Zbog globalne ekonomije i finansijske situacije, koja je i dalje nestabilna, sve se i dalje organizuje vrlo oprezno i pažljivo. Iz toga proizilazi trend da će akcenat biti i dalje na lokalnom, tačnije, regionalnom tržištu. Izazovi ograničenog budžeta ili odobravanja budžeta za organizaciju događaja tek nakon što su poznati rezultati tj. prihodi kompanije za kvartalne periode (uglavnom), dovodi do kraćeg vremenskog perioda za izbor destinacije, hotela i agencije, kao i za donošenje odluke. Dalje, troškovi putovanja se smanjuju putovanjem u bliže destinacije, pa otuda i povećanje broja poslovnih putovanja i kongresnih događaja između zemalja regiona.

U istraživanju koje je sproveo SEEbtm magazin, početkom 2013. godine, u regionu Jugoistočne Evrope, 46% organizatora očekuje porast broja događaja u 2013. godini. Osnovni razlog tome jeste povećanje budžeta i obima posla, ali i strateške odluke o povećanju vidljivosti na tržištu i broja edukacija. Sektor koji očekuje smanjen broj događaja su pretežno nevladine organizacije i državni sektor.

Što se tiče prethodne, 2012. godine, 55% je odgovorilo da je broj događaja u odnosu na prethodni period smanjen, 25% je navelo da je taj broj bio isti, dok je 20% organizatora navelo da je broj događaja u 2012. godini bio veći nego u prethodnom periodu. Vrlo je slična situacija i sa brojem učesnika (delegata) na događajima organizovanim u 2012. godini. 70% je navelo da je broj učesnika bio smanjen, 18% isti, i 12% je navelo da je broj učesnika na događajima bio povećan.

U istraživanju (Destination Hotels & Resorts State of the Meeting Industry & 2013 Trend Forecast, www.DestinationMeetings.com) koje je sprovela Destination Hotels & Resort, četvrta najveća menadžment kompanija u Ujedinjenim državama, više od 30% organizatora očekuje porast u broju događaja u 2013. godini. Oni su došli do podatka i da 55% organizatora sada planira unapred, sa dužim periodom do datuma događaja, sa rezervacijama od 12% najmanje godinu dana unapred, što prethodnih godina nije bio slučaj.

Posle budžeta, kao najbitnije stavke, organizatori navode značaj lokacije kao najznačajnijeg kriterijuma pri izboru prostora (gde „fleksibilni prostor“ i „sadržaji“ dolaze odmah iza).

Izbor hrane i pića, kao i kvalitet restoranske ponude i usluge je veoma bitan, kaže 85% organizatora, sa fokusom na to da obrok bude zdrav i sa namirnicama organskog porekla. Sjajno je kada postoji mogućnost da delegati i sami delom učestvuju u gajenju i obradi namirnica, kao i da probaju lokalne ukuse. Treba imati i spremne menije za goste vegeterijance i vegane, kao i obroke bez glutena.

Važnost avanturističkih i tim bilding aktivnosti, kao i wellness, kulturnih i drugih aktivnosti je naglasilo njih 54%. To je rezultat tražnje za autentičnim, lokalnim iskustvom, koje doživljavaju kroz te aktivnosti, van konferencijske sale, nakon što se događaj završi.

Socijalni mediji postaju sastavni deo procesa planiranja događaja. Za odluku o izboru hotela skoro podjednako utiču komentari na TripAdvisor-u, onlajn kritike gostiju, kao i prisustvo i reputacija na internetu, generalno.

Primećuje se i integracija tehnologije prilikom organizovanja događaja. Onlajn prenosi, web konferencije, video produkcija na licu mesta i slično, su sve češći zahtevi. O porastu potreba za tehnologijom govori činjenica da se sve češće u sklopu ukupnog budžeta, izdvaja i deo za tehnologiju, pa postoje stavke kao što su A/V budžet, budžet za tehniku i opremu isl.

M.M.