Setite se osećaja koji imate na svoj rođendan. Baš je vama, baš tog dana – rođendan.
I vi ste tog dana svojoj porodici, prijateljima, kolegama, baš posebni. Celog dana. Svi se trude da vam ugode, da na vas obrate posebnu pažnju, da vam poklone baš ono što ste priželjkivali cele godine. To je, zapravo, dan personalizovan samo za vas!

Ima puno primera u životu koji oslikavaju personalizaciju. Evo, na primer, ošli ste kod krojača jer vam je potreban nov kostim ili odelo. Birate materijal, boju, model, dužinu. Kada to izaberete, krojač će izmeri vašu visinu, potrebne obime i ostalo. I daće vam, ukoliko je
iskusan, još predloga ili sugestija u vezi sa odabirom kako bi nov kostim izgledao što bolje.
Jer to mu je posao. Da vašu potrebu što je više moguće približi vašoj želji i mogućnostima. Da stvori osećaj posebnosti, nečega što je kreirano samo za vas i vama namenjeno. A kako ovo iskustvo možemo preneti u sferu organizacije događaja?

Personalizacija i prilagođavanje događaja prema meri i željama učesnika se praktikuje već nekoliko godina unazad. Razlog je jednostavan – moć koju personalizacija ima na događajima u očima učesnika vrednovana je više nego bilo šta drugo, kažu najnovija istraživanja. Ovo postaje jedna od najrelevantnijih merilaca uspešnosti događaja upravo zbog tog osećaja koji kreirate kod učesnika – osećaj posebnosti, posebnog tretmana, davanje na znanje da je to nešto upravo i samo za njega napravljeno, kreirano, osmišljeno.

Lični asistent

Vaš učesnik na događaju osećaj personalizacije razvija od samog starta. I u tome mu treba pomoći. Evo jednog primera. Ukoliko kongres ili sajam koji organizujete ima svoju web stranicu, može se postaviti opcija chatbot-a koji će biti vaš lični asistent. Naravno, treba da
bude programiran tako da ima sve detalje i informacije o događaju, mestu sastanka, satnice, rasporede radionica i predavanja. Nakon prijave, osloviće vas imenom i prezimenom, poželeti vam dobrodošlicu i upitati kako može da vam pomogne ili vas podsetiti da vam stoji na usluzi ukoliko imate nekih pitanja i nedoumica. Savet: ukoliko je događaj formalne priorde, chatbot treba da „barata“ stručnim terminima, dok za neku malo neformalniju izložbu, ton komunikacije chatbot-a treba da bude relaksiraniji. Imajte na umu da AI (veštačka inteligencija) tehnologija uči i razvija se kroz interakciju sa čovekom, tako da treba voditi računa o ptiu pitanja koja mu se postavljaju.

Učestvovanje

Jedno od večih pitanja i briga organizatora događaja jeste na koji način povećati procenat gostiju koji želi da učestvuje u događaju. Već smo pisali o tome da je ljudima generalno neprijatno da se na taj način involviraju – neki su stidljivi, neki ne prate dovoljno pažljivo, a neki imaju strah od toga da ne ispadnu glupi pred kolegama i saradnicima. Zbog toga se najčešće pribegava korišćenju tehnologije. Social media walls, hash tag-ovi ili opcija glasanja uživo su samo neke od mogućnosti. Tehnologije koje su naprednije, poput VR (virtualna realnost) npr., povećavaju procenat ljudi koji učestvuju, omogućuju im personalizovano iskustvo kroz korišćenje različih proizvoda.

Budite korak ispred!

Na događajima koji traju po nekoliko dana, vrlo se često dešava da učesnici prosto izgube pojam o vremenu. Zaborave kada šta počinje, gde je sledeće predavanje, i koliko traje. Da bi se to sprečilo, postoje aplikacije koje se prave upravo u te svrhe za svaki događaj. U njima će svaki od učesnika pronaći informacije koje su mu potrebne zajedno sa rasporedom. Takođe, svako ima drugačija interesovanja. Zato je dobro, još u fazi pripreme organizacije,
ispitati goste o njihovim interesovanjima i željama. Kada određeni korisnik aplikaciju download-uje, ona će ga upućivati na radionice ili kurseve koji su najbliži njegovoj želji ili
interesovanju, a može se i doda opcija da ga, npr., pola sata pre početka sesije, podseti da je vreme da krene, tako što će mu stići email ili SMS.

Follow-up akvnosti

Nakon što se događaj koji ste organizovali završi, uvek je korisno imati povratne informacije od samih učesnika. Kako su se proveli, šta im se najviše dopalo, koje predavanje im je bilo najinteresantnije, u čemu su uživali, ali i o stvarima koje bi trebalo popraviti i na njima poraditi kako bi sledeći put usak bio bolji. Najvažnije je se follow-up akvnosti  sprovedu dok je utisak „svež“ i dok se gosti sećaju detalja. Ovo je i dobar način da se organizacija celokupnog događaja zaokruži – da ima svoj početak i kraj. Time pokazujete da vam je zaista stalo do mišljenja svakog učesnika pojedinačno i do njihovih impresija. Pa čak i da sve nije išlo po planu, da su postojali i neki sitni propusti, verovatnoća da to neće biti zamereno se povećava ukoliko gostu pokažete da vam je stalo do njegovog mišljenja. Ovo je, zapravo, neka vrsta ulaganja u građenje budućeg odnosa.

Zašta privatnosti

Kada govorimo o personalizaciji, često se previdi aspekt privatnosti, koji je od velike važnosti. U digitalnoj eri, u kojoj se svet nalazi, zašta privatnih podataka postala je neminovnost. Ono što je u tom smislu važno jeste da se u samom procesu personalizacije
ne pretera! Ljudi neretko ne žele da dele previše ličnih informacija pa organizatori događaja o
ovom aspektu treba posebno da povedu računa i uzmu ga u obzir. Naravno da personalizaciju nije moguće primeniti u svakom segmentu u organizaciji događaja i da personalizacija predstavlja povećanje u budžetu i iziskuje dodatna sredstva koja, uglavnom, nisu baš zanemarljiva. Ali, ukoliko se pametno i racionalno izaberu načini ili sredstva koja će
pomoći da se učesnik na događaju koji organizujete oseća posebno, ovo nije problem.

I na kraju, ako se pitate kako kreirati personalizovan događaj, odgovor je da treba kreirati personalizovan osećaj. Baš kao kada vam krojač „uzima meru“ za nov kostim ili odelo, vi, kao organizator događaja, treba da „uzmete meru“ svojim učesnicima.