sa naglim povećanjem broja iPadova i drugih uređaja, ljudi će takođe moći da beleže primedbe na ovim dokumentima. Dokumenti na mobilnim aplikacijama su laganiji, lakši za upotrebu, brže im se prstupa, ne košta ništa da se štampaju / šalju i daleko su usklađeniji sa životnom sredinom nego papirni dokumenti.

Poboljšano umrežavanje na licu mesta:

Mobilne aplikacije za društveno umrežavanje (aplikacije specifične za kongresni turizam, kao što su Pathable.com i Dub Events), tri velika sajta za društveno umrežavanje (Facebook, Twitter i LinkedIn) i aplikacije koje poznaju lokaciju (kao što su Foursquare, Gowalla i Facebook Places) pružaju potpuno nove kanale za umrežavanje učesnika događaja. Jedan dobar kontakt može često biti vredan koliko i ukupna cena sastanka, a ove alatke pomoći će da se ljudi zbliže kako bi napravili te kontakte.

Isto tako, upućeni organizatori događaja kao i menadžeri event prostora sada nadziru protok tweet-ova oko događaja (Twitter komentari u vezi nekog određenog događaja) jer je to najbrži način da budu obavešteni o nekom problemu tokom događanja.

Povratne informacije u pravom vremenu putem pregleda i anketiranja:

Papirne ankete/ocene za govornike i procenu sastanka zahtevaju trud da se zbrajaju – toliko da se to često radi posle događaja. Pregledi zasnovani na Mreži a poslati putem email veza takođe se često šalju posle događaja. U oba slučaja, dobijeni podaci kasne da bi se načinila ispravka u hodu tokom događaja. Mobilni pregledi se automatski zbrajaju pravovremeno dok je informacija sveža. Ako susret ne bude uspešan, ili ako dođe do drugih problema, imate priliku za ispravke tokom preostalog vremena sastanka koristeći ove povratne informacije tokom konferencije.

Tastature za anketiranje publike, mada su vrlo korisne alatke za povratnu informaciju, prilično su skupe (3-12 dolara po osobi na dan). Kako se u prostor ubacuju mobilne aplikacije za anketiranje (kao što su PollEverywhere.com, Validar.com, Zukuweb.com, i druge), prisutni mogu da upotrebe svoje telefone da bi glasali ili odgovorili na pitanja govornika putem tekstualnih poruka, mobilnih mrežnih anketnih alatki ili čak Twitter-om. Pored toga, postoji mogućnost da pošaljete pitanje govorniku, dozvoljavajući da prisutni članovi, koji nisu ’dovoljno hrabri’ da postave pitanja usmeno, šalju svoje dodatke. Često te alatke iznose samo deo cene tastatura, a nekad su besplatne.

Poboljšano brendiranje:

Mobilne aplikacije su aktuelne i daju utisak da su tehnološki uznapredovane – one su izvrstan način da se događaj brendira! Neće proteći još mnogo vremena pre nego što, u slučaju da događaj ne koristi mobilne aplikacije, prisutni počnu da se pitaju zašto je konferencija zastarela.

Smanjenje troškova i nov dotok prihoda od sponzorstva i oglašavanja:

Kako smo napomenuli, postoje mnogi načini na koje mobilne aplikacije mogu da smanje trošak a za to vreme pruže poboljšane usluge na licu mesta. Pored toga, postoje mnogi potencijalni izvori prihoda od izložbenog i sponzorskog oglašavanja. Nekoliko mobilnih kompanija ima poslovne modele gde nema dodatnih troškova za organizatore događaja. Umesto toga, one se oslanjaju na prihod od izložbenog sponzorstva.

Bolja analitika:

Mobilne aplikacije imaju mogućnost da prate broj pregledanja stranica i druge aktivnosti prisutnih. Neke mobilne aplikacije obezbeđuju proširenu analitiku podataka o ponašanju prisutnih, što može biti od neprocenjive vrednosti za poboljšanje budućih događaja. Podaci o pregledanju stranica u pogledu pojedinih izložbenih proizvoda mogu takođe biti veoma značajni za izlagače, jer obezbeđuju povezanost sa prisutnima koji su posebno zainteresovani za neki proizvod ili uslugu.

Bolje alatke za upravljanje događajem na licu mesta

Uskoro će nestati oni dani kada ste mogli da na događaju prepoznate osobu koja planira dogadjaje, jer je to osoba koja sobom nosi podebelu hrpu papira sa specifikacijama i nalozima za taj događaj. Aplikacije za događaje za iPad-ove i tablete mogu to izmeniti. Ootoweb.com nudi “bespapirni rokovnik sastanka”, za nošenje dokumenata prebačenih u .PDF kartoteku, za iPad i iPhone. Buduće verzije uključiće i druge operativne sisteme za tablet računare i imaće mogućnost izmene, komentarisanja i lake raspodele tih kartoteka.

Bolji CRM

Trenutni aktuelan model koji prikuplja podatke o sastancima (leadovima) pomoću bar-koda  koji se koristi na mnogim sajmovima je prevaziđen. On je jednosmeran (posetilac prema izlagaču); zasnovan na lokaciji (kod štanda); on košta izlagače znatne sume novca; a nije standardizovan u smislu prikupljanja podataka. Drugi metodi, kakvi su razmena poslovnih kartica, imaju papirne nedostatke.

Zašto ne bi svi prisutni sakupljali važne informacije o kontaktima od bilo kog drugog učesnika nekim standardizovanim metodom, elektronski, bilo gde na događaju? Postoji nekoliko snabdevača mobilnih aplikacija (kao što su Dub i BusyEvents) koji rade u tom pravcu. Sledeća generacija iPhone-a, priča se, imaće komunikaciju obližnjeg polja (near-field communication – NFC), a to je ukrštena mobilna platforma koja dozvoljava brzu, standardizovanu razmenu informacija o kontaktima, kao i mikro-plaćanje i mogućnosti mobilne trgovine. Ovo će verovatno dovesti do rasprostranjene upotrebe ove tehnologije koja obezbeđuje daleko efikasnije načine razmene poslovnih kontakata na događajima i sajmovima.

Poboljšano iskustvo posetilaca i izlagača

Sve u svemu, mobilne aplikacije nude čitav niz mogućnosti koje će povećati poslovnu vrednost događaja. To će planerima sastanaka olakšati život; smanjiće troškove; a obezbediće bogatije iskustvo planerima, izlagačima i posetiocima podjednako.

Corbin Ball, CMP, CSP je profesionalni govornik i savetnik fokusiran na tehnologiju sastanaka. Sa svojih 20 godina iskustva u vođenju međunarodnih sastanaka o tehnologiji, sada pomaže klijentima širom sveta da koriste tehnologiju kako bi uštedeli vreme i povećali produktivnost. Možete ga kontaktirati na njegovoj detaljnoj  web stranici: www.corbinball.com ili pratiti na Twitter-u: www.twitter.com/corbinball.