Svako ko se bavi organizacijom događaja zna koliko može biti teško napraviti izbor potencijalno odgovarajućih prostora i napraviti komparativno poređenje između njih, kako bi odluka za izbor najadekvatnijeg prostora mogla da se donese što lakše i brže.

Specijalizovani portal za organizaciju događaja, kongresniturizam.com, razvio je alat za olakšavanje upravo ove problematike. Sada svaki organizator događaja može besplatno da kreira svoj lični onlajn radni prostor za organizaciju događaja.

Organizatori za pripremu nekog događaja obično analiziraju desetine ponuda. Neke analiziraju sa veb sajtova, neke putem dobijenih mejlova, telefonskih poziva…

Potrebno je izdvojiti one koje najviše odgovaraju zahtevanim kriterijumima i ulaze u najuži izbor.
Obično se to prezentuje njihovom nadređenom ili upravnom odboru, kojima je potrebno argumentovati razloge za izbor određenog prostora.
To sve može da se pretvori u priličnu zbrku informacija i dokumenata.

Iz tih razloga na kongresniturizam.com kreirana je jedna vrsta onlajn radnogprostora za organizatore događaja.

Ovim putem razgovaramo sa g-đicom Svetlanom Gavrić, menadžerkom za korporativne komunikacije kongresniturizam.com, kako bi nam dala direktne informacije kako se koristi ova opcija / usluga / alat.

1. Kako se kreira nalog?

 Na kongresniturizam.com u gornjem desnom uglu se nalazi opcija LOGIN.

Kada kliknete na LOGIN, otvara Vam se polje gde možete da se prijavite ukoliko već imate korisnički nalog.

Ukoliko ga još uvek nemate, jednostavno kliknite opciju „Registrujte se na kongresniturizam.com”.

Otvara se polje za registraciju u kojem je potrebno popuniti Vaše osnovne podatke, kao i da unesete željenu lozinku, koju ćete kasnije koristiti za prijavu na Vaš nalog.

2. Ukratko, kako se koristi i čemu služi radni prostor za planiranje događaja na kongresniturizam.com?

Onlajn radni prostor za planiranje događaja služi kao podrška pri odlučivanju prilikom izbora odgovarajućeg hotela ili event prostora.

Konkretno, postoje opcije za kreiranje više događaja koje jedan event menadžer organizuje.

Jednostavnim registrovanjem i otvaranjem korisničkog naloga, organizatorima je omogućeno da za svaki njihov događaj na listu dodaju hotel ili event prostor koji im potencijalno odgovara.

Za svaki od događaja se dodaju hoteli koji su potencijalno zanimljivi da budu domaćini.

Zatim se ti hoteli, u jednom kliku, tabelarno upoređuju po svim značajnim kriterijumima, i na taj način olakšavaju izbor odgovarajućeg.

Takođe, postoji opcija da se obeleži svaki događaj koji je završen, da se pišu beleške za svaki od njih, kako je prošao, koliko je bilo učesnika, utisci o samom hotelu i njihovoj usluzi… sve što je određenom event menadžeru bitno.

Naravno, za svaki nalog se čuva kompletna istorija podataka u opciji MOJ IZBOR.

3. Kako se dodaju potencijalno odgovarajući hoteli?

Kada kreirate korisnički nalog, otvara se Vaš lični prostor za planiranje događaja.

Praktično sve ono što organizatori Miona Milić zapisuju u svoje rokovnike za neki događaj, sada se nalazi onlajn, dostupno u svakom momentu, sa preglednim i jasnim informacijama i mogućnošću upoređivanja hotela.

U njemu možete da unesete događaje koje planirate, i da za svaki od njih, dodate hotele i event prostore koje ste pre toga, pretraživanjem po portalu dodali u listu „OMILJENO“.

Takođe, pored svakog hotela, koji su izlistani pod kategorijom Hoteli, nalazi se opcija „Dodaj u MOJ IZBOR“.
To je još jedan način da se hotel ili prostor ubaci u prethodno kreiran ili nov događaj.

4. Na koji način je olakšan izbor odgovarajućeg hotela?

Kada kliknete na određeni događaj koji planirate, otvori Vam se lista hotela i event prostora koji ste odabrali
kao potencijalno odgovarajuće.

Sledeći korak koji umnogome olakšava posao svakog organizatora jeste mogućnost upoređivanja svih izabranih hotela / prostora za taj događaj.

Selektujete prostore koje biste želeli da uporedite, i kliknete UPOREDI.

Vrlo jasno se uočavaju prednosti svakog od njih i olakšava donošenje odluke za hotel koji najviše odgovara kriterijumima za konkretan događaj.

kongresniturizam.com pokrenut je 2006. godine kao prvi internet portal koji se bavi kongresnim i poslovnim turizmom u regionu Jugoistočne Evrope.
Tokom 8 godina postojanja, postigao je uspeh i zavidne rezultate, prepoznat od strane kongresne industrije i organizatora događaja, kao jedinstven prostor za plasiranje i pronalaženje informacija o mogućnostima pri organizaciji događaja u regionu.