Događaji sa učesnicima iz puno različitih delova sveta ili makar i samo gradova su muka. Samo vremenski uskladiti sve učesnike je dosta težak zadatak, da ne spominjemo troškove transporta i smeštaja.

Savremen način rešavanja ovakvih problema, kada je vreme jedan od najvažnijih resursa, a finansijski aspekt uvek prisutan, pogotovo kada nam je pojam „ekonomska kriza“  skoro u svakodnevnom rečniku, jeste mogućnost održavanja virtuelnih sastanaka i web konferencija.

Početkom 2011. godine sprovedeno je istraživanje među  kompanijama, bankama, osiguravajućim drustvima, farmaceutskim kompanijama, ministarstvima u regionu isl.

Na pitanje koliko koriste virtualne tehnologije u događajima koje organizuju i da li organizuju ili prisustvuju virtualnim sastancima i web konferencijama, njih 37% je odgovorilo potvrdno, tačnije da prisustvuju virtualnim sastancima, i to većinom telekonferencijama, kada održavaju sastanke sa predstavnicima svoje kompanije iz drugih zemalja.

Za kompanije koje koriste video konferencije kao metod okupljanja svojih menadžera iz različitih gradova, kao što je slučaj sa određenim bankama, web konferencije i virtuelni sastanci postaju deo svakodnevnice.

Svima koji koriste virtualne tehnologije je veoma važan kriterijum da prostor/hotel u kome organizuju događaj ima podršku/opremu za primenu ovih tehnologija.

95% učesnika ankete je odgovorilo da u budućnosti planira da virtualne tehnologije više uvrste  u poslovanje i sopstvenu i edukaciju zaposlenih, u odnosu na ponuđene opcije da se njihovi seminari i događaji  u potpunosti preorijentišu na virtuelne sastanke i edukacije ili da ih virtualni sastanci i konferencije ne zanimaju, niti da imaju poverenje u njih.

Mišljenja ispitanika su različita, ali se svi slažu da sastanci licem u lice nemaju zamenu, ali da virtualni sastanci neosporno štede vreme i novac i predstavljaju budućnost u poslovanju kod lokaciono široko rasprostranjenih članova Borda direktora, Upravnog odbora, ključnih stejkholdera isl.

Pozitivno iskustvo sa web konferencijama i virtuelnm sastancima je uglavnom vezano za manje grupe (4-6 osoba), kada su rešena tehnička pitanja i eventualne smetnje, i u slučaju manjih grupa mogućnost dvosmerne komunikacije, radi konsultacija, razjašnjenja pojedinih nedoumica isl. je mnogo veća, nego kada je reč o širokom auditoijumu, kada su virtuelne tehnologije uglavnom povoljne samo za slušanje i gledanje predavanja bez dalje interkomunikacije, kako naglašavaju iz Računarskog centra Univerziteta u Beogradu.

Ministarstvo zdravlja i socijalne zaštite Republike Srpske ima pozitivno mišljenje o održavanju virtuelnih sastanaka/web konferencija. Korišćenjem virtuelih tehnologija prilikom održavanja web sastanaka/konferencija/prezentacija štede se resursi u svakom pogledu, obzirom da se učesnici direktno uključuju u web sastanak iz svog radnog prostora ili nedaleko od istog.

Direktne uštede se mogu sagledati kako u ekonomskom pogledu organizacije i fizičkom naporu učesnika, te tako posebno u ušteđenom vremenu koje bi se inače utrošilo na putovanje na udaljenu lokaciju sastanka.

PR služba kompanije Beiersdorf d.o.o. naglašava: „Web konferencije su vrlo korisne kada je reč o sastancima sa partnerima ili kolegama iz regiona čije fizičko prisustvo nije uvek moguće. Održavanje obuka i seminara putem web konferencija sve je učestalije, a mogućnosti za razvitak ovakvog načina poslovanja su neiscrpne. Konferencije i sastanci koji se organizuju “licem u lice”, sa druge strane, imaju višestruku prednost živog dijaloga gde je razmena mišljenja i predloga daleko uigranija i time efikasnija. Takođe, ne treba zanemariti i sigurnosnu crtu pri održavanju web sastanaka gde je mogućnost ugrožavanja bezbednosti informacija znatno veća“.

Loša iskustva su uglavnom vezana za tehnička pitanja, eventualna prekidanja veze, buku i šumove u komunikaciji. Takođe, ispitanici naglašavaju potrebnu veću koncentraciju prilikom ove vrste sastanaka, kao i kako kaže Dragana Aleksić-Matić iz kompanije Webb Dowse, web konferencije često mogu biti monotone usled nemogućnosti feedback-a. One su zanimljive i mogu biti efikasne i efektivne samo ukoliko su jako kratke i sadržajne.

„ Ukoliko trener ne uključuje učesnike postavljanjem pitanja, virtualni sastanci obično završe tako sto učesnici odgovaraju na mejlove i obavljaju druge aktivnosti. S druge strane, uštede su veoma velike“, kaže Sonja Jovanović iz kompanije Ernst & Young. Ona takođe ističe da su pozitivna iskustva sa sastanaka gde treneri postavljaju pitanja učesnicima ili se organizuju on-line ankete, tako da se pažnja drži od početka do kraja.